Un solo detalle fuera de lugar (por ejemplo, si falta un documento, el seguro que se contrata no es el indicado o no tener una buena gestión del presupuesto) puede complicar los viajes corporativos internacionales y desviar a un equipo de sus objetivos de negocio. La verdadera tarea al organizar estos desplazamientos no es solo reservar, sino gestionar una compleja red de logística, trámites y finanzas.
La solución para mantener el control es tener un checklist de viaje detallado y sistemático. Este funciona como una hoja de ruta que garantiza un proceso eficiente, reduce la exposición a riesgos y previene activamente los contratiempos.
Con la creciente movilidad global, este nivel de planificación meticulosa deja de ser opcional y se convierte en la única forma de optimizar la inversión de la empresa y proporcionar la tranquilidad necesaria tanto para el profesional que viaja como para la organización que lo respalda.
Un viaje corporativo internacional requiere de una planificación detallada. Este checklist reúne los aspectos clave que toda empresa debe considerar para garantizar el orden, seguridad y eficiencia en cada etapa.
Antes de cualquier desplazamiento, es indispensable verificar los pasaportes, las visas y los permisos necesarios para ingresar al país de destino. Un retraso en este aspecto puede comprometer reuniones clave o incluso impedir la participación del ejecutivo en un evento corporativo.
La seguridad es otro factor esencial. Incluir en el checklist de viaje la contratación de un seguro internacional y de asistencia médica permite responder de manera oportuna a cualquier emergencia, protegiendo tanto al viajero como a la empresa.
Aunque los vuelos y hoteles suelen ser lo primero en resolverse, es fundamental añadir al plan los traslados internos, ya sea en taxi, tren o vehículo. Coordinar estos detalles evita pérdidas de tiempo y asegura que el equipo llegue puntualmente a cada compromiso.
Una de las preocupaciones frecuentes sobre cómo se organiza un viaje de negocios es el control de costos. El checklist debe contemplar políticas claras de la empresa sobre viáticos, reportes de gastos y medios de pago corporativos que simplifiquen la gestión administrativa y reduzcan errores.
El itinerario de reuniones, conferencias o visitas debe estar detallado y ser compartido con todos los involucrados. Junto con optimizar tiempos, esta práctica ayuda a que cada integrante conozca su rol y las expectativas de la empresa durante el viaje.
Según el último Business Travel Index Outlook de la Global Business Travel Association (GBTA), el gasto mundial en viajes de negocios alcanzará los 1,57 billones de dólares en 2025, con un crecimiento proyectado de 8,1% en 2026. Además, se estima que superará los 2 billones en 2029, lo que confirma la resiliencia de este sector frente a la incertidumbre económica y las tensiones comerciales globales.
Estos datos reflejan que los viajes corporativos son una inversión estratégica para las empresas, ya que permiten cerrar acuerdos, generar networking y expandir operaciones internacionales. En este contexto de crecimiento, disponer de un checklist de viaje bien diseñado resulta aún más relevante para maximizar cada desplazamiento.
Al momento de decidir cómo se organiza un viaje de negocios, contar con el respaldo de una agencia de viajes experta marca la diferencia. Con 90 años de experiencia, Turavion se ha posicionado como un socio estratégico para compañías que buscan optimizar tiempo y recursos, ofreciendo:
Gracias a estas soluciones, los encargados de adquisiciones, travel managers y tomadores de decisiones pueden garantizar que cada viaje esté alineado con sus objetivos de negocio, sin preocuparse de aspectos administrativos.
A continuación encontrarás los factores a considerar para tomar la decisión más adecuada para tu empresa.
La gestión interna presenta desafíos como:
Depender de gestionar negociaciones propias al contratar servicios, lo que puede limitar el ahorro y también requiere que el personal de la empresa dedique tiempo y esfuerzo a la organización del viaje.
La seguridad puede ser variable, ya que va a depender de los conocimientos del equipo sobre el tema. Por otra parte, si el viajero necesita apoyo, deberá esperar a que la empresa esté en el horario de trabajo, lo que no siempre coincide con sus necesidades.
Una agencia especializada como Turavion te brinda:
Al tener acceso a una red global de proveedores y a condiciones competitivas, puedes alcanzar un mayor ahorro, el tiempo de planificación del viaje se reduce en un 20%; sobre la seguridad, la agencia cuenta con protocolos de gestión de riesgos en el desplazamiento y el soporte al viajero funciona con atención 24/7 en cualquier destino.
Tener un checklist para organizar viajes corporativos internacionales es la base para asegurar el orden, eficiencia y tranquilidad en estas actividades. Sin embargo, apoyarse en un socio especializado multiplica los beneficios.
Turavion ofrece experiencia, tecnología y respaldo para que cada desplazamiento esté bajo control y el equipo se concentre en lo que realmente importa: alcanzar metas estratégicas.
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Turavion ofrece atención para empresas a través de ejecutivos especializados y mediante una plataforma digital. Así, las compañías que realizan viajes de manera constante pueden centralizar todo el proceso en un solo lugar.
El equipo de expertos de Turavion personaliza la gestión del cliente, apoyando la planificación de viajes corporativos de acuerdo con las necesidades específicas de cada organización.
Turavion forma parte de la red global FCM Travel, lo que le permite acceder a una amplia red internacional de proveedores y acompañar la gestión de viajes corporativos en más de 95 países a través de un equipo especializado.