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En el sector empresarial, los viajes corporativos son una de las herramientas más valiosas para expandir el alcance de un negocio y sus trabajadores. El 71% de las empresas encuestadas por Deloitte indica que estos gastos volverán a su nivel prepandemia para el 2023. En este escenario es necesario que cada organización cuente con una política de viajes eficiente que les ayude a optimizar sus recursos y completar sus objetivos comerciales.
Conseguir una buena gestión de viajes de negocios es especialmente fundamental hoy. Las predicciones indican que las empresas querrán sacar el mejor provecho posible a cada viaje individual, con la intención de proteger su rentabilidad.
Incluso en el mundo de las videoconferencias, este tipo de actividades presenciales no pierden su importancia, los encuentros cara a cara pueden ayudar a construir relaciones de trabajo más sólidas, fortifican la comunicación entre los distintos actores, permitiendo estar consciente de los matices no verbales, donde se pueden compartir ideas de forma más cómoda y natural.
Para garantizar que estas instancias se desarrollen de forma exitosa, es necesaria una política que contemple normativas internas diseñadas para regular los viajes de trabajo, incorporando los derechos y deberes de la empresa y sus colaboradores, con el propósito de proteger los intereses de ambas partes.
Con ese fin debe desarrollarse un documento que deje las reglas claras, establezca presupuestos y defina proveedores, los cuales podrán usarlo como referencia. Por su parte los colaboradores tendrán la tranquilidad de saber de manera explícita cuáles son los gastos profesionales reembolsables, evitando excesos.
De acuerdo a expertos en la materia, estas políticas deben ser directas, simples e inclusivas, sin mayores excepciones, para así asegurar su cumplimiento. Es importante basarlas en un análisis acabado de distintos escenarios y situaciones que podrían darse. Para ello se requiere:
– Establecer qué se considera un viaje corporativo, que en general son todo traslado que realice un trabajador en nombre de la empresa, y sus distintos tipos.
– Definir los objetivos a conseguir, ya sea optimización, cumplimiento de la legislación, etc.
– Recoger las experiencias de los colaboradores que se desplazan por este medio para adaptarlas al contexto real.
– Plantear un presupuesto acorde a los gastos.
– Centralizar digitalmente la información.
– Establecer un rango de flexibilidad, en que se pueden ofrecer opciones de alojamiento o de medio de transporte dentro de un monto máximo.
– Ser accesible y conocida por todos los empleados, lo que requiere difusión.
En síntesis, se requieren normas claras, concisas, basadas en casos reales, que puedan actualizarse según la legislación vigente y las necesidades de la empresa, que pueden cambiar. En esto, la asesoría de un experto en la materia será de gran ayuda.
Al establecer claramente cada una de las condiciones bajo las que se efectuará el traslado, incluyendo itinerarios, tipo de transporte y alojamiento, frecuencia de las salidas y, particularmente, los gastos permitidos para cada trabajador se resguarda a la empresa, evitando malos entendidos.
Fijar un presupuesto y llevar un eficiente control de gastos en la ejecución de viajes empresariales es fundamental para optimizar recursos y dar espacio al ahorro, una necesidad clave en el contexto económico actual, donde muchos negocios siguen recuperándose de los efectos de la pandemia y deben tener un mayor cuidado sobre su nivel de gasto.
En este sentido, definir una política interna permite tomar en cuenta el consumo de recursos adecuado para cada colaborador de acuerdo a las labores que deba ejecutar. Así mismo, se estandarizan los mecanismos de rendición con los que debe cumplir el trabajador, para demostrar que todos los gastos se mantienen dentro de los parámetros de la normativa.
Por otro lado, vale la pena mencionar que, dependiendo del tipo de negocio, pueden existir tanto gastos corporativos, que contemplan alojamiento, transporte y comidas; como de representación, que suelen incluir cenas con clientes u otras actividades sociales. Idealmente, estos debiesen presupuestarse por separado para mantener un orden en la contabilidad y evitar los sobrecostes.
Si una empresa tiende a conducir viajes de negocios, es muy recomendable que establezca alianzas estratégicas con un servicio profesional como una agencia de viajes, que ofrecerá tarifas preferenciales en hoteles, transfers y especialmente pasajes de avión, cuyo precio se ha visto impactado por el alza del 30% del combustible ocurrida el 2021.
Actualmente, los proveedores dedicados a la gestión de viajes juegan un rol fundamental en asistir a sus clientes para que logren sacar el mejor provecho a sus recursos disponibles.
Una agencia de viajes que se preocupa de proteger el ahorro de sus clientes va a garantizar una atención integral en cada etapa del traslado, poniendo especial atención a posibles incidencias. Además, cuenta con la capacidad de ofrecer beneficios especiales para las empresas con alternativas de servicios y valores competitivos.
En Turavion contamos con una asesoría en viajes corporativos que se adapta a las necesidades de cada organización, entendiendo que la gestión de viajes es desafiante y que además de contar con una política interna eficiente, las empresas requieren un aliado que les ayude a reforzarla y tener éxito, sin descuidar su presupuesto.