Ya sea para tener reuniones cara a cara con clientes, buscar nuevos negocios o por motivos operacionales, los viajes corporativos se han convertido en parte de la vida cotidiana de miles de personas. De hecho, según una encuesta realizada por FCM Travel, para este 2025, más de un tercio de las empresas planea incrementar este tipo de desplazamientos.
Pero aunque los viajes de negocios pueden ofrecer diferentes beneficios a las empresas, hay que considerar diferentes aspectos que están detrás de la organización y ejecución de un viaje de negocios, como todo lo que requiere cotizar y planificar traslados, reservar hoteles y estructurar itinerarios, además del estrés que pueden experimentar los viajeros.
Por eso, es fundamental estar acompañado de la agencia de viajes corporativos correcta.
La experiencia que poseen las agencias con la organización de viajes de negocios resulta muy valiosa para las compañías que contratan este tipo de servicios, ya que puede marcar la diferencia en eficiencia, costos y comodidad para la empresa.
Organizar un viaje corporativo no solo requiere tiempo, también implica pensamiento estratégico para tomar las mejores decisiones, además de estar atentos a los cambios que puedan surgir en el itinerario, para que todo salga de manera correcta, dentro del presupuesto y aplicando las políticas de viaje establecidas.
Las agencias especializadas en este tipo de viajes no solo se preocupan de todo lo anterior: toman en cuenta cada detalle, con conocimiento clave sobre los destinos y cada uno de los procedimientos durante los viajes, para evitar contratiempos al máximo y, en caso de que los haya, realizar las gestiones necesarias para solucionarlos rápidamente.
Adicionalmente, algunas agencias de viajes cuentan con plataformas digitales para que sus clientes puedan acceder a toda la información relacionada con el viaje en tiempo real, con la opción de hacer reservaciones en línea de manera fácil y en minutos.
Para aprovechar los beneficios que las agencias de viajes corporativos ofrecen a las empresas, es fundamental asegurarse de que cumplan con los siguientes factores:
Cada empresa es diferente y, por lo tanto, también lo son sus necesidades. La personalización del servicio permite cubrir los puntos de dolor específicos de cada compañía, aprendiendo de sus procesos y políticas para hacer cada vez más eficiente la atención.
Esto se demuestra en el ofrecimiento de servicios y proveedores que estén a la altura de las expectativas, considerando el presupuesto y los requerimientos de cada viaje, lo que se traduce en una atención eficiente, ahorro de tiempo y optimización de costos.
Y hablando de costos, resulta muy importante que en la organización de viajes de negocios haya una trazabilidad clara y simple de los gastos.
Una agencia de viajes corporativos que piensa en sus clientes facilita la tarea de reunir la documentación de gastos, evitando a las empresas tener que lidiar con múltiples boletas y facturas de diferentes proveedores. Todo pensado para facilitar las tareas administrativas y contables.
Otra cuestión vital a la hora de viajar es poder apoyarse en un soporte al viajero que responda al instante para solucionar cualquier imprevisto. Sin embargo, no solo es necesario tener la posibilidad de contactar a un centro de atenciones, sino también que del otro lado haya una persona confiable y lista para responder a las dudas o problemas que pueda tener el viajero.
Por supuesto, solo deben contratarse empresas que ofrezcan este servicio las 24 horas, los siete días de la semana, ya que muchas veces los tramos más importantes de los viajes ocurren fuera del horario laboral tradicional.
De nada sirve contratar el servicio de una agencia de viajes si esta no cuenta con lo último en tecnología de reserva de viajes. Es clave que ofrezca resultados de búsqueda rápidos en una plataforma fácil de entender, y con información actualizada en tiempo real. Esto permitirá hacer una comparación rápida entre distintas opciones, y también aprovechar descuentos que puedan surgir, ya sea en vuelos, hoteles o traslados.
También es vital que la confirmación de las gestiones sea inmediata, lo que garantiza que todo esté bajo control de manera ágil.
En resumen, hay varios puntos a tener en cuenta a la hora de contratar una agencia de viajes para empresas. Desde el soporte que brindan mientras los viajes se encuentran en curso hasta la tecnología con la que cuentan, cada uno de estos aspectos puede hacer una diferencia tanto en la organización como en la ejecución del viaje y, por lo tanto, en el cumplimiento de objetivos.
Si a estos factores revisados se suma además la experiencia en el campo de los viajes de negocios, hay más probabilidades de obtener los resultados que se esperan.
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