Cuando la gestión de viajes para empresas se hace por medio de una agencia de viajes corporativos, la administración del presupuesto es muy distinta a que si la gestión se realiza de manera interna. El tema cobra especial relevancia dada la mejora del sector negocios que indica el índice de clima económico (ICE) de América Latina.
Lo anterior es especialmente importante para nuestro país, que de los 36,2 puntos que marcó en este estudio el 2022, ahora alcanza los 76,6. Todo indica que llegó la hora de hacer viajes empresariales.
En un mundo globalizado, las oportunidades pueden estar al alcance de las organizaciones al hacer viajes empresariales como parte de la logística de sus operaciones. En ellos, los colaboradores de la empresa actúan como sus representantes en relevantes actividades corporativas.
Los profesionales en gestión de viajes para empresas, tienen la experiencia suficiente para equilibrar un enfoque basado en un óptimo uso de recursos, al mismo tiempo que cuidan de todos los detalles necesarios para el bienestar del colaborador. Gracias a ellos se puede contar con:
Como las agencias de viajes se dedican a reservar vuelos y habitaciones para que los colaboradores puedan hospedarse cómodamente de manera constante, están en posición de obtener tarifas preferenciales y descuentos, a causa su capacidad de administración de convenios, para encontrar mejor opciones, por ejemplo, en hoteles y aerolíneas.
Si una empresa lo desea, puede hacerse cargo de sus propios viajes empresariales. Para eso tendrá que destinar recursos humanos de la organización, que serán los encargados de coordinar todas las gestiones. Los colaboradores internos se verán obligados a invertir sus horas de trabajo en investigar sobre el destino y contratar servicios individuales en cada oportunidad. Una agencia cuenta con profesionales especializados, que pueden entregar resultados eficientes con mayor velocidad, gracias a su experiencia.
Los imprevistos pueden representar costos que la organización no tiene en su presupuesto, el que se podría exceder. Incluso teniendo seguros para viajes, no todos los colaboradores saben a dónde acudir o cómo utilizarlos.
Una agencia de viajes corporativos está siempre presente para atender inquietudes, asegurando el bienestar de los representantes de la empresa, con una atención 24/7 que brinda orientación al viajero.
Es recomendable que las empresas cuenten con una política de viajes. En ella se especifican los servicios es válido emplear y qué costos serán asumidos por la empresa, para que el presupuesto se use de la mejor manera y los gastos estén bajo control. Una agencia de viajes corporativos apoya en su cumplimiento al orientar a los colaboradores, especialmente en el caso de que hayan inquietudes especiales.
Al contratar una agencia de viajes para empresas se gana un aliado que está encargado de monitorear los viajes corporativos, hacerles seguimiento, llevar el historial de su rendimiento, encontrar oportunidades de mejora y entregar toda esa información a través de un servicio de reportes que quedan a disposición de la empresa, con los que los encargados pueden tomar decisiones basadas en datos.
Por ejemplo, la gestión de viajes para empresas permite notar tendencias y patrones. Al sistematizar la información se puede saber cuáles son los gastos con mayor impacto económico para la empresa y evaluar si son absolutamente necesarios o se les puede recortar. También se contará con información positiva, como qué categorías están bien evaluadas y se deben mantener así.
Si se quiere disfrutar de todos estos beneficios para fortalecer la política de viajes de la empresa, hacer más eficiente el uso del tiempo y lograr un ahorro de recursos económicos a largo plazo, es crucial contar con el apoyo de expertos, como la agencia de viajes para empresas Turavion.
Sus servicios incluyen la administración de convenios corporativos y tarifas especiales. Además, como representantes en Chile de la red de FCM Travel, una las mayores empresas de gestión de viajes a nivel mundial, está capacitada para brindar atención de calidad en más de 100 países.