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Un viaje de negocios internacional puede representar una valiosa experiencia para impulsar el desarrollo de una empresa, por tanto, con el propósito de obtener el máximo provecho de esta clase de viajes es necesario realizar una apropiada planificación.
Se estima que alrededor de 280 millones de personas en el mundo hacen viajes de negocio de forma anual, dando cuenta de la alta demanda que existe entre empresas y profesionales por embarcarse en este tipo de actividad.
Los viajes de negocio pueden ofrecer valiosos beneficios a una organización, principalmente ligados a la posibilidad de explorar e introducirse en nuevos mercados. Asimismo, entregan la opción de adaptar estrategias o la visión corporativa, conocer nuevas ideas y sistemas de trabajo y fortalecer relaciones comerciales con socios y clientes.
Dicho lo anterior, cobra una gran importancia el realizar una adecuada preparación y gestión de viajes para empresas que busquen expandir internacionalmente su marca. Para esto, es recomendable poner en práctica los siguientes consejos:
En primer lugar, es necesario conocer y gestionar los diferentes requisitos y disposiciones legales que demandan los viajes internacionales, como contar con la visa del país que se visita, tener el pasaporte al día y las vacunas pertinentes. Es aconsejable realizar con tiempo estos trámites para prevenir inconvenientes de última hora.
Los viajes en avión incluyen diversas advertencias a los pasajeros, las cuales deben ser consideradas por los colaboradores que efectúen viajes de negocio al extranjero para evitar problemas.
Entre estas advertencias se cuentan respetar las regulaciones respecto al equipaje (tamaño, peso, elementos prohibidos), llegar con suficiente tiempo de antelación al aeropuerto y seguir las indicaciones de la tripulación sobre protocolos de seguridad y uso de dispositivos electrónicos.
Viajar a un país extranjero con fines de negocio no es algo que se pueda dejar a la improvisación, considerando que recorrer lugares desconocidos puede implicar diversos contratiempos si no se cuenta con una clara planificación.
Por esta razón, es recomendable preparar un itinerario en el que se detalle las fechas, horas y direcciones de las diferentes actividades corporativas en las que se busca participar, para optimizar el tiempo y asistir de forma oportuna a cada evento.
Sobre todo, al visitar otros continentes, donde se hablan otros idiomas y se tienen otras costumbres, se debe investigar estos elementos en la gestión de viajes para empresas a países extranjeros, con la finalidad de no afectar la experiencia de quienes participan en estos viajes ni ofender a los residentes del destino que se visita por realizar acciones que no son aceptadas culturalmente.
Al visitar países extranjeros por motivos de negocio, es necesario que los representantes de una empresa efectúen el cambio de dinero más conveniente, según el lugar al que viajan, siempre considerando un porcentaje de moneda nacional, para desenvolverse sin problemas durante los días en los que permanecerán fuera de Chile.
De este modo, podrán pagar fácilmente en locales comerciales, restaurantes y servicios de transporte, manejando de forma mucho más efectiva los gastos y compras en el país de destino.
Otro elemento de gran importancia en los viajes de negocio internacionales consiste en que los colaboradores que realizan este tipo de viaje informen sobre esta situación a sus respectivos proveedores de tarjetas de crédito y telefonía. Así, estarán al tanto sobre las condiciones de uso de estos productos y servicios en el extranjero o si deben adquirir tarjetas especiales, facilitando su estadía.
También resulta indispensable evaluar los potenciales riesgos que implican los viajes de negocio a países extranjeros. Algunos de los riesgos más comunes se relacionan con problemas de inseguridad, enfermedades, delincuencia y condiciones climáticas adversas, por lo que previamente es necesario establecer medidas y protocolos de seguridad ante la posibilidad de que se presenten este tipo de eventos.
Por último, para tener respaldo ante situaciones imprevistas, resulta de gran ayuda contar con un seguro de viajes. Este tipo de póliza ofrece cobertura ante diferentes escenarios como lesiones o enfermedades durante el viaje, pérdida de equipaje, repatriación de restos mortales, deportes extremos, desastres naturales y responsabilidad civil.
Los viajes de negocios representan una valiosa instancia para las empresas que desean expandir su marca en nuevos mercados o aprender de ellos. En consecuencia, para ayudar a conseguir los resultados esperados, es necesario preparar de forma óptima este tipo de viaje.
En este aspecto, Turavion, una de las empresas de viajes con mayor trayectoria a nivel nacional, ofrece destacados servicios asociados a viajes corporativos dentro y fuera del país, como una plataforma web para procesar solicitudes, acceso a múltiples proveedores aéreos, convenios con hoteles nacionales e internacionales, rent a car y soporte 24/7 para el viajero.