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Se acerca el fin de año, y como es habitual en cada término de temporada, es momento de que las empresas comiencen a planificar los eventos corporativos que vienen a conmemorar los logros del año y a fortalecer el compromiso y motivación de los trabajadores con vista al inicio de un nuevo año laboral.
Según un estudio de la consultora de recursos humanos Mercer, el 46% de las empresas ya definió realizar una celebración de fin de año, mientras que un 39% lo está evaluando, dados sus beneficios a largo plazo, como la fidelización de talentos.
Al igual que sucede con todos los proyectos de las empresas, la planificación estratégica no puede quedarse al margen de la celebración de estas ocasiones. Especialmente si se planea involucrar viajes corporativos, que exigen un mayor grado de organización, para cerrar con broche de oro el año laboral.
Estos eventos tienen una gran importancia simbólica para una compañía, puesto que permiten fortalecer el espíritu del equipo, reconocer y premiar los logros alcanzados, ya sean individuales o colectivos.
Para que la celebración sea memorable, resulta clave una buena planificación y organización de estos eventos, analizando con el mayor cuidado posible cada uno de los detalles que involucran.
A continuación, se detallan las principales claves para desarrollar eventos de fin de año exitosos, incluyendo los que involucran viajes corporativos, con el fin de obtener el mayor beneficio de este tipo de celebración:
Como punto de partida, es necesario que una empresa defina de forma clara cuáles son los principales objetivos que busca cumplir al desarrollar este tipo de celebración, como por ejemplo fortalecer el espíritu del equipo, reconocer los éxitos de la compañía, o dar a conocer los desafíos y metas venideras.
Una compañía debe establecer los distintos formatos que desea utilizar para celebrar, ya sean grandes fiestas, cenas más formales o un ambiente casual.
Si se busca celebrar estos eventos en el marco de viajes corporativos, será necesario organizar todos los detalles que demandan estas actividades en particular, pudiendo por ejemplo arrendar recintos apropiados en el lugar de destino con la debida antelación.
Una adecuada y precisa estimación de los costos requiere conocer la cantidad aproximada de los asistentes al evento. El siguiente paso consiste en definir un presupuesto para las celebraciones, en el que se consideren los costos vinculados con el arriendo, decoración, comida, regalos, entretenimiento, personal de asistencia, traslados, hotelería y reservas de vuelos.
La preparación de eventos corporativos también demanda una eficaz comunicación interna, que permita conseguir un óptimo nivel de participación. Para esto, es recomendable ejecutar acciones como realizar un anuncio oficial en el que se dé a conocer el lugar de destino, recinto y fecha en el que se realizará la actividad, enviar invitaciones personalizadas a cada empleado y establecer recordatorios periódicos. Esto cobra aún más relevancia si se trata de colaboradores que viajan para poder asistir.
Los eventos de fin de año también demandan una adecuada organización en materia logística. Vale decir, encargarse del traslado al lugar del evento, preparar el equipo para las actividades audiovisuales y conseguir proveedores confiables para el catering. Si esto incluye viajes corporativos, es necesario definir con antelación el itinerario y quién se encargará de recibir a los participantes.
El entretenimiento es un pilar fundamental en la celebración de eventos de este tipo, ya que promueve un ambiente festivo que invita a la interacción. Respecto a lo anterior, para brindar una excelente experiencia, es recomendable incluir música, juegos, sorteos y shows en vivo.
Finalmente, es necesario evaluar el éxito de los eventos corporativos y tomar nota para las próximas celebraciones. Esta tarea requiere solicitar feedback a los participantes, en el que se les consulte sobre su grado de satisfacción con respecto a las actividades realizadas.
Asimismo, se deben medir parámetros objetivos como el nivel de participación, cuál fue el costo por participante, si el evento se ajustó al presupuesto inicial. También es conveniente evaluar los beneficios a largo plazo, como la motivación de los colaboradores y su compromiso con la empresa. Esto se puede conseguir comparando los índices de productividad en los meses antes y después del evento.
Estos son los principales consejos para maximizar los beneficios al celebrar eventos de fin de año. Como verás, involucra controlar variados aspectos, en especial si incluyen viajes corporativos de los representantes regionales, o si se trata de un destino fuera de la ciudad. Por eso es recomendable que te apoyes en servicios especializados.
En esta línea, con la ayuda de Turavion, agencia experta en la gestión de viajes para empresas, es posible planificar de forma integral todo lo que involucra tu festejo, dado que ofrece un completo servicio de eventos corporativos, incluyendo reservas de vuelos, catering y servicios audiovisuales. Además, entrega reportería con el propósito de que puedas brindar experiencias inolvidables a tu equipo, optimizando tu presupuesto.