En el panorama corporativo actual, podemos apreciar que existen 2 fuertes tendencias que han sido constantes a nivel global. Por un lado, la búsqueda de disminución de costos y la incorporación de nuevas tecnologías al servicio del mejoramiento de los procesos de las organizaciones. Bajo ese contexto, los encargados de travel management dentro de una empresa o institución, han debido también ser coherentes con estas prácticas.

De esta forma, se ha evidenciado una clara inclinación a reducir el número de viajes dentro de la organización, y el aumento de recursos destinados a obtener un mayor control presupuestario de viajes.

Estado actual del travel management

Las capacidades de adopción de cada organización pueden variar, por lo que podemos encontrar procesos de evolución en diferentes velocidades. Lo anterior significa un foco desde lo primario, concentrado a labores de implementación de tecnologías y mejoramiento de negociaciones, como a las más vanguardistas con objetivos en el desarrollo de homologación de proveedores, aplicaciones para viajeros o el uso de big data para obtener indicadores de desempeño relevantes para su empresa.

Si bien, no existe un perfil único para el  Travel Management, ya que sus tareas están supeditadas a la madurez de su organización en sus políticas de viajes, como también el rubro de la empresa, desde un punto de vista global podemos apreciar 6 aristas de acción que son recurrentes en cada perfil:

-Gestión de la relación con la organización.

– Elaboración del ámbito de actuación.

– Política de viajes.

– Relación con proveedores.

– Uso de tecnología.

– Relación con la agencia de viajes.

La función del Travel Manager pasa a cobrar valor en el asesoramiento para la toma de decisiones a nivel gerencial. Lo que se busca actualmente en ese aspecto es un rol activo como medio de información directa sobre los planes de la organización, como también, ser un agente de difusión y gestión de cambios en la cultura organizacional.

Dada la complejidad que requieren las labores, el encargado de travel management debería ser capaz de comprender la base del modelo de negocio de su organización e industria, junto con conocimientos técnicos sobre viajes, para lo cual las agencias de viajes se tornan en los aliados indispensables para este tipo de capacitación.

Políticas de viaje: Factor fundamental en el travel management

Normalmente las políticas de viajes tienen el objetivo de normar y controlar el gasto en viajes, sin embargo, cada vez más organizaciones están complementando esta regulación en virtud del bienestar de sus pasajeros frecuentes como en el desarrollo de programas específicos de seguridad.

En este último punto, las políticas de viajes más avanzadas se orientan a la incorporación de proveedores específicos de seguridad, homologación de proveedores y procedimientos específicos de viajeros frecuentes.

Negociación con proveedores

Uno de los gastos que no están controlados de forma eficiente a nivel general son los servicios complementarios al viaje como parkings, restaurantes o peajes. La integración y negociación con proveedores en este sentido podría significar un ahorro significativo en el gasto final. La incorporación de agregadores en la relación operacional posibilita la negociación obteniendo una visión más global y centralizada de los costos en virtud de la gestión de travel management.

Tecnologías para el travel management

Igualmente, las nuevas tecnologías llegan a optimizar la eficiencia de los procesos, posibilitando disminuir tiempos y gestión con herramientas de autoreserva y aprobación, además de aplicaciones que ayudan a la movilidad del viajero.

Las plataformas actuales permiten una eficiente gestión de autoreserva como el control del gasto y políticas de viaje. Pero no solo se logra optimizar la operación, si no que van de la mano de la disponibilización de toda esa información. Las compañías líderes están utilizando esta base de datos para desarrollar aplicaciones más sofisticadas que permiten un seguimiento casi a tiempo real de los principales indicadores.

En los próximos años podemos esperar la aparición de un gestor de movilidad como complemento de la gestión de viajes en travel management. Esta función se encargaría de coordinar toda la movilidad de la organización, incluso flotas, vehículos compartidos, conectividad en viajes, nuevas formas de movilidad como vehículos eléctricos o incluso la integración de políticas de riesgos en el ámbito del viaje corporativo.

Fuente: http://descyfra.com/