El éxito de una reunión corporativa ya no se sustenta solamente en una buena organización, un hotel cómodo y buena comida. En la actualidad, estos eventos están siendo evaluados con otra vara, principalmente porque los colaboradores buscan vivir una «experiencia» que marque su desarrollo profesional y personal.

Si bien los eventos corporativos antes eran principalmente evaluados según su nivel de organización, hoy las cosas cambiaron. Una organización a la altura se da por descontada y los aspectos que ahora entran en juego tienen que ver con aquellos que harán de la reunión una «experiencia inolvidable», que marcará el año, y que impactará tanto profesional como personalmente a los colaboradores o clientes invitados

En Turavion conocemos las claves para lograr tus objetivos a la hora de planear el o los eventos de la empresa, pero se debe partir de una base: más de lo mismo ya no funciona. Sobre todo, cuando son las nuevas generaciones (millennials y centennials) las que comienzan a ser un número importante entre los asistentes.

El valor del contenido

Lo primordial -y nunca se debe perder el foco- es que la reunión tenga una estructura orientada a la entrega de contenidos que sean realmente un aporte al desarrollo profesional y personal de quien participa como invitado al evento, pero al mismo tiempo, alineada a los objetivos estratégicos de la empresa. Esta es la base y si aquí se falla, el resto del evento cae como un castillo de naipes al momento de las evaluaciones.

El lugar de la reunión corporativa

Si se realiza un evento en el extranjero, dentro de Chile, en la misma ciudad y cercanías, elegir el destino, el hotel o la locación donde realizar la actividad completa toma particular relevancia, especialmente si ahora tu público objetivo valora más «vivir una experiencia», que pasar toda la jornada en un elegante salón de hotel.
En este punto hay factores comunes que todo destino de reunión de negocios debe tener o tomar en cuenta: la seguridad, una situación política/social estable, buen clima, buena conectividad aérea y un tipo de cambio favorable, en caso de ser un lugar fuera del país.  Con esos elementos resueltos, una buena opción es buscar un lugar innovador, y que cumpla con las condiciones mínimas para un correcto desarrollo de las actividades relacionadas a la reunión o convención. Una tendencia que cobra fuerza en Norteamérica es trasladar a cines o teatros, al menos una de las reuniones, aprovechando que estos lugares ya cuentan con la última tecnología en proyección y sonido, además de una excelente visibilidad.

Un infaltable: la tecnología

Aunque se trata de los elementos más costosos de incorporar, la tecnología aplicada y al servicio de tu reunión corporativa o evento con cliente, ayudará notablemente a que los invitados tengan esa experiencia inolvidable, siempre cuidando que su uso constituya un real aporte al evento y no sea un mero factor distractivo. Realidad virtual, inteligencia artificial, muros led y aplicaciones desarrolladas para el evento favorecerán la conexión entre los asistentes y con la reunión misma, abriendo la posibilidad también de contar al finalizar la jornada con valiosos datos para la evaluación y los informes de reporting.

Hoy en día, en gran parte de las grandes reuniones o convenciones, se ha incorporado el uso de app mobile para interactuar con la audiencia; es así como en tiempo real es posible obtener votaciones activas, preguntas en vivo, e incluso encuestas del mismo evento. La idea es mantener a los participantes activos en todo momento, y el factor tecnológico hay que usarlo a favor del evento; disponiendo de información del destino, el calendario, poder enviar notificaciones de inicio de alguna actividad entre otros.

Reunión corporativa sustentable y sostenible

Cada vez es más importante cómo impactamos el medioambiente, y si procuras que la huella dejada tras el evento sea lo más reducida posible, tus colaboradores lo van a agradecer y valorar. Por eso, el evento ganará en empatía y participación si buscas acotar el consumo de recursos (luz y agua), si reciclas u ocupas artículos reutilizables (jamás de un único uso) y si, en general, promueves una relación respetuosa con el medioambiente y la cultura local.