Cuando se trata de planear eventos corporativos, es fundamental considerar la época del año en que se celebran, solo así se puede contar con el espacio, comida y ambientación apropiados para garantizar que empleados e invitados externos estén cómodos y se lleven una buena impresión de la empresa que organiza.
Es con esto en mente que, a continuación, se compartirán algunas recomendaciones para organizar eventos empresariales en la temporada de verano, que puedan hacer frente incluso a las extensas olas de calor que se proyectan para los próximos meses.
Estas temperaturas requieren de condiciones especiales de ventilación, frescor y todo lo que pueda hacer sentir más cómodos a los invitados, tenemos sugerencias para que todo salga a la perfección.
Si bien, no todos los eventos deben tener una temática, de optar por esta modalidad, resulta ideal tomar inspiración de los días de calor y así elegir una línea acorde al tipo de vestimenta y las posibilidades de recreación que se ofrecen durante esta época.
Lo bueno de elegir una temática es que ayuda a guiar el resto de las decisiones con respecto a la reunión, ya sea el tipo de decoración que se utilizará, un equipo audiovisual que no se sobrecaliente, con personal que sepa manejarlo, dónde se debe celebrar, las actividades para eventos empresariales que se pueden incluir, etc.
Las aglomeraciones pueden ser sumamente incómodas y riesgosas durante los días de calor, ya que cuando las personas se encuentran a una distancia corta tienden a aumentar las temperaturas y se obstaculiza el flujo de oxígeno.
Por eso es necesario que al momento de reservar una sala de eventos durante el verano, se tome en cuenta cuántas personas van a asistir y cuánto espacio van a ocupar para así elegir una locación cuyo tamaño sea apropiado y seguro.
El calor no tiende a ser constante durante todo el día, las mañanas suelen ser más frescas y se estima que el horario más cálido es entre las 15 a 18 horas, un periodo que en verano puede alcanzar temperaturas bastante intensas.
Si se quiere evitar exponer a los invitados a un nivel de calor extremo, es recomendable plantear un itinerario que incluya actividades desde temprano en la mañana y más cercanas a la noche cuando bajan las temperaturas, esto es especialmente importante si se ha optado por una locación al aire libre, donde las personas están más expuestas a los elementos.
La recomendación de beber más de seis vasos de agua al día se vuelve incluso más relevante durante el verano, donde las altas temperaturas provocan que las personas pierdan líquido y electrolitos, lo cual puede llevar a la deshidratación, además, los días de calor tienden a generar una mayor sensación de sed.
En este sentido, la producción de eventos en verano debe considerar un suministro ilimitado de bebestibles, particularmente agua, para así garantizar que todos los invitados puedan refrescarse cuando lo necesiten.
Además de los bebestibles, es posible aplacar el calor sirviendo comidas que resulten refrescantes al paladar y no dejen a los invitados sintiendo su cuerpo pesado o acalorado. En esto es fundamental que el equipo de catering cumpla con todas las medidas sanitarias y de ningún modo rompa la cadena de frío. Por el calor los alimentos deben servirse en el momento justo y no pasar expuestos a elevadas temperaturas más de lo necesario.
Entre las diversas opciones, siempre es recomendable elegir platos basados en verduras, frutas y proteínas ligeras como el pescado o las legumbres, que pueden servirse fríos, para así ofrecer un alimento ligero, pero contundente. Tampoco se deben olvidar los postres que trae consigo el verano, que incluyen alternativas como helados, granizados y tortas frías.
De nuevo, esto es particularmente necesario si se está llevando a cabo el evento en un espacio al aire libre, ya que es crucial que las personas se protejan del impacto directo de los rayos ultravioleta para así evitar quemaduras en la piel.
Para estas ocasiones, se puede instalar un gran toldo que abarque toda la extensión del lugar, o bien, usar mesas con quitasoles incluidos para que los invitados puedan sentarse a descansar a la sombra cuando lo requieran.
Incluso si la actividad transcurre en una sala de eventos con aire acondicionado, puede ser un buen detalle regalar algunos elementos de ventilación como abanicos o ventiladores de mano para que los invitados tengan la opción de refrescarse personalmente.
Un beneficio añadido de estas atenciones es que son una buena oportunidad para instalar la imagen de la empresa anfitriona, ya que los productos que se ofrezcan pueden llevar el logo y los colores corporativos característicos.
Los días de calor suelen ser una época donde a las personas les gusta salir de la rutina y probar cosas nuevas, en este sentido, una celebración corporativa se puede destacar si los organizadores ofrecen actividades para eventos empresariales con un enfoque recreacional. Aunque la temática sea de negocios, un break será muy apreciado en verano.
Aunque todo va a depender del lugar y el objetivo que se haya planteado para la ocasión, algunas buenas alternativas, como las de team building incluyen los conciertos al aire libre, actividades deportivas como paseos de kayak o canopy, talleres de cocina o de arte y terapias grupales de wellness como la risoterapia.
En Turavion, sabemos que la producción de eventos es un proceso desafiante en todas las épocas del año, especialmente en esta, por eso ofrecemos un servicio de organización de eventos corporativos que considera todos los elementos esenciales para que la ocasión sea exitosa.
Esto incluye la contratación de proveedores, salón de eventos, catering, producción audiovisual, pasando por la reserva del sitio ideal, la planificación y además reportes de ahorro para optimizar tus recursos. ¡Cuenta con nosotros!