Los eventos corporativos son una instancia fundamental para las empresas, ya que no solo brindan un escenario para promover su marca, sino que también generan un contexto social donde profundizar las relaciones entre colaboradores, otros miembros de la industria e incluso, el público objetivo.
Se espera que este 2022, la asistencia a eventos empresas presenciales aumente en un 4%, mientras que los presupuestos para planear estas actividades subirán en un 3%, esto probablemente refleja el entusiasmo de las corporaciones por volver a tener estas oportunidades después de la pandemia.
Esto plantea el desafío de organizar eventos que cumplan con su propósito y dejen en alto el nombre de la empresa.
Un evento exitoso, digno de ser recordado y que consiga su finalidad con creces, es fruto de una serie de esfuerzos que no se deben pasar por alto.
Al organizar eventos empresas, es importante tener en mente que lo que se está ofreciendo es una experiencia interactiva de la marca y, en este sentido, se debe establecer cuál es el propósito de la actividad, junto con elementos como quiénes serán los invitados, cuál es el alcance del evento y qué se quiere lograr con esta instancia.
Por otro lado, si se espera generar alguna ganancia con el evento, este es un buen momento para definir cuál será el valor de la admisión. Una vez establecidos estos parámetros, es más fácil tomar decisiones de organización y las empresas tienen claridad sobre hacia dónde apuntar sus esfuerzos.
Conociendo el propósito de la reunión y quiénes van a asistir es posible pasar a elegir el formato y tema que mejor responda a estos objetivos.
¿Se quiere que la ocasión se centre en charlas y paneles? ¿Se van a incluir instancias de networking? ¿Habrá alguna actividad interactiva?
Actualmente, se considera que el engagement resulta un elemento fundamental para desarrollar eventos exitosos, por eso, no se debe dudar en combinar distintos formatos y ofrecer una experiencia inmersiva que logre emocionar a la audiencia y mantenga su atención durante toda la duración del evento.
Ser “realista” al diseñar un presupuesto para eventos, se trata de saber que siempre existen cosas que pueden salirse del plan, es por eso que cuando se trabaja con una empresa de eventos corporativos estas asignan cerca del 15% del presupuesto a lidiar con imprevistos.
Así mismo, si se quieren evitar pormenores, es necesario invertir el dinero correctamente, esto significa pagar por un buen equipo y oradores que resulten atractivos, además de no escatimar en gastos de comida y bebida, siendo estos los recursos que se agotan más rápidamente.
Cuando se trata de eventos corporativos, la locación puede ser un factor determinante para la asistencia, lo mejor es elegir un espacio que esté en un área central y conveniente para que los invitados puedan llegar con facilidad, en especial si se trata de una zona que no conocen.
También es importante basar esta decisión en cuántas personas van a asistir, cuál es la temática del evento y el presupuesto disponible, por eso es esencial establecer estos elementos temprano en el periodo de organización y antes de comprometerse con una locación.
Si bien, se ha establecido que los imprevistos son inevitables, es clave definir los horarios de cada jornada desde el momento que llega el primer proveedor, hasta que se retira el último invitado, esto va más allá del programa oficial del evento, tiene que ver con conocer las logísticas del día en detalle.
Para quienes están a cargo de la producción de eventos, esta es una herramienta esencial durante el o los días en que se desarrolla la instancia y además, sirve para planear las actividades que estarán haciendo los invitados y asegurar que no existan largas pausas innecesarias, pero tampoco se sobrecargue la jornada.
Dependiendo del tamaño del evento, es posible que no sea suficiente enviar invitaciones directas, también es necesario promover la actividad y enfocar esta estrategia en atraer al público objetivo. Para aprovechar el tiempo, es conveniente iniciar esta campaña tan pronto se hayan definido los lineamientos principales del evento.
En la actualidad, resulta beneficioso enfocar cualquier promoción en los medios digitales, partiendo por los correos electrónicos masivos y las redes sociales. Gracias a la efectividad que tienen estas plataformas, se estima que un 58% de los productores de eventos utilizan el marketing de redes sociales antes, durante y después de cada reunión.
Como se mencionó al inicio, organizar un evento puede ser muy ventajoso para las empresas, particularmente a la hora de mejorar su posicionamiento en la industria, por eso, es importante que estas instancias se planeen con precisión.
Además de considerar los consejos anteriores, apóyate en una empresa de eventos corporativos experta como es Turavion. Al trabajar con nosotros tendrás asistencia en todas las etapas que contempla la organización de un evento, desde la compra de tickets aéreos, hasta la reservación de hoteles y salones de eventos, producción técnica y mucho más.
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