Los imprevistos son algo habitual al realizar un viaje de negocios. Uno de los que más molestias puede ocasionar consiste en el retraso en los vuelos. En esta línea, en vez de frustrarse y perder la calma ante esta situación, lo más conveniente es que los viajeros se enfoquen en aprovechar al máximo el tiempo de espera.
Un vuelo que presenta retraso rara vez es una noticia bien recibida. Así lo demuestra el alto nivel de reclamos que registran los usuarios contra las empresas de viajes cuando se presenta este tipo de situación. Según datos del SERNAC, en 2023, de un total de 27.686 reclamos en el transporte aéreo, 7.694 correspondieron a la categoría de “cancelación o retraso del vuelo”.
En el marco de los viajes corporativos, los vuelos retrasados ocasionan múltiples inconvenientes que afectan el itinerario establecido: inasistencia a eventos relevantes, cambios inesperados de reservas e incluso daño reputacional ante la cancelación inesperada de reuniones con socios y clientes importantes.
Ahora bien, en vez de lamentarse y perder los nervios por causa de un vuelo que no va a despegar a la hora fijada en un inicio, los participantes pueden enfocarse en ver el vaso medio lleno de la situación. Esto implica aprovechar el tiempo de espera no solo para reducir el impacto que genera un retraso aéreo, sino que también para realizar otras valiosas actividades.
¿Cómo aprovechar al máximo el tiempo de espera cuando hay retrasos? Estas son las principales actividades que se aconseja realizar:
Mientras se espera que salga el vuelo, es recomendable tomar contacto con las partes interesadas. Es decir, con los responsables de la propia empresa, así como con clientes, socios o accionistas con los que se había acordado tener una reunión a la que no se va a poder asistir por causa del retraso.
Así, los jefes que se encuentran en las instalaciones tienen la posibilidad de tomar medidas que minimicen los daños del retraso aéreo. Igualmente, con quienes se habían acordado reuniones, se puede buscar espacios de reprogramación, y de no ser posible, que la comunicación sirva, al menos, para informarles sobre la imposibilidad de asistir.
Tras hablar con los responsables de la empresa que se encuentran en las instalaciones, y escuchar sus recomendaciones, también se puede aprovechar el tiempo de espera del vuelo retrasado para reorganizar el itinerario del viaje.
Esto implica detallar qué actividades afectadas por el retraso se van a reprogramar y qué otras definitivamente no se van a realizar. De este modo, una vez se aterrice en el lugar de destino, se tendrá mayor claridad sobre los pasos a seguir, facilitando una mayor calma en el grupo.
Otra acción básica para aprovechar el tiempo es responder correos electrónicos. El objetivo es reducir los mensajes pendientes de la bandeja de entrada (priorizar los más urgentes e importantes), con el fin de que no representen una molestia en momentos donde la agenda del viaje sea más apretada.
También, mientras se espera que salga el avión, los viajeros pueden avanzar y revisar informes, realizando las correcciones necesarias. De esta forma, cuando al fin lleguen a su lugar de destino, ya tendrán una buena parte del trabajo hecho.
La participación en reuniones o conferencias es un clásico de los viajes de negocio. Por lo mismo, se puede aprovechar el tiempo que brinda un vuelo retrasado para practicar los discursos y presentaciones que se van a realizar.
Aquí, los viajeros, apoyados en sus diapositivas de PowerPoint u otro programa de presentación, pueden repasar las partes que más dificultades les generan. Del mismo modo, pueden ensayar distintos tonos de voz y analizar su lenguaje corporal al expresarse.
Finalmente, si el tiempo de espera se extiende por varias horas y ya se han desarrollado tareas asociadas al trabajo, los viajeros también pueden aprovechar este espacio para realizar actividades recreativas según sus preferencias.
Por ejemplo, pueden leer algún libro o revista, escuchar su música favorita o un podcast que les interese, meditar en un espacio tranquilo o comer algo en uno de los locales de comida del aeropuerto. El objetivo es que logren despejar su mente y relajarse.
Aunque lo mejor sería no sufrir el retraso de un vuelo, el tiempo de espera que implica este imprevisto puede significar un valioso espacio que se puede aprovechar para minimizar su impacto. Cada minuto cuenta al realizar viajes corporativos, por lo que en vez de lamentarse, la opción más conveniente siempre será buscar qué oportunidades ofrece cualquier problema que se presente.
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