La gestión financiera empresarial es una tarea de planificación esencial, ya que facilita el óptimo uso de los recursos económicos, garantizando la sostenibilidad de las actividades de la empresa en el tiempo. Al respecto, los gastos corporativos que demandan los viajes de negocios, representan uno de los elementos claves a analizar por el departamento de finanzas y los directores.
El éxito de los viajes corporativos está directamente vinculado con la capacidad de ajustarse al presupuesto establecido por la empresa, respetando la planificación financiera que se realiza en este ámbito y la que corresponde a otras áreas.
Considerando lo anterior, las métricas financieras resultan clave para evaluar, controlar y optimizar los gastos corporativos en los que incurre una empresa en sus viajes de negocios, abarcando conceptos como hotelería, pasajes, alimentación, transporte, seguros y entretenimiento.
En este sentido, para administrar los gastos de viajes corporativos, una compañía puede decidir si gestionar de forma interna estos costos o dejar esta tarea en manos de expertos con el fin de optimizar su presupuesto.
Según la Encuesta de Expectativas Empresariales, el 55% de los ejecutivos de las compañías en Chile espera una disminución de sus utilidades para fines de este año. Para prepararse adecuadamente ante este tipo de escenarios, resulta clave optimizar la gestión de viajes para empresas.
A continuación, se describen las principales métricas asociadas con la gestión de gastos corporativos:
Esta métrica se refiere a la cantidad de gastos notificados por los colaboradores, que finalmente son aprobados por la organización. A modo de ejemplo, en el marco de los viajes corporativos, la tasa de reembolso indica el monto total de los gastos que fueron aprobados, respecto a todos los costos que presentó un empleado durante su estadía en otra ciudad o país.
Este parámetro indica la cantidad de recursos financieros que se están utilizando en determinadas áreas y actividades. A su vez, entrega el detalle de los colaboradores que generaron más costos. Esto permite que la empresa pueda equilibrar sus finanzas, con medidas como hacer ajustes en las áreas que generan más gastos, o seleccionar a los representantes que hagan un mejor uso del dinero asignado en sus viajes corporativos.
Esta métrica permite determinar si los empleados están respetando las políticas de gasto definidas, con el fin de evitar malas prácticas. Como muestra, en los viajes corporativos, el cumplimiento de la política de viajes de la empresa, resulta útil para comprobar si los colaboradores se están ajustando a los desembolsos y límites establecidos.
Esta métrica permite que una organización pueda comparar sus niveles de gastos respecto a sus niveles de ingresos. De esta forma, una empresa es capaz de determinar si los gastos en los que incurre en sus viajes corporativos son compensados por las oportunidades de negocio que ofrece este tipo de actividad.
Las empresas utilizan esta métrica para conocer el aumento porcentual de los gastos en un área respecto a un período anterior, con el propósito de tomar medidas correctivas si es necesario. Por ejemplo, se puede evaluar si los gastos anuales destinados a la participación en eventos MICE tuvieron un incremento por encima de lo planificado con respecto al año anterior.
Con la finalidad de generar un mayor respaldo financiero e incrementar sus posibilidades de inversión, las empresas pueden utilizar esta métrica para identificar oportunidades de ahorro y reducir los gastos en sus viajes corporativos de ser necesario, tarea que demanda un minucioso análisis de los costos de alojamiento, transporte y alimentación, para mantener su calidad.
Actualmente, el control y análisis de las métricas de gestión de gastos resulta indispensable para cualquier organización al permitir:
– Medir el rendimiento financiero.
– Tomar decisiones informadas.
– Establecer objetivos claros.
– Garantizar el cumplimiento de políticas.
– Buscar alternativas de ahorro.
De este modo, su estudio permite recorrer un camino de sostenibilidad y crecimiento, ya que se utiliza información objetiva y confiable, al desarrollar estrategias financieras. Por ello, es sumamente necesario que una empresa monitoree de forma permanente estos parámetros al hacer viajes de negocios para resguardar su salud financiera.
Como puedes ver, el uso de métricas de gastos corporativos es indispensable para garantizar el éxito financiero de tu negocio. Por ende, resulta de gran ayuda conocer los distintos parámetros que puedes utilizar para medir la rentabilidad de tus viajes de negocios.
En esta línea, con el objetivo de medir eficazmente los gastos relacionados con viajes corporativos, puedes apoyarte en los servicios de Turavion, agencia especializada en la gestión de viajes para empresas.
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