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Las empresas realizan diferentes actividades que pueden ser desde un coffee break para acompañar una reunión interna o congresos internacionales donde la imagen de la organización queda grabada en los participantes que viajan para asistir, según la experiencia que hayan tenido. Si no se recurre a expertos en planeación de eventos para asegurar el éxito de estas ocasiones, los errores más frecuentes y que pueden opacar todo el esfuerzo realizado son:
Por más sencillos que sean, una capacitación interna, el fortalecimiento del equipo o team building, todos apuntan a un propósito específico. Ya sea el reconocimiento de los colaboradores, recibir potenciales clientes, distintas finalidades que se cumplen solo con una buena programación. Hacerlo sin experiencia puede hacer que el evento corporativo sea poco enfocado, no comunique lo que busca y desperdicie los recursos invertidos.
Cuando la gente designada para ejecutar la actividad no lo ha hecho anteriormente o ha atendido solo a grupos pequeños, hay muchos detalles que se pasan por alto y evidencian falta de prolijidad, como: sonido deficiente, poco personal que atienda a los participantes o servir alimentos de baja calidad. Cuando esto ocurre, el desorden y la improvisación se hacen visibles y los invitados quedan con la impresión de que la organización anfitriona no demuestra seriedad.
Un error que se suele pasar es organizar un evento sin dar un vistazo al calendario. Muchos ejecutivos esperan con anhelo los feriados, fechas de relevancia deportiva para tomarse un descanso o incluso viajar fuera del país. Pocos cambiarían momentos de disfrute por asistir a una reunión con fines corporativos.
No tomar en consideración la época del año u ocasiones como votaciones, vacaciones escolares que compliquen a las personas con hijos, entre otros, puede afectar la asistencia a la actividad, causar que muchas personas se excusen y desperdiciar elementos costosos como un buen catering.
Algunas convocatorias son consideradas eventos masivos, y, por lo tanto, requieren autorización de las autoridades regionales. Desobedecer, por ignorancia u omisión deliberada las normativas gubernamentales, puede provocar la cancelación del evento, dejando una muy mala impresión a las personas que planifiquen su agenda para asistir y se encuentren con que no se llevará a cabo.
También puede suceder que, aunque existan permisos regionales, los proveedores de alimentos no cumplan con la debida autorización sanitaria. Este tipo de fallas, no solo generan sanciones legales o administrativas, sino que amenazan la salud de los convocados.
Otra falla clásica al momento de planificar un evento es irse por lo más barato. Esto no siempre es lo mejor, se puede entregar recuerdos corporativos como lápices grabados que no funcionen, etc. También puede suceder que lo calculado no corresponda al número de participantes y alguien se quede sin almorzar. Es por eso que las empresas que coordinan con un centro de convenciones, tienen conocimientos de finanzas y siempre dejan cerca de un 15% del presupuesto para atender imprevistos, factor que el personal interno puede no considerar.
Utilizar personal no especializado en posiciones claves produce descoordinación en el desarrollo de las actividades del día y da como resultado que:
– Los asistentes estén desorientados y no sepan horarios, en qué lugar ubicarse, dónde queda el sitio para solicitar bebidas o cómo llegar a los baños.
– Expositores o ponentes que no cuenten con elementos de sonido acorde al espacio y no se escuchen bien.
– No poder atender emergencias que surjan en el evento.
A su vez, al organizar eventos, Santiago es un gran desafío, en especial si la ocasión es nacional y se debe recibir gente de regiones que pueda no conocer cómo llegar a la dirección, etc.
Suele pasar que, por descuido, se escoge un centro de convenciones en una ubicación muy distante o de difícil acceso, sin espacio suficiente para estacionar autos o que no cuente con un sistema de aire acondicionado eficiente para la cantidad de invitados. No tomar en cuenta estos detalles, solo restará protagonismo a la ocasión y puede causar molestia o que los asistentes esperados prefieran no ir.
Estas son actividades para las que la empresa, por pequeña que sea, destina recursos que no puede desperdiciar. Los profesionales hacen encuestas de satisfacción post evento, en que se formulan preguntas bien pensadas para conocer opiniones que ayuden a mejorar la experiencia en futuras reuniones o saber si se cumplió con la finalidad. Si los participantes salieron informados u obtener otro tipo de retroalimentación.
Independiente de la cantidad de invitados o el alcance de los eventos, Santiago en particular, nacionales o internacionales, decidir que un grupo profesional haga la planeación de eventos es lo más conveniente. Permite que la ocasión pueda desarrollarse exitosamente sin arriesgar la imagen de la empresa.
En Turavion tenemos todas las herramientas y la experiencia para hacer un éxito de tu evento corporativo. Optimizaremos costos para entregarte lo que requieras: catering, manejo del equipo audiovisual, gestión del alojamiento y la logística de viaje de tus participantes, todo para que sea una experiencia inolvidable. Contáctanos.