Los imprevistos son casi inevitables, incluso en los viajes corporativos. Aunque no son bienvenidos, emergencias y eventos inesperados pueden surgir en cualquier momento, afectando la planificación de estas actividades.

Por eso, es clave estar preparados para actuar de manera rápida y efectiva. En este sentido, lo ideal es anticiparse a los posibles contratiempos, para que, si ocurren, ya se sepa qué hacer sin comprometer los objetivos del viaje ni la experiencia del viajero.

Claves para el manejo de imprevistos durante viajes empresariales

Los viajes de negocios aportan un gran valor a las empresas. Permiten participar en eventos clave, explorar nuevos mercados y fortalecer relaciones con clientes y socios. Pero, como toda actividad, pueden surgir contratiempos como retrasos, pérdida de equipaje, problemas de salud, desastres naturales o incluso crisis políticas.

Solo en 2022, se reportaron 26 millones de equipajes perdidos a nivel mundial, lo que deja en claro lo importante que es contar con un plan ante imprevistos. A continuación, algunas estrategias que ayudarán a estar mejor preparados:

1. Crear un plan de contingencias bien estructurado

Este plan debe cubrir todos los posibles contratiempos, como cancelaciones de vuelos, problemas de salud, desastres naturales o crisis políticas.

Es útil detallar los pasos a seguir en cada situación y designar a quienes serán responsables del manejo de imprevistos. Por ejemplo, hay que tener claros los contactos con embajadas o consulados para problemas legales o médicos y monitorizar el clima y la situación política del destino. Con protocolos claros y canales de comunicación siempre abiertos, se facilita una respuesta rápida y efectiva.

2. Contar con un seguro de viaje adecuado

La cobertura debe ajustarse al destino, duración del viaje y actividades planeadas. Debe considerar emergencias médicas, además de aspectos como cancelaciones de viaje, pérdida de equipaje, y, en caso de desastres naturales, repatriación.

Es conveniente fijarse que el seguro contratado cuente con asistencia 24/7 y que tenga flexibilidad para adaptarse a diferentes situaciones y destinos. Y para viajes frecuentes, considerar una póliza anual puede ser una opción más eficiente y económica.

3. Aliarse con un contacto local confiable

Tener un aliado local confiable puede marcar la diferencia en el manejo de imprevistos. Este contacto puede ser una agencia de viajes empresariales, un socio comercial o un proveedor logístico con experiencia en el área.

Un buen aliado no solo proporciona apoyo durante emergencias, sino que también ayuda con la logística, como el transporte y el alojamiento, y puede negociar tarifas más convenientes. Además, facilita la comunicación y la resolución de problemas relacionados con barreras lingüísticas o culturales.

Para elegir el aliado correcto, es recomendable verificar que cuente con una red sólida de proveedores y un buen conocimiento de las normas locales.

4. Aprovechar la tecnología para una comunicación fluida

La tecnología es otro aspecto que no se debe dejar de lado en la gestión de viajes para empresas, y específicamente, en la resolución de imprevistos. Existen herramientas digitales que permiten detectar la ubicación y mantener la comunicación con los colaboradores en todo momento, con el fin de asistirles de buena forma ante eventualidades.

Entre estas soluciones, destacan:

• Plataformas de Gestión de Viajes Corporativos, que brindan información 24/7 y envían alertas sobre cancelaciones, retrasos u otra clase de problemas. Las agencias especializadas en viajes corporativos suelen contar con este tipo de herramientas.
• Apps de localización en tiempo real para detectar la ubicación de los viajeros.
• Apps de botón de emergencia para solicitar ayuda en caso de peligro.
• Apps de traducción para facilitar la comunicación en países en los que no se habla español.
• Redes sociales corporativas para facilitar la comunicación entre los colaboradores que viajan y quienes se mantienen en las instalaciones.

Consejos adicionales

Para manejar imprevistos de manera correcta, además de contar con planes y herramientas adecuadas, es recomendable evaluar continuamente las políticas de viajes, considerando, por ejemplo:

• Capacitación constante: entrenar a los colaboradores sobre cómo manejar situaciones imprevistas, incluyendo formaciones sobre seguridad, primeros auxilios y el correcto uso de las herramientas tecnológicas.
• Flexibilidad en las políticas: es importante que las políticas de viajes se puedan adaptar rápidamente ante situaciones inesperadas, como crisis políticas o sanitarias. Esto permitirá tomar decisiones ágiles y minimizar riesgos.

Seguridad: un elemento clave en la gestión de viajes para empresas

Los viajes corporativos ofrecen enormes oportunidades, pero para aprovecharlas, es crucial estar preparados para los imprevistos. Tener un plan de emergencia y contar con aliados estratégicos permite asegurar que cualquier eventualidad se resuelva de manera eficiente y no afecte los objetivos comerciales.

En este contexto, Turavion se posiciona como un socio estratégico esencial para las empresas que buscan garantizar la seguridad y eficiencia en sus viajes de negocios. Con casi 90 años de trayectoria en la gestión de viajes corporativos, Turavion ofrece un servicio integral que abarca desde la planificación y organización hasta la resolución de problemas imprevistos. Su equipo de expertos está altamente capacitado para implementar políticas de viaje corporativas, considerando la anticipación de compra y manejo de diversas complicaciones.

Además, Turavion cuenta con una sólida red de alianzas con aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte, lo que asegura una experiencia de viaje más fluida y optimizada. Descubre cómo nuestros servicios pueden transformar la gestión de los viajes corporativos y proporcionar la tranquilidad que tu empresa necesita.