Aunque las nuevas tecnologías han potenciado las reuniones remotas, los viajes corporativos siguen representando una actividad imprescindible para que las empresas logren objetivos estratégicos.
De hecho, resultados de un estudio de Amex GBT, indican que un 60% de los viajeros de negocios afirman que la mayoría de tratos y decisiones no se pueden realizar de forma virtual u obtienen mejores resultados de manera presencial.
En ese sentido, los viajes de negocios son una importante inversión, y como tal implican costos, los que deben ser optimizados para maximizar las utilidades y cuidar los intereses financieros de la empresa. Los más importantes son los siguientes:
Este es el costo más representativo en la gestión de viajes para empresas. Según cifras recopiladas por Finances Online. El monto total depende de los días de hospedaje, del tipo de alojamiento (hotel o plataformas digitales) y el nivel de servicio, entre otros factores.
Al elegir, siempre es necesario evaluar muy bien la calidad de las instalaciones, la relación precio calidad, la disponibilidad de espacios para el teletrabajo y la ubicación. Respecto a este último punto, es fundamental que el alojamiento se encuentre en un lugar práctico y lo más cercano posible al punto del evento o reunión de negocios.
Este el segundo costo más representativo en el presupuesto promedio para viajes empresariales, según las cifras presentadas por Finances Online. Esto se explica, en gran medida, porque los aviones son más rápidos, cómodos para el viajero y rentables para la empresa en términos de tiempo y si se negocia una tarifa por viajes frecuentes. Además, es inevitable cuando el destino es internacional.
Este coste de los viajes corporativos, comprende los gastos asociados a los desplazamientos locales por tierra, como taxis, alquiler de autos y taxi.
Es recomendable no escatimar al respecto y garantizar transporte rápido y eficiente, pues estos traslados implican tiempos que pueden generar: impuntualidad, recalendarizar compromisos, alargar la estadía y con eso aumentar los ítems de hospedaje y alimentación.
Es otro de los ítems que no se pueden obviar en la gestión de viajes para empresas. El monto total puede ser muy variable, porque depende de múltiples factores, como el número de comidas diarias, el valor de la vida en el destino y la calidad o nivel de servicio de los restaurantes visitados.
En todo caso, siempre es necesario garantizar al menos las comidas básicas, y buscar servicios flexibles, es decir, que se adapten a las necesidades y horarios de alimentación de los viajeros, que en ocasiones no saben a la hora que volverán a cenar, etc.
Algunos hoteles ofrecen esto como servicio complementario, e incluso realizan algunos descuentos a las empresas que lo contratan junto con el alojamiento.
Existen reuniones que exigen el traslado de materiales, equipos o muestras específicas para la negociación. Ejemplo de esto son los productos, cuando es necesario presentarlos a inversionistas potenciales o se buscan nuevos canales de distribución.
No ocurre en todos los viajes, pero puede afectar de manera notable el presupuesto en función de las tarifas que maneje cada aerolínea.
Las aprobaciones previas de los viajes de negocios exigen una serie de trámites internos requeridos por la empresa. Luego, hay que efectuar toda la documentación y diligencias necesarias para cumplir con los requisitos de viaje estipulados en los países de destino, que en algunas ocasiones con cambiantes, porque a la visa, permisos especiales, entre otros, se le pude añadir un esquema de vacunación.
Este costo representa las sumas de dinero que los viajeros pueden validar con la empresa, ya que están dentro del cumplimiento de sus funciones durante los viajes corporativos, como gastos de representación. Se les da este tratamiento cuando no se puede anticipar el pago de los servicios en mención, y es el viajero quien los asume.
Las empresas tienen la obligación legal y ética de reducir riesgos en los viajes empresariales y velar por la seguridad de sus viajeros. Esto puede implicar la realización de exámenes médicos, aplicación de vacunas y contratación de seguros de viaje o de vida y accidentes personales en el extranjero. Un costo más, bastante representativo.
No es un costo obligatorio. Sin embargo, en el ámbito del turismo empresarial es recomendable contemplarlo, porque los viajeros de negocios (empleados de la empresa) valoran bastante las actividades no laborales y experiencias que se les brinda como incentivo durante la estadía en el destino.
Incluso se puede ir más allá y hacerlo parte del itinerario incorporando la tendencia llamada bleisure, que ayuda a los colaboradores a distenderse y potenciar su desempeño laboral con los beneficios de un viaje placentero.
Un especialista en gestión de viajes puede ayudar a las empresas a reducir estos costos, porque cuentan con herramientas, años de experiencia y alianzas estratégicas con los proveedores de los servicios.
Esto les permite brindar a sus clientes un acompañamiento de calidad, orientado a reducir el monto de la inversión sin comprometer la experiencia del viajero ni los objetivos de cada desplazamiento, convirtiendo así los esfuerzos en un verdadero retorno de la inversión.
Cuando se cuenta con un aliado que ya tiene relación con los proveedores, pueden conseguir mejores descuentos y, por lo tanto, las contrataciones son más convenientes. Este es uno de los valores agregados de la agencia de viajes Turavion.