Bajo un panorama de constante cambio, no es sorpresa que el rol de las agencias de viajes corporativos ha ido más allá de ofrecer solo una herramienta de reserva en línea. Las Travel Management Companies (TMC’S), actualmente están usando la más reciente tecnología en viajes para crear ecosistemas integrados para ayudar a sus clientes a alcanzar objetivos específicos de su negocio.
Para evaluar si la plataforma tecnológica de viajes satisface las necesidades de su organización, es necesario plantearse las siguientes preguntas:
Cualquier viajero de negocios que use una OBT (Online Booking Tool) solo debería acceder a productos de viaje aprobados para su perfil. Si la política de viajes permite, por ejemplo, que sus viajeros se alojen en ciertos hoteles, solo deberían estar disponibles esos establecimientos para generar su reserva.
Su plataforma de viajes debería proveer una aplicación usable en smartphones, para que los viajeros puedan hacer solicitudes en tan solo un click.
Los aprobadores deberían ser notificados inmediatamente para revisar la solicitud a través de la misma aplicación, iniciando un proceso de reserva automatizado a tiempo real.
Por ejemplo, se podría identificar a viajeros frecuentes que pasan mucho tiempo de un lugar a otro, y por consiguiente, pueden estar presentando agotamiento o quizá considerando otras oportunidades laborales menos exigentes en este sentido. Además, la herramienta debería alertar en base a factores de salud y seguridad, como cuando un colaborador viaja con la frecuencia suficiente para justificar su ticket en clase ejecutiva, o bien, si está viajando en exceso.
Las soluciones de gestión de riesgos deberían entregar acceso directo a centros de control de crisis en todo el mundo. La plataforma debería integrar la gestión de riesgos, las reservas y los sistemas de información para que los viajeros puedan ser rastreados, ya la vez, asesorados a tiempo real. También debería notificar sobre riesgo por concentración, resaltando casos donde demasiados colaboradores viajan en el mismo vuelo.
Una herramienta integrada de viajes debería entregar visibilidad del gasto en viajes a modo global de la organización como también de los convenios corporativos con proveedores preferentes. La adecuada combinación de tecnología y proveedor hace posible incluso comparar el programa de viajes de la organización con la de la competencia.
Muchas organizaciones a nivel global prefieren una sola plataforma disponible en múltiples mercados. Tan importante es la escalabilidad de esta solución, como la definición de cuál implementar ya que se impactará la experiencia de reserva, gestión, como a los proveedores de manera significativa. Una sola solución escalable permitirá una mayor visualización del gasto en viajes y comportamiento de reservas de manera nacional, regional o global.
Una funcionalidad de mapa de calor posibilita la revisión de varios aspectos del programa de viajes, como la detección de las áreas de mejor o peor desempeño. El sistema debería proveer un panel de control e indicadores de rendimiento, como también posibilitar la creación de reportes a necesidad, requeridos para el análisis detallado sobre la actividad de viajes y gastos.
La experiencia a través de la plataforma debería permitir a los viajeros acceder y gestionar sus reservas de viaje a través de su móvil, además de notificarlos sobre noticias relevantes como retrasos en los vuelos. Algunas aplicaciones también permiten acceder a la información fuera de línea, evitando el exceso de datos y reduciendo costos para la organización.
El viajero actual requiere que su programa de viajes incluya proveedores de economía compartida como Uber o Airbnb. Para ello, es necesario que la plataforma integre estos servicios como un canal administrable. Los servicios de economía compartida deberían poder manejarse como cualquier otra transacción de viaje, con viajeros capaces de reclamar o trackear gastos y rendir boletas a través de una aplicación móvil inteligente.
Si los viajeros se encuentran en un país donde la seguridad se pone en riesgo repentinamente, la plataforma debería notificarles inmediatamente. Con la asesoría correcta en viajes, cada viajero podría tener acceso a centros de control de crisis a nivel global que lo asista en caso de que sea necesaria una repatriación.
Si su respuesta es sí a cada una de estas preguntas, su plataforma de viajes está preparada para el futuro. Si su respuesta fue no a alguna de estas preguntas, su herramienta de viajes está por debajo del rendimiento y es candidata a mejoras.
A través de Turavion y su partner internacional FCM Travel Solutions, puede acceder a una plataforma tecnológica de viajes integrada a nivel global, diseñada para entender el movimiento de los viajeros de su organización.