Las nuevas herramientas digitales permiten que los viajes de negocios sean más ordenados y cómodos para el usuario, agilizando los procesos de aprobación y otorgando mayor autonomía, favoreciendo la autogestión y respetando siempre las políticas de viaje definidas por la empresa.

La revolución tecnológica está cambiando la tradicional forma de realizar los viajes de negocios y su acelerada incorporación a la gestión de este rubro es casi un imperativo para resolver rápida y eficientemente las necesidades que hoy tienen las empresas, así como también a los mismos viajeros de negocios, quienes viven cada vez más conectados y en línea.

La permanente búsqueda de las empresas para aumentar su eficiencia en los procesos internos y promover el ahorro de recursos, combinado con la necesidad por parte de los viajeros de contar con mayor autonomía al momento de planificar sus viajes de negocios, han encontrado en las distintas herramientas tecnológicas una respuesta ideal para mejorar la experiencia de quienes las utilizan.

Según un estudio de la Association of Corporate Travel Executives (ACTE), publicado en junio 2019 y aplicado a 202 Travel Managers en todo el mundo, el uso de herramientas tecnológicas para cotizar y realizar reservas en los viajes de negocios ha ido en constante aumento.

Entre los métodos más utilizado para gestionar los viajes, se encuentra las herramientas de reserva en línea (conocidas también con las siglas OBT de Online Booking Tool) con un 86%, seguido por el smartphone con un 83% y el email con un 70%.

Por ejemplo, en Turavion, agencia de viajes con más de 80 años de experiencia en Chile, aseguramos que tenemos la experiencia de poder implementar diversas herramientas tecnológicas que apoyan la gestión de viajes de negocios y que son adaptadas a la realidad cultural y objetivos de nuestros clientes.

Entre ellas destacan una plataforma de solicitudes llamada SISO (sistema de solicitudes de desarrollo propio), y otras herramientas en línea que facilitan los trámites y acciones de los clientes, tales como Concur, Argo y la recientemente contratada Kontrol Travel.

Sistema de Solicitudes (SISO) para viajes de negocios

También conocido como “Request Tool”, el Sistema de Solicitudes online (SISO) que dispone Turavion (desarrollada in-house) para los gestores de viajes de las empresas, es una plataforma que permite realizar cotizaciones y emitir sus respectivas aprobaciones desde cualquier lugar, agilizando significativamente el proceso.

Según explica Alejandra Rivas, Head of Business Management de Turavion, «este sistema puede ser considerado una herramienta de transición para luego pasar a la autogestión completa. En SISO podemos mantener la trazabilidad de las cotizaciones, sus tiempos de respuesta, aprobaciones, incluso los ahorros percibidos por elección eficiente de opciones cotizadas”.

En búsqueda de la autogestión: Online Booking Tool (OBT)

El paso siguiente para las empresas es abrirse a la autogestión y que sean los propios colaboradores quienes tengan a su disposición toda la oferta de proveedores, itinerarios y tarifas. Pero ojo, siempre en el marco de las condiciones que establece la política de viajes de cada compañía.

La OBT, junto con ofrecer todo el contenido de vuelos y hoteles donde elegir, facilita mucho a los colaboradores en la toma de una decisión eficiente, ya que la herramienta se configura según las políticas de viaje de la empresa, para un correcto uso.

Para la Head of Business Management de Turavion, uno de los principales beneficios de incorporar esta tecnología tiene que ver también con el control del gasto. «Los ahorros en la implementación de una herramienta online están demostrados, y nuestros mismos clientes se sorprenden cuando nos comprometemos a que logren un minino de un 10% de ahorro sobre el gasto, y al cabo de 3 a 6 meses de uso de la OBT se supera llegando hasta un 30% en algunos casos», señala Rivas.

Además, mejora mucho la experiencia de cotización, ya que se evita la tediosa ida y venida de mails y cambios de opciones. «Todos hemos ingresado a los portales de líneas aéreas o agencias en línea, esto es incluso mejor, ya que tengo todo en un solo lugar», agrega Alejandra Rivas.

Una de las principales ventajas de las OBT radica en que acompañan a los usuarios de viajes de negocios en todo momento, ya que mediante las aplicaciones móviles disponibles podrán recibir actualización de su itinerario, recordatorios de check in y podrán revisar variada información de interés como el tipo de cambio o referente al clima local.

La tecnología en la actualidad es cada vez más accesible y esa es una condición que las agencias y las empresas están tomando en cuenta a la hora de planificar sus programas de viajes y de buscar estrategias que faciliten la gestión y la experiencia de usuario.