Cuando un colaborador está fuera de su lugar habitual de trabajo, también pueden surgir situaciones inesperadas que compliquen su viaje y, en algunos casos, afecten directamente sus actividades.
Según el Business Travel Index Outlook 2025 de la Global Business Travel Association (GBTA), para los travel managers, gestionar los viajes de negocios no solo implica optimizar recursos, sino también cumplir con el compromiso de duty of care hacia los colaboradores que se desplazan. Esto implica considerar su seguridad y bienestar como parte de la gestión del viaje.
Una enfermedad, un accidente, un problema con el equipaje o una modificación en el itinerario son situaciones que pueden ocurrir sin previo aviso. Por eso, al contratar un seguro de asistencia para viajes empresariales, conviene tener coberturas como atención médica ante emergencias, hospitalización, medicamentos, traslados sanitarios y repatriación, además de protección frente a situaciones relacionadas con el equipaje y la documentación.
Al evaluar la cobertura de seguro para un viaje de trabajo, es importante revisar qué servicios y prestaciones contempla la póliza. Aunque las coberturas pueden variar según el seguro contratado, existen algunas que resultan especialmente relevantes:
Pro tip: Al comparar alternativas, no basta con mirar el monto máximo de cobertura de seguro. También conviene revisar cómo se coordina la atención ante una emergencia, qué prestaciones están incluidas y cuáles son los procedimientos que debe seguir el viajero para solicitar asistencia.
La pérdida o demora del equipaje puede complicar un viaje de trabajo, especialmente cuando el colaborador lleva documentos, artículos personales o herramientas necesarias para sus actividades.
Por eso, al revisar una cobertura de asistencia en viaje, también es importante considerar qué contempla frente a situaciones relacionadas con el equipaje y la documentación.
Entre las prestaciones que pueden estar incluidas se encuentran:
Estas prestaciones pueden ayudar a reducir el impacto de un imprevisto y facilitar la continuidad del viaje. Sin embargo, es importante revisar qué artículos, documentos y situaciones están efectivamente cubiertos antes de contratar.
No existe un monto único que sea adecuado para todos los viajes corporativos. La cobertura debe evaluarse considerando factores como el destino, la duración del viaje, la frecuencia de los desplazamientos y las actividades que realizará el colaborador.
También es importante revisar si el país de destino establece requisitos específicos. Por ejemplo, para quienes necesitan una visa Schengen, el seguro médico de viaje debe contemplar una cobertura mínima de 30.000 euros y cubrir, entre otros aspectos, atención médica de urgencia, hospitalización de urgencia y repatriación por motivos médicos o fallecimiento.
En destinos donde los costos médicos son especialmente altos, puede ser conveniente evaluar límites de cobertura superiores. Al definir la cobertura para los viajes de una empresa, conviene revisar:
De esta manera, la empresa puede buscar una cobertura de seguro acorde con sus necesidades reales, sin asumir que un mismo plan funciona para todos sus viajes.
Pro tip: Antes de contratar una cobertura, una agencia de viajes de negocios puede ayudar a identificar los requisitos asociados a los destinos y las características de cada viaje, facilitando la coordinación de la protección que necesitarán los colaboradores.
Los términos seguro de viaje y asistencia en viaje suelen utilizarse como sinónimos, pero no siempre describen exactamente el mismo servicio. La diferencia puede estar en las coberturas incluidas y, especialmente, en la forma en que se gestiona cada prestación.
Tanto los seguros como los servicios de asistencia en viaje pueden contemplar prestaciones médicas y coberturas relacionadas con equipaje, documentos, demoras de vuelos, telemedicina y otros imprevistos. Mientras algunas coberturas operan mediante reembolso, determinados servicios de asistencia coordinan directamente la atención con los prestadores.
Universal Assistance, por ejemplo, contempla prestaciones de asistencia médica, teleasistencia y asistencia ante pérdida o demora de equipaje, entre otras, de acuerdo con las condiciones de cada plan.
Una emergencia durante un viaje puede ocurrir en cualquier momento, y contar con un canal de asistencia disponible las 24 horas permite que el colaborador sepa a quién recurrir y reciba orientación cuando más lo necesita.
Esto es especialmente relevante cuando se encuentra en un país que no conoce, enfrenta una barrera idiomática o necesita resolver una situación fuera del horario habitual de la empresa. Conocer qué cubre la asistencia en viaje también permite al colaborador saber con qué respaldo cuenta y cómo actuar ante un imprevisto. Para la organización, contar con este respaldo facilita la gestión de situaciones inesperadas mientras sus colaboradores están en el extranjero.
La asistencia en viaje es un complemento importante dentro de la gestión de un viaje corporativo, ya que, para los colaboradores, significa contar con respaldo ante imprevistos durante su desplazamiento; y para la empresa, permite incorporar esta protección dentro de la planificación y gestión de sus viajes.
Con más de 90 años de trayectoria, Turavion es una agencia de viajes de negocios que trabaja con Universal Assistance para ofrecer esta solución a sus clientes corporativos. Mientras Universal Assistance entrega las prestaciones de asistencia contempladas en el plan contratado, Turavion incorpora esta alternativa dentro de la gestión del viaje y mantiene atención 24/7 para sus clientes.
De esta manera, la empresa cuenta con un proveedor especializado para la asistencia en destino y, al mismo tiempo, con el acompañamiento de Turavion en la gestión de sus viajes corporativos.
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Depende de las condiciones de cada producto. Algunos seguros funcionan mediante el reembolso de determinados gastos, mientras que ciertos servicios de asistencia coordinan directamente la atención con prestadores y acompañan al viajero durante la emergencia.
Lo recomendable es contactar cuanto antes a la central de asistencia o utilizar los canales habilitados por el servicio contratado. Universal Assistance dispone de atención 24/7 y permite gestionar asistencia médica a través de su aplicación, según las condiciones del plan
La cobertura de equipaje y efectos personales depende de las condiciones y límites del plan contratado. Por eso, si un colaborador viaja con equipos de trabajo, conviene verificar específicamente si estos están incluidos, cuáles son los montos de cobertura y qué exclusiones aplican.
Algunos servicios de asistencia ofrecen atención 24/7 y pueden incluir asistencia médica, telemedicina y coordinación con prestadores. Las prestaciones y condiciones enden del plan contratado.