Para gestionar de forma eficiente los recursos para los viajes corporativos de una empresa, contar con los servicios de una agencia de viajes se vuelve esencial. 

Según el reporte Adapting to Endemic Covid-19: The Outlook for Business Travel de 2021, del Consejo Mundial de Viajes y Turismo, estima que habrá un aumento del 34% del gasto global en este ámbito en 2022.

Por ende, si quieres mejorar el rendimiento de los gastos y obtener otros beneficios, conoce algunas ventajas de contar con una agencia de viaje de negocios.

¿Qué es una agencia de viajes de negocios?

Una agencia de viajes corporativa es una compañía que brinda servicios de viajes de negocios y planificación de eventos para una empresa.

La agencia es la responsable de entregar un servicio enfocado en cumplir con la política de las empresas, encargándose de la planificación y reserva de viajes, lo que incluye desde el alojamiento hasta los traslados del personal.

La gestión que brindan, a través de descuentos, control de gastos y otras ventajas, permite reducir los costos para las empresas en esta área. Asimismo, maximizan el rendimiento de los recursos para entregar la mejor experiencia a quienes contratan sus servicios.

Por lo tanto, contratar una agencia de viajes de negocios permite ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones.

Principales características de una agencia

Para lograr sus objetivos, una buena agencia de viajes debe reunir diversas características y cualidades que permiten aquello y entre las principales están:

• Meticulosidad: debe garantizar una gestión y organización eficiente de los viajes de un cliente, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

• Capacidad analítica: como deben controlar el gasto y el presupuesto, los profesionales de una agencia deben ser capaces de analizar los precios y servicios, pues su función es ser intermediaria en la adquisición estos.

• Coordinación y organización: una buena agencia debe ser capaz de organizar y coordinar a todos los actores que intervienen en un viaje corporativo. Por ejemplo, aerolínea, hotel, servicio de traslado, etc.

• Flexibilidad: existen momentos en que las cosas no se desarrollan según lo planeado, por ende, una agencia debe adaptarse a todos los escenarios y condiciones.

• Asistencia postventa: la agencia de viajes o el ejecutivo a cargo están siempre atentos a cualquier cambio que interrumpa el itinerario de los pasajeros. En caso de estos eventos, revisan alternativas para que el o los pasajeros lleguen siempre a destino según lo programado.

Estas son solo algunas características que reúne una buena agencia de viajes de negocios. Poseerlas le permite velar por una buena experiencia de los clientes y ofrecer un mejor servicio.

5 ventajas de contar con una agencia de viajes

Ahora bien, contar con una agencia de viajes de negocios otorga grandes ventajas a las empresas, entre las cuales están las siguientes.

1. Posibilidad de asesoría completa

Cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, necesita de asesoría para cumplir con la política de viajes corporativos, ya que únicamente así se evitan abusos, confusiones y malos entendidos que pueden derivar en gastos innecesarios y/o problemas. 

Por lo tanto, entre las funciones de una agencia de viajes está informar sobre toda la gestión a sus clientes. De acuerdo con esto, la compañía debe entregar asesoría sobre cómo se implementarán y gestionarán los recursos de la política de viajes.

2. Generación de reportes

Como una de sus características es la capacidad analítica, una buena agencia de viajes debe generar reportes según diversos objetivos.

Por ejemplo, se puede hacer un informe sobre:

• El seguimiento de gasto y control de emisión según la política de viaje.

• El comportamiento de la compra. 

• Sobre el cumplimiento de los acuerdos.

• Propuestas y medición de ahorro.

A través de estos reportes, una agencia podrá determinar si la gestión de viajes fue eficaz o se debe ajustar, buscando nuevas oportunidades.

3. Reducción de gasto presupuestario 

Una gran ventaja de contratar una agencia es que las empresas pueden reducir el gasto presupuestario de transporte, hospedaje, entre otras. 

La agencia de viajes corporativos debe tener acceso a múltiples proveedores para negociar las mejores ofertas para los clientes. De este modo, optará por aquel proveedor que permita ahorrar sin sacrificar la experiencia de viaje, maximizando así los recursos.

4. Asistencia para incidentes

Nadie está exento de sufrir alguna incidencia que afecte la experiencia de viaje. Por ejemplo, se puede extraviar el equipaje, hacer uso de servicios médicos o estar involucrado en un accidente de tránsito.

Ante esto, existen agencias que poseen asistencia para incidentes y servicio de emergencia. En caso de ser necesario, la compañía asistirá y gestionará la ayuda para los viajeros en todo el mundo.

5. Conocimiento de la industria

Las buenas agencias de viaje poseen una basta experiencia llevando a cabo estas labores. Así, con años en la industria, son capaces de elaborar estrategias que permitan garantizar una gran experiencia de viaje.

Como intermediarios, las agencias de viajes logran que todos los elementos que componen un viaje interactúen sincronizadamente, garantizando que el pasajero llegue a destino para cumplir con sus objetivos. 

Además, una agencia como Turavion cuenta con distintos modelos de atención, ya sea telefónico, a través de plataforma de solicitudes por el sitio de auto atención. De esta manera, se logra establecer una comunicación expedita con los clientes y se gestionan los viajes de manera simple y precisa.

Debido a todas las funciones de una agencia de viajes, son múltiples los beneficios para las empresas. Por lo tanto, es recomendable que las organizaciones comiencen a evaluar la posibilidad de contratar una compañía de viajes corporativos para gestionarlos eficientemente.

Por eso, si estás buscando administrar de manera óptima los viajes para reducir los gastos en este ámbito, en Turavion nos encargaremos con dedicación.

Somos una agencia de viajes con más de 85 años de trayectoria y brindamos un servicio personalizado y adaptado a tus necesidades. Contamos con más de 200 especialistas a nivel local y una red de apoyo global. ¡Confía la gestión de tus viajes corporativos junto a nosotros!