En el marco de las actividades corporativas, los eventos MICE representan instancias de alto valor para las empresas y sus colaboradores. Por esta razón, resulta indispensable que los anfitriones de estas actividades realicen una óptima organización y planificación.
MICE corresponde al acrónimo de Meeting, Incentives, Convention and Exhibitions, es decir, este concepto abarca diferentes tipos de actividades empresariales, entre las que se incluyen Reuniones, Viajes de incentivos, Convenciones y Exposiciones.
Esta clase de eventos corporativos suelen formar parte del cronograma de los viajes para empresas que planifican compañías de diferentes ámbitos como tecnología, banca, salud, telecomunicaciones, entre otras.
De esta manera, pueden potenciar las competencias de sus empleados, establecer nuevas alianzas comerciales, promocionar sus productos en otros mercados y premiar al personal por el cumplimiento de objetivos.
El alto interés que despiertan los eventos MICE en el mundo corporativo implica que tanto organizaciones privadas como gobiernos buscan impulsar estas actividades. Muestra de esto es que Chile es uno de los cinco principales destinos de esta industria en Latinoamérica.
Como se puede observar, estos eventos ofrecen destacados beneficios a sus asistentes, por lo que, en el contexto de los viajes para empresas, es fundamental que quienes organicen esta clase de actividades se preocupen de realizar una minuciosa planificación.
A continuación, se detallan las principales claves para organizarlos de manera adecuada:
Como punto inicial, los organizadores deben definir qué objetivos específicos buscan cumplir, por ejemplo, impartir conocimientos sobre un producto o servicio, dar a conocer su marca en nuevos mercados o generar alianzas comerciales.
Esto permitirá a la organización anfitriona definir, entre otras cosas, qué actividades se ajustan de mejor manera a sus intereses (conferencias, talleres, reuniones, entre otros) y qué tipo de asistentes abarcan los eventos que desea organizar.
Con el propósito de facilitar la asistencia de los participantes, se debe establecer una fecha y un destino adecuado para la celebración de reuniones, convenciones, congresos, entre otros eventos corporativos. Estos elementos juegan un rol fundamental en la disponibilidad de los asistentes, por tanto, resulta imprescindible su cuidadosa selección.
Las dependencias donde se lleven a cabo los diferentes eventos MICE deben ofrecer condiciones óptimas, para generar un impacto positivo en la experiencia de los invitados.
Para esto, es necesario que el lugar donde se celebra cada evento presente buenas prestaciones en términos de accesibilidad, calefacción, capacidad, tecnología, conectividad a internet, estacionamientos, baños, entre otros.
La organización de eventos MICE también debe ofrecer de forma previa a sus participantes un detallado programa sobre horarios, actividades, descansos y espacios de ocio, con el fin de que profesionales, socios y clientes puedan planificar su agenda.
Este factor tiene un gran impacto en la experiencia de los asistentes, ya que les permite conocer de antemano el contenido de los eventos, asistir sin inconvenientes a las actividades programadas y planificar espacios de networking.
La realización de eventos como reuniones, lanzamientos o seminarios puede suponer altos costos logísticos para su anfitrión, considerando los gastos vinculados con arriendo de instalaciones, equipo audiovisual, comida, personal de apoyo, seguridad, catering, publicidad y decoración.
De esta manera, resulta indispensable la elaboración de un presupuesto preciso y responsable, que también incluya un pequeño margen para cubrir gastos inesperados que se presenten durante el desarrollo de los eventos, con un proveedor de confianza.
Los eventos MICE requieren una óptima gestión de la participación de los asistentes, con la finalidad de que todo marche según lo planificado. En esta línea, es recomendable implementar diferentes medidas relacionadas con sistemas de registros en línea, entrega de credenciales, atención al público, notificaciones e interacción en tiempo real.
Finalmente, se debe realizar una evaluación final respecto al desarrollo de eventos corporativos, con el objetivo de identificar aspectos positivos y oportunidades de mejora para futuras instancias similares.
Dicho lo anterior, es recomendable realizar encuestas de satisfacción a los asistentes y recoger sus ideas en forma de feedback para ofrecer una experiencia aún más satisfactoria en próximos eventos.
La buena planificación de los eventos MICE puede significar que una empresa logre obtener un gran provecho de esta clase de actividades corporativas, impulsando el fortalecimiento de su marca, el establecimiento de acuerdos valiosos y el crecimiento profesional de sus colaboradores.
En este sentido, Turavion, agencia de viajes con gran experiencia en la planificación de eventos y viajes para empresas, ofrece su completo y calificado servicio de organización de eventos empresariales, que incluye hotelería, salón de eventos, catering y producción audiovisual, entre otros, para entregar una grata experiencia a los participantes, como también, apoyo en la optimización del presupuesto.