Contar con una política de viajes corporativos establece un marco práctico para planificar, aprobar y justificar traslados laborales. Con límites, procesos y canales definidos, la organización gana visibilidad del gasto, mejora la seguridad del equipo y asegura que cada desplazamiento responda a un objetivo concreto.
Una política de viajes corporativos es un conjunto de lineamientos que orientan la planificación, gestión y control de los desplazamientos laborales. Define desde los medios de transporte permitidos hasta los criterios de alojamiento, alimentación, seguros y rendición de gastos.
Su objetivo es crear una estructura transparente y uniforme que favorezca la toma de decisiones, mejore la experiencia del colaborador y evite desviaciones presupuestarias.
Además, contribuye a mantener la seguridad y bienestar de quienes deben viajar por negocios, minimizando imprevistos y optimizando los recursos de la empresa.
Una guía clara permite que cada viaje de negocios sea más eficiente, seguro y alineado con los objetivos de la organización. Estas son las áreas que no pueden faltar en toda política corporativa:
Toda política debe definir topes de gasto por categoría —pasajes, alojamiento, alimentación y transporte terrestre—, además de establecer los niveles de aprobación para cada tipo de viaje.
Un marco de control bien diseñado evita ambigüedades y permite equilibrar eficiencia con responsabilidad presupuestaria.
Es fundamental mantener el control y la visibilidad en todo el proceso. Contar con una agencia de viajes especializada en empresas que incluya en sus servicios plataformas integrales facilita la gestión de pasajes, alojamiento, seguros y reportes financieros, reduciendo la carga administrativa y agilizando la trazabilidad de los gastos.
La política también debe contemplar protocolos de emergencia, asistencia 24/7 y un enfoque sostenible. Esto incluye preferir proveedores con certificaciones ambientales, priorizar vuelos directos y alojamientos cercanos a los centros de reunión para disminuir traslados innecesarios.
Cuatro pasos para implementarla con eficiencia:
1) Diagnóstico: analizar la frecuencia, motivos y costos de los viajes anteriores para detectar oportunidades de mejora.
2) Definición: establecer objetivos, criterios de aprobación, límites de gasto, categorías y métricas de rendimiento.
3) Comunicación: capacitar a los colaboradores y equipos de compras sobre los procedimientos definidos, asegurando comprensión y cumplimiento.
Monitoreo: evaluar periódicamente los resultados y actualizar las políticas cuando cambien las condiciones o el presupuesto.
El Business Travel Survey 2025 indica que el 46% de las empresas considera el costo total del viaje como el factor más importante al momento de decidir sus desplazamientos corporativos. Le siguen la disponibilidad de vuelos directos (33%) y la flexibilidad de las opciones de viaje (30%). Estos resultados reflejan una gestión más planificada y consciente de los presupuestos de movilidad, donde cada viaje se evalúa según su retorno estratégico y eficiencia operativa.
Como agencia de viajes corporativos con más de 90 años de trayectoria, en Turavion ofrecemos soluciones integrales para planificar y gestionar cada viaje de negocios de manera eficiente, con plataformas especializadas que permiten ahorrar hasta un 20 % del tiempo de planificación, consolidar compras, recibir confirmaciones instantáneas y acceder a reportes detallados de gastos por período.
Con el respaldo de la red global FCM Travel, en Turavion combinamos tecnología y conocimiento local para entregar una experiencia de viaje corporativo completa, ágil y confiable.
Una política bien aplicada, apoyada por expertos, convierte viajar por negocios en una inversión estratégica para la empresa.
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A través de la centralización. Una agencia de viajes corporativos entrega visibilidad total del gasto y permite detectar oportunidades de ahorro sin afectar la productividad.
Generalmente, el travel manager o el área de adquisiciones, con apoyo de una agencia especializada. Lo ideal es revisarla al menos una vez al año o tras cambios relevantes en el presupuesto o estructura interna.
Porque fija criterios claros para elegir proveedores y rutas con menor impacto, y deja trazabilidad del desempeño ambiental de los viajes.