Tener una política de viajes interna para regular a los colaboradores es una necesidad que la mayoría de las empresas ya tienen asumida. No obstante, este crucial documento ha tenido que evolucionar en sus formas y contenido para que los viajeros aumenten su cumplimiento.

Si partimos de la base, que toda empresa que incorpore dentro de sus estrategias comerciales la necesidad de que sus colaboradores viajen fuera o dentro del país, entonces deberían contar con una política de viajes interna que los regule.

Los beneficios son variados, pero el principal es, sin duda, mantener un control del gasto que estos viajes implican para la compañía. El problema que muchas veces se presenta, es la disociación que existe entre las necesidades de la administración (control presupuestario) y las de los colaboradores, que buscan cada vez más una experiencia que esté a la altura en cuanto a satisfacción, calidad y seguridad.

¿Cómo hacer para conciliar estas necesidades y que los empleados cumplan con la política de de viajes la empresa? No es tarea fácil, de hecho, según un estudio de la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA), cerca del 70% de los Travel Managers confiesan y reconocen que hacer cumplir las políticas es uno de los aspectos más complicados de su labor.

No obstante, siguiendo los siguientes consejos, se puede encontrar más fácilmente la fórmula para lograr los objetivos de la compañía a través de una política de viajes moderna y actualizada.

1. Directa

La experiencia señala que los documentos extensos y de compleja comprensión son los principales enemigos en este tema. Redactar una política de viaje simple, concreta y «directa al grano» se considera una de las claves para el éxito. Menos es más.

Turavion cuenta con la experiencia y los expertos para asesorar a las empresas a generar este crucial documento. Alejandra Rivas, Head of Business Managers de la agencia, explica que las políticas de viajes han tenido que transformarse a formatos más amistosos y de muy fácil difusión, y así es como nace el “OneSheetPolicy”. «En una sola plana podemos especificar los lineamientos principales de la política de viajes completa», explica. Este formato debe contener los 4 aspectos más importantes:

– Anticipación de compra.

– Clases de cabina según horas de vuelo.

– Proveedores autorizados o preferentes.

– Contactos en caso de emergencia.

El resto de los aspectos de la política de viajes son parte de la educación de los pasajeros, pero con esa información básica, ya se construye una política que ordene el gasto.

2. Comunicación efectiva de la política de viajes

Si después de invertir tiempo y recursos para elaborar la mejor política de viajes para la empresa, ésta queda perdida en los cientos de mails de la bandeja de entrada o en la intranet, tampoco sirve. Muchas veces no pasa por falta de voluntad el no seguir las normas, sino que simplemente el colaborador nunca se enteró cómo debía proceder.

Aquí entonces, las administraciones no deben escatimar esfuerzos y canales para hacer llegar el mensaje (y condiciones) que conlleva la política. Facilitar el acceso es crucial: un manual para cada nuevo empleado, boletines informativos, recordatorios personalizados, reuniones grupales para enfatizar mensajes y responder dudas, entre otras medidas, ayudará a un mayor cumplimiento de la normativa.

3. Política de viajes: Más que reglas, beneficios

Si se logra posicionar la política de viajes de la empresa como el logro de un esfuerzo colaborativo que beneficiará al final del camino tanto a la empresa como a los colaboradores, se tendrá bastante camino avanzado.

Para ello es importante destacar que si bien uno de los objetivos esenciales es ordenar el gasto, también lo son asegurar la comodidad, bienestar y seguridad de los viajeros.

En este punto, también es importante cuidar tono y lenguaje del documento, enfocándose en un estilo más persuasivo que penalizador. Incluso se pueden aplicar estrategias de incentivos o premios para aquellos que cumplan con las «normas», fomentando una implicación positiva.

4. Flexible y atenta a las tendencias

El mundo y los negocios están más dinámicos que nunca y la política de viajes no tiene por qué ser distinta. El éxito en su aplicación pasará también por cómo se adapta a la cultura interna de la organización y a las tendencias (como el bleisure), por cómo incorpora el feedback de los propios viajeros y los nuevos retos del negocio. Será necesario también ir evaluando periódicamente su impacto y eficacia.

5. Travel Manager y Agencia de Viajes: un equipo estratégico

Finalmente, contar con la asesoría integral de una agencia de viajes experta es una las formas más eficientes de lograr el apoyo que se requiere en el cumplimiento de las políticas de viajes internas.

Turavion, mediante su área de Business Management entrega ese apoyo que requieren los Travel Managers de las organizaciones para “gerenciar” las políticas de viajes.

Para ello, se propone por ejemplo, la implementación de herramientas tecnológicas de autogestión (para solicitudes, cotizaciones y reservas) preconfiguradas con las condiciones y parámetros establecidos por cada empresa.

Se entrega a los viajeros la libertad de elegir, pero siempre dentro del marco regulador de la configuración de la política de viajes, para tomar una decisión eficiente.