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No toda agencia de viajes está calificada para prestar sus servicios a una empresa. Algunas basan sus soluciones en viajes particulares destinados a la diversión o no tienen muy claro lo que necesita realmente un viajero de negocios.
En los siguientes párrafos, está explicado lo que es el turismo de negocios y las expectativas que debería llenar una agencia de viajes.
El turismo de negocios es sumamente objetivo. Tiene que ver con el desplazamiento de ejecutivos entre ciudades o países con el fin de desarrollar negocios o acuerdos comerciales, como también, abordar asuntos operacionales de la organización.
Por norma general, involucra los intereses de empresas u organizaciones por medio de los cuales el viajero también obtiene beneficios, dependiendo de sus correctas gestiones profesionales.
Hace décadas, una agencia de viajes de negocio se encargaba de tareas tan básicas como la reserva de boletos y garantizar la estadía en un hotel. Ahora, estas mismas agencias se han convertido en asesores de sus clientes, buscando que este último optimice los recursos disponibles para el viaje, a la vez que logre su meta empresarial.
Siendo así, hay que evaluar cuidadosamente que la agencia de viajes de negocio cumpla con un determinado perfil para que pueda convertirse en una aliada de la empresa.
A continuación, un listado de aspectos esenciales:
Toda agencia de viajes debería estar inscrita en el Registro Nacional de prestadores de servicios turísticos del país, en la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) y tener certificaciones de calidad como la ISO 9001 o ISO 27001 que comprueben preparación y experiencia en el área de turismo.
Aunque algunas acreditaciones no son obligatorias por el estado, sin duda, tenerlas garantiza a las empresas contratantes que los servicios de la agencia se apegan al estándar de calidad, legalidad y seguridad exigido para viajeros.
El viajero de negocios debe sentirse asistido desde que inicia su viaje hasta después de su retorno. Por ejemplo, algunas agencias ofrecen atención online 24/7 y están dispuestas a resolver incidentes como: el extravío de equipaje, la pérdida del pasaporte; al igual que el retorno al país de donde vino por motivos de enfermedad o si se presenta un escenario local que represente peligro para el ejecutivo.
Por lo anterior, una agencia debería amparar a sus clientes con seguros y coberturas adicionales. También, ofrece Información acerca de costumbres locales, protocolos, control de gastos y el uso más práctico de recursos y las tecnologías disponibles en el lugar. Es realmente un asesor de viajes.
Más allá del estricto viaje, el ejecutivo de negocios necesita servicios alternos como el traslado dentro del país o ciudad de destino, hospedaje, telefonía móvil/satelital y servicios de alimentación, entre otros.
Cuando la agencia encargada de turismo de negocios tiene alianzas con empresas de transporte, hoteles y restaurantes de reconocida calidad, elimina estas preocupaciones al viajero y permite que este se concentre en atender el aspecto laboral.
Los viajes de negocios, generalmente, son constantes durante todo el año. También, puede existir la posibilidad de que la empresa decida enviar a un grupo de ejecutivos a una convención o deban atender a diferentes clientes en fechas muy próximas. ¿Qué se espera de la agencia en estos casos?
La agencia no solo debería estar en la capacidad de atender estas demandas, sino de ofrecer soluciones corporativas y gestionar más beneficios con sus aliados a favor del cliente. Aunque cada empresa de servicios ofrece beneficios a sus afiliados, la agencia podría gestionar:
– Millas adicionales en viajes aéreos.
– Preferencia en la reserva del asiento en el avión y habitación del hotel.
– Descuentos en el arriendo de autos.
– Gestores que faciliten la emisión de documentos tales como la visa de entrada al país, permisos, licencias, certificados de vacunas y otros similares.
Casi todas las organizaciones defienden la tesis de que sus ejecutivos deben liberar sus niveles de estrés tomando un tiempo para relajarse tras sus jornadas laborales.
De modo que, aunque se trate de un viaje de negocios, la agencia de viajes puede disponer de algún tour, evento recreativo o visitas a sitios turísticos en el lugar de destino. Este ofrecimiento por parte de un agente turístico, podría completar gratamente la experiencia de un viaje de negocios.
En Turavion, contamos con más de 80 años de experiencia atendiendo a las empresas en sus viajes de negocio.
Ofrecemos servicio online para la reserva y compra de boletos, hospedaje en hotel, arriendo de autos y plena asistencia en caso de extravío de equipaje o accidentes durante el viaje. Visite nuestra página web y use nuestros amplios servicios en sus próximos viajes de negocios.