Elegir una agencia de viajes local puede ofrecer varias ventajas clave, en especial si se trata de un viaje que requiere una correcta ejecución de la logística para evitar retrasos, manejar imprevistos, eliminar gastos innecesarios y ofrecer una experiencia fluida que garantice tranquilidad y eficiencia durante todo el proceso.
Aquí veremos algunas de las razones por las cuales elegir una agencia local de viajes es la mejor opción para los viajes corporativos.
Según una encuesta realizada por Mastercard en 2023, el 88% de los principales responsables de la toma de decisiones en temas de viajes corporativos opina que los viajes de negocios son fundamentales para hacer crecer las organizaciones, lo que refleja la importancia de cuidar cada detalle de su planificación.
En este sentido, las agencias especializadas en viajes corporativos se preocupan de los distintos aspectos relevantes en un desplazamiento, ya sea con fines operacionales o comerciales, abarcando desde la aplicación de las políticas de la empresa y la selección estratégica de proveedores hasta la asistencia continua en casos de problemas.
Encontrar el proveedor ideal puede requerir mucho tiempo en investigación, solicitudes de cotizaciones y comparaciones entre múltiples precios y condiciones. Sin embargo, contar con una agencia de viajes local permite ahorrar ese esfuerzo, ya que estas agencias disponen de una base de datos confiable de proveedores que han demostrado ofrecer un servicio de calidad.
De este modo, una agencia local puede recomendar alojamientos estratégicamente ubicados, de buen nivel y en zonas seguras; servicios de transporte terrestre; opciones gastronómicas y de catering; así como espacios adecuados para reuniones y salones equipados para eventos corporativos, entre otros.
Cancelaciones de vuelos, condiciones climáticas adversas, reuniones inesperadas… Las agencias de viajes locales también cuentan con experiencia e información de valor para salir del paso ante situaciones imprevistas que puedan poner en riesgo las metas del viaje o el bienestar de los colaboradores, entregando soluciones rápidas, agilizando los procesos y minimizando las esperas e incomodidades.
Este apoyo y asesoramiento local en caso de emergencia, además de resolver asuntos logísticos, puede significar un alivio para los viajeros, quienes se pueden ver sometidos a altos niveles de estrés durante este tipo de desplazamientos.
Una agencia local tiene mejores recursos para saber cómo organizar un viaje corporativo alineado a los objetivos de la empresa. ¿Se requiere de un hotel con ciertas características que esté cerca de un centro de eventos específico, o de coordinación de traslados para reuniones en diferentes puntos de la ciudad en horarios críticos? Una agencia de viajes con experiencia local podrá encontrar soluciones específicas de manera eficiente, optimizando recursos y tiempo, gracias al conocimiento sobre el entorno, la cultura, las condiciones y los servicios locales.
Otra ventaja fundamental es el cumplimiento de las normativas legales y de seguridad vigentes en cada país. Una agencia de viajes local marca una gran diferencia en la gestión de viajes para empresas, ya que posee un conocimiento profundo y actualizado de estos requerimientos.
Este respaldo abarca la gestión de documentación obligatoria, seguros de viaje, normativas sanitarias, entre otros requisitos específicos para viajes. Al tener experiencia y familiaridad con los procesos locales, una agencia puede anticipar y resolver estos trámites de forma ágil, evitando contratiempos y garantizando que todo se cumpla conforme a la ley.
En línea con el primer punto, sobre el conocimiento de proveedores confiables, las agencias de viajes con experiencia local pueden ser capaces de recomendar prestadores de servicios que cumplen con estándares éticos y sostenibles.
Este es algo crucial que hay que tener en cuenta, especialmente porque, según el reporte The State of Climate Action in Business Travel: 2023 Barometer (El estado de la acción climática en los viajes de negocios: Barómetro 2023), si bien el 92% de los profesionales de los viajes de negocios encuestados señala que la sostenibilidad es una prioridad para su organización, el sector debe aumentar la velocidad y la escala de los esfuerzos de descarbonización para llegar a cero en 2050, como busca la campaña Race to Zero (Carrera hacia el Cero) de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
Con más de 200 colaboradores a nivel local y una red global de apoyo en más de 90 países, Turavion puede ofrecer todas las ventajas de dejar la gestión de viajes para empresas en manos de especialistas.
Contarás con la asesoría de expertos, que te guiarán y apoyarán en cada paso de la planificación, considerando las políticas de viaje de la empresa, para que el cómo organizar un viaje corporativo o la optimización del presupuesto no sean un problema.
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