En el marco del turismo MICE, el éxito de eventos corporativos lo determinan múltiples factores. Desde la accesibilidad y capacidad que ofrece la sede hasta los servicios y experiencia del proveedor. Todos estos elementos influyen directamente en la experiencia de los asistentes, por lo que se deben analizar cuidadosamente para brindar un momento realmente memorable.
Los eventos MICE agrupan las actividades que se suelen desarrollar durante la visita a nuevos destinos, como reuniones, conferencias y exhibiciones. El mercado MICE, a nivel global, se espera que alcance los 2 billones de dólares en 2032.
Esta clase de instancia tiene una gran importancia a nivel empresarial, al facilitar la creación de contactos, la adquisición de nuevos conocimientos y el posicionamiento de una marca dentro de su industria. En este sentido, cuando se desea organizar este tipo de actividad, es muy importante elegir la sede indicada, con el fin de brindar una excelente experiencia a los asistentes.
¿Cómo elegir adecuadamente espacios para conferencias y reuniones? Para encontrar un escenario perfecto, hay que prestar especial atención a los siguientes puntos:
Para partir, es necesario que la sede se encuentre en un destino verdaderamente atractivo. Los viajeros de negocio no solo centran sus actividades en participar en congresos o reuniones, sino que también buscan espacios de esparcimiento. Por ello, elegir un lugar que ofrezca panoramas interesantes y entretenidos es indispensable.
Hablando puntualmente de la sede, es relevante que sea de fácil acceso. Es decir, que se pueda llegar rápidamente en auto y que se encuentre cercana a hoteles, metros y aeropuertos. Así, los asistentes consiguen evitar largos y confusos traslados.
¿El evento MICE va a congregar a 100, 500 o más asistentes? Sea cual sea la cifra, el recinto que se contrate debe ofrecer capacidad suficiente para recibir cómodamente al número de personas que vayan a participar.
También se debe prestar atención a la presencia de diferentes ambientes dentro del recinto, como espacios para conferencias, salones de banquetes y salas de reuniones. Además, un punto extra a favor de una sede es la disponibilidad de espacios flexibles, que puedan adaptarse a distintas actividades.
A partir de las diversas actividades que se pueden llevar a cabo en una sede, es muy importante asegurar la presencia de equipamiento adecuado, que dé buen soporte a cada una de las sesiones que se van a realizar.
Lo anterior implica la presencia de sistemas de proyección, iluminación, equipamiento de sonido y una rápida y estable conexión a internet. ¡Fundamental! De esta forma, un recinto ofrece las herramientas necesarias para que todo salga según lo planificado.
Una sede que ofrezca múltiples servicios al realizar eventos MICE también es algo que se debe considerar, ya que facilita una experiencia mucho más cómoda a cada uno de los asistentes.
Desde la presencia imprescindible de numerosos baños y estacionamientos hasta un servicio de catering variado para satisfacer cualquier necesidad dietética, se deben satisfacer los distintos requerimientos de los asistentes. Además, la disponibilidad de servicios complementarios como seguridad y transporte, así como el apoyo de personal técnico para que no se presenten fallas durante el evento, siempre es bien recibida.
Tan importante como analizar las instalaciones, servicios y equipamiento que ofrece una sede, es evaluar la experiencia que acumula en el desarrollo de eventos MICE. Un proveedor con muchos años de trabajo en la industria puede brindar mayores garantías de éxito.
Asimismo, si quieres minimizar la posibilidad de error al elegir una sede, es recomendable averiguar sobre experiencias ajenas. Para esto, simplemente se puede consultar con otras empresas que han realizado eventos corporativos qué opinión tienen respecto a un determinado recinto o proveedor.
¿Cómo ofrecer una experiencia memorable a los asistentes? No solo es importante contar con expositores de alta calidad, generar un atractivo programa de actividades y disponer de espacios de tiempo adecuados para realizar networking. También es necesario que todos los elementos que rodean al evento funcionen de manera óptima.
Teniendo en cuenta lo anterior, la organización debe estar a la altura del evento. Esto implica elegir una sede adecuada (considerando los puntos antes mencionados), entregar información continua y brindar una atención cercana y personalizada a los asistentes en todo momento e incluso ofrecerles opciones de ocio y entretenimiento durante su estancia. Con esto, se podrán alcanzar los resultados esperados.
Ya conoces las claves más relevantes para elegir con éxito la sede de un evento MICE. Si deseas organizar este tipo de actividad, es indispensable que contrates un espacio que brinde máximas prestaciones y comodidades, con la finalidad de satisfacer por completo las expectativas de los asistentes.
Siguiendo esta línea, al trabajar en alianza con Turavion, puedes acceder a la sede indicada si buscas celebrar eventos MICE. Nuestra agencia de viajes cuenta con larga experiencia en este mercado, por lo que, para partir con las tareas de organización, te podemos ayudar a seleccionar con gran eficacia espacios óptimos para desarrollar actividades corporativas.
Además, contamos con supervisión en terreno, reporte por servicio y actividad, y una encuesta de satisfacción post evento para identificar oportunidades de mejora. Te invitamos a conocer nuestros servicios para MICE.