Un viaje de negocios implica múltiples oportunidades para una empresa. Desde introducir sus productos en nuevos mercados y conocer innovadores sistemas de trabajo, hasta establecer valiosas alianzas y tener la posibilidad de premiar a su personal. Ahora bien, en el marco de esta experiencia, es muy importante realizar una efectiva gestión de los viáticos.
Los viajes de negocios sin duda son cruciales para el crecimiento organizacional, así como para el desarrollo personal y laboral de los empleados. Dicho esto, la rentabilidad de estas actividades es un factor esencial que no se debe dejar de lado. Con esto, se evita que la visita a nuevos destinos pueda condicionar el éxito financiero de la empresa.
Según GBTA, en el marco de los viajes de negocios, el 78% de las empresas manifiesta que su principal prioridad este 2025 es la gestión de costos. En este sentido, los viáticos son un elemento muy importante por considerar. Un buen control de los gastos en los que incurren los empleados al viajar es clave para que el presupuesto no se salga de control.
Una buena gestión de los viáticos influye en un eficiente uso de los recursos de los que dispone una empresa al organizar un viaje de negocios. Lo anterior, también contribuye a asegurar la buena experiencia de quienes viajan, ya que tienen mayor claridad sobre el dinero disponible para gastar, facilitando una mejor planificación.
¿Cómo realizar una mejor gestión del dinero que se les entrega a los colaboradores al viajar? Se pueden poner en práctica las siguientes recomendaciones:
Para partir, es indispensable que la empresa defina una clara política de gastos, en la que se detallen el monto máximo por persona, el tipo de gasto que se cubre (comidas, alojamiento, transporte) y procedimientos asociados a la aprobación y revisión de los viáticos.
De esta forma, una empresa puede evitar gastos excesivos, ya que existen límites preestablecidos. Asimismo, desde un principio facilita mayor claridad para los viajeros sobre cuánto y en qué cosas pueden gastar. Esto último reduce malentendidos o incluso discusiones vinculadas a la gestión del dinero que se les entrega al viajar.
Las soluciones tecnológicas permiten que sea mucho más fácil gestionar todo lo relacionado con los gastos de los viajeros. Por ejemplo, mediante aplicaciones móviles, los empleados pueden validar sus gastos en tiempo real, así como con sistemas de reservas, una empresa puede procesar el pago de vuelos, hoteles y otros servicios para controlar desde un principio el desembolso en viáticos.
Igualmente, con un sistema de pagos automatizados, los empleados pueden registrar sus gastos, adjuntando los comprobantes. También, la empresa puede configurar sus políticas de gasto en esta plataforma, asegurando el efectivo cumplimiento de los límites establecidos. Finalmente, los responsables de monitorear el uso de los viáticos, son capaces de aprobar rápidamente las operaciones y solicitudes de los viajeros.
Quienes viajen deben tener completo conocimiento sobre las políticas de gastos al realizar viajes corporativos. Del mismo modo, requieren ser capacitados en el uso de las aplicaciones que tenga la empresa para controlar los viáticos.
Por otro lado, si desea optimizar su presupuesto para viajes futuros, es necesario que la empresa analice cuidadosamente los gastos realizados por sus empleados. Esto le permite encontrar áreas en las que es posible establecer límites más estrictos, así como identificar patrones de comportamiento en el consumo de los viajeros que deban ser corregidos para un mayor ahorro.
Con el fin de reducir los gastos, sin limitar la experiencia de los viajeros que participan en eventos corporativos, se puede trabajar en alianza con una agencia de viajes para empresas. Con su ayuda, es posible implementar de manera más fácil las políticas de viajes, cuidando el presupuesto.
Además, las agencias tienen conocimiento sobre procedimientos que pueden ayudar a reducir los costos, como saber en qué fechas u horarios es conveniente viajar. Por lo mismo, pueden significar una gran ayuda para un menor desembolso en viáticos. Además, al encargarse de reservar vuelos, hospedaje y otros servicios, contribuyen a reducir la carga de trabajo de quienes deben organizar el viaje.
Los viáticos abarcan una parte fundamental del presupuesto destinado a la planificación de viajes corporativos. Así, su óptima gestión es indispensable para asegurar la buena experiencia de los empleados sin caer en desperdicio de dinero.
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