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Una política de gastos de viaje y representación ayuda a especificar las reglas de lo que puede ser costeado por un colaborador durante los viajes de negocios. También establece en qué circunstancias se pueden reembolsar a un trabajador los gastos en los que se incurrió estando fuera de la ciudad o del país.
Ahora bien, a veces hay confusión sobre lo que constituyen los gastos de viaje y los gastos de representación, una duda que dificulta llevar un buen control de costos. Por eso, cabe aclarar qué son los gastos de representación y cómo se distinguen de los gastos de viaje.
Los gastos de representación son aquellos en los que incurre una persona, en su propio nombre o el de su empleador, con otras personas u organizaciones para promover la buena voluntad entre ellas.
Una forma común de gastos de representación es cuando se lleva a los clientes a comer o cenar, con el objetivo de cerrar un acuerdo de negocios o, simplemente, fortalecer las relaciones comerciales.
Los gastos de viaje, en cambio, son los costos asociados al viaje corporativo (o turismo de negocios), tales como: boletos de avión, alojamiento del trabajador, alimentación y transporte. En otras palabras, es el resultado del desempeño de funciones laborales fuera de la oficina o lugar de trabajo habitual.
Aunque ambos conceptos se relacionan entre sí, una política de gastos de viaje y representación que establezca un presupuesto por separado, es más práctico para que las empresas mantengan en orden su contabilidad y eviten los sobrecostos.
Los gastos de representación pueden adoptar muchas formas, en función de las prioridades de la empresa y el destino. Por ejemplo, estos gastos pueden incluir:
– Comidas en un restaurante con clientes o posibles inversionistas.
– Bebidas y aperitivos servidos en una suite de hospitalidad o en un evento patrocinado.
– Entradas a eventos deportivos u otras actividades sociales auspiciadas por la empresa.
Tanto si una empresa es grande como pequeña, tendrá gastos que se producen cuando los trabajadores se reúnen con clientes, socios o proveedores.
No se puede negar la importancia de estos gastos para el crecimiento de la empresa y las oportunidades comerciales. Son una inversión en el futuro, no solo un coste. Sin embargo, para el reembolso de estos gastos y su justificación a largo plazo, es necesario tener una política clara en la empresa.
Muchas compañías permiten a los empleados utilizar su propio dinero para los gastos de representación y reembolsarlos posteriormente. Esta práctica es conveniente y agiliza la toma de decisiones, pero puede afectar el control de costos cuando no hay directrices establecidas sobre si el gasto es de representación o de viaje.
Sin ir muy lejos, se puede solicitar una desgravación fiscal por la mayoría de gastos de viaje, pero puede ser más difícil para los gastos de representación. La razón es que, para ser aceptados tributariamente, los gastos deben generar renta a la empresa, ya sea:
– Manteniendo o fidelizando clientes.
– Permitiendo explorar nuevos mercados y oportunidades.
– Profundizando la participación comercial.
En definitiva, es importante considerar estos gastos en el presupuesto para que los importes siempre sean razonables.
Por ejemplo, la empresa debe considerar si permitirá el uso de autos privados para fines de trabajo, si hay un límite en los kilómetros que se pueden reembolsar en relación con un trayecto específico y si los trabajadores tienen que llevar un registro de sus viajes.
Los gastos de viaje y representación son cruciales para el éxito de una empresa, ya que tienen como objetivo garantizar su imagen y posicionamiento. Aun así, estos gastos también pueden ser una fuente de problemas económicos en el futuro. Por eso, una política de viajes es necesaria para cualquier empresa que quiera mantener el control de sus finanzas.
Como primera medida, es indispensable establecer una política de viajes y representación que oriente a los trabajadores sobre lo que es aceptable cuando se gasta dinero en nombre de la empresa. Esto simplificará la toma de decisiones cuando un colaborador está lejos de la oficina, y protegerá los fondos corporativos.
Adicional, una agencia de viajes de negocio puede hacer tres cosas para mejorar la gestión de gastos:
– Asegurar las mejores tarifas posibles.
– Apoyar el cumplimiento de las políticas de viaje corporativas.
– Brindar servicios de control de gastos, optimizando el retorno de la inversión.
De este modo, una agencia de viajes de negocio junto con una política definida es la clave para alcanzar los objetivos de la empresa sin arriesgar liquidez. Al mismo tiempo, una agencia especializada se ocupará de planificar cuidadosamente todo lo relacionado con el viaje, ahorrando tiempo y dinero en procesos administrativos.