Los motivos para hacer cambios en los programas de viajes de las empresas son variados, y pueden ir desde temas más amplios y generales como la economía global, hasta asuntos internos como el asegurar el bienestar y satisfacción de los viajeros, además de la adaptación a nuevas tecnologías y tendencias en la industria de viajes.
Lo importante es estar al tanto de ellos para poder identificar cuándo hay que hacer cambios. Potenciando así la competitividad en el mercado, evitando que se entorpezca el crecimiento de la empresa en términos operativos y económicos.
Estas son algunas de las señales que indican que es momento de actualizar el programa de viaje de una empresa:
1. Descontento con la atención de la agencia de viajes: este es uno de los motivos principales que señalan la necesidad de cambiar el programa de viajes. Esto puede deberse a varios factores, como la falta de personalización del servicio, herramientas de servicio al cliente insuficientes, errores recurrentes no resueltos y retrasos. La falta de claridad y detalle en los informes de facturación o transaccionales también puede contribuir a este descontento.
2. Cambios en el entorno económico: la inflación puede llevar al aumento de costos en materias importantes en los viajes, como alojamiento, transporte y gastronomía, lo que se traduce en más gastos para la empresa. Cuando hay un incremento significativo, es necesario actualizar las políticas para asegurar el control y uso eficiente del presupuesto.
3. Expansión, adquisición o fusión de la empresa: dependiendo del caso, puede que haya que hacer cambios para ajustar el presupuesto y la cobertura de gastos, modificar los objetivos de los viajes de negocios, adaptar las políticas, unificar los procesos, absorber plantillas, actualizar las plataformas tecnológicas, considerar nuevos requisitos de seguridad, entre otras acciones que favorezca la gestión centralizada y eficiente.
4. Interfaz de usuario poco intuitiva: una interfaz lenta, desordenada, poco ágil puede llevar a que los usuarios se frustren y hagan reservaciones directamente con los proveedores, haciendo que la compañía no pueda hacer seguimiento de sus gastos ni conocer su ubicación.
5. Gestión de gastos fragmentada: si la gestión de los gastos de la empresa está fragmentada y con poca visibilidad, como se ejemplificaba en el punto anterior, se da lugar a que existan gastos que no cuenten con el respaldo o aprobación de la empresa. Estos vacíos pueden provocar problemas con el área de Finanzas y poner en riesgo el presupuesto para los viajes de negocios.
6. Oportunidades de ahorro: si se encuentran maneras de abaratar costos en los viajes, puede ser conveniente actualizar la política de viajes corporativos para estandarizar el proceso y sacarles provecho. Esto puede incluir, por ejemplo, un contrato con una agencia de viajes corporativos, convenios con proveedores o el uso de nuevas tecnologías.
7. Problemas con el cumplimiento de la política de viajes: si los colaboradores no están siguiendo la política de viajes corporativos, es necesario revisar qué está fallando para resolverlo. Podría deberse a la complejidad de los procesos de solicitud o reserva de los viajes, falta control y seguimiento de los gastos, falta de claridad en el documento, problemas en la comunicación con los colaboradores, entre otros motivos.
8. Optimización de procesos: esto está relacionado con el punto anterior, pero no requiere necesariamente de que haya un problema a solucionar. Cada cierto tiempo conviene evaluar la eficacia del programa de viajes para encontrar aspectos que se puedan mejorar de manera significativa. Si la organización de viajes de negocios se puede hacer más eficiente, con un proceso más efectivo, entonces, es momento de hacer cambios en el programa.
9. Pérdida de talentos: si el actual programa de viajes no toma en cuenta las diferentes necesidades de los colaboradores, como un sistema de organización de viajes de negocios simple y expedito o la posibilidad de hacer viajes bleisure, podría provocar la renuncia de parte del personal y un daño a la reputación de la empresa. En este sentido, es favorable hacer encuestas de satisfacción constantemente para evitar llegar a este punto.
10. Hay falencias en el sistema de seguridad para los viajeros: existen diferentes riesgos a los que los trabajadores se pueden exponer al realizar viajes de negocios, desde desastres naturales hasta crisis políticas. Sea lo que sea, el programa debe incluir políticas que definan el protocolo en estos casos para proteger a los viajeros y asegurar un regreso seguro a casa.
La actualización de los programas de viajes corporativos es fundamental para mantener la eficiencia operativa, hacer un uso más eficiente de los recursos e incluso para retener talento, asegurando su bienestar. Al identificar las señales que indican la necesidad de cambio y tomar las acciones pertinentes, las empresas pueden confiar en que los viajes de negocios siguen siendo un activo para el crecimiento y desarrollo de la organización.
Turavion, una agencia de viajes corporativos con más de 85 años, toma en cuenta esto, por lo que en sus servicios se adaptan a las políticas de viaje. A través de un meticuloso análisis de datos y control de gastos, busca ofrecer un eficiente manejo del presupuesto y un detallado informe de costos. Además, se preocupa de entregar capacitación e información relevante a los viajeros para que se apeguen a las políticas de la empresa y puedan tener viajes exitosos.
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