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En Chile, se empieza a respirar un escenario de normalidad debido al levantamiento de algunas restricciones sanitarias. Esto trae la oportunidad de organizar eventos corporativos presenciales, con los debidos resguardos.
Durante la pandemia muchas de las actividades tuvieron que pasar al formato online, en que la experiencia inmersiva que puede proporcionar la gestión de eventos se dejó de lado, al no contar con herramientas como reforzar el branding de la marca a través de la decoración o fomentar las relaciones interpersonales con descansos acompañados de un buen catering.
¿Cómo son los eventos hoy en día? A continuación, un análisis más detallado de lo que está sucediendo y cómo incorporar las medidas sanitarias a estas actividades.
Los eventos empresariales solían estar dirigidos a un público presencial cuya asistencia no requería de mayores restricciones, salvo las normas generales de comportamiento. La cita solía estar diseñada para presentar un producto o servicio en vivo, o bien, podía consistir en un programa de entrenamiento para los ejecutivos de la empresa.
Aunque las medidas sanitarias actuales son más restrictivas, con lo que se disminuyen los contagios de distintas enfermedades respiratorias, las empresas reconocen que eran buenas oportunidades para interactuar cara a cara con clientes potenciales, captar su reacción inmediata y la importancia del networking que se daba en conferencias y congresos de cada rubro.
En cualquier caso, la gestión del evento requería conseguir catering para los asistentes, material impreso, transportación y alojamiento por la duración de la actividad, lo que era parte de la experiencia.
La flexibilidad sanitaria ha traído de vuelta muchos de estos elementos valiosos, pero la prevención ahora es una constante con especial relevancia en convocatorias masivas en que se debe saber equilibrar la importancia de estas experiencias con la salud de los asistentes.
En Chile, el plan gubernamental denominado “paso a paso” ha dado lugar a un nuevo escenario de apertura que flexibiliza las restricciones de aforo en espacios abiertos o cerrados. Con todo, el Ministerio de Salud (MINSAL), sugiere mantener la ventilación cruzada y asegurarse de que los asistentes estén vacunados. Esto permite la posibilidad de que un organizador pueda hacer eventos corporativos presenciales y de forma masiva.
Dentro de esta vuelta a la presencialidad, han figurado importantes eventos de innovación, ferias con participación de representantes internacionales, entre otros. Por supuesto, cada organizador decide sus parámetros de ingreso, tales como: aplicación de gel antibacterial para las manos, toma de temperatura, entre otros, pero el pase de movilidad y el uso de la mascarilla ya no son requisitos tan estrictos.
Aunque la cifra oficial de contagios por COVID-19 destaca una reciente disminución del 20%, algunas empresas han decido mantener por más tiempo la experiencia online en sus eventos. Otro grupo de organizadores han optado por el formato híbrido, lo que permite tener asistentes presenciales y remotos a la vez. Si bien existen ventajas, estas modalidades plantean dificultades a la hora de actividades grupales, en especial las de cortesía.
Por otro lado, hay que tomar en cuenta que puede ser desmotivador que se interrumpa el desarrollo del evento por algún problema técnico o de la plataforma de transmisión. Por eso, no es extraño que 96% de los especialistas en marketing de eventos sostengan que será difícil que la virtualidad pueda desplazar en algún momento los beneficios de la presencialidad.
Un retorno seguro a la presencialidad genera confianza en quienes concurren a la cita. Por eso, los organizadores deben verificar que el recinto que recibirá a los invitados sea amplio, limpio y ventilado. Tomar las medidas sanitarias antes descritas es bien visto por los asistentes, los cuales pueden relajarse y disfrutar de la experiencia que se ha preparado para ellos.
La preparación previa de la actividad se torna más importante que nunca, pues se debe contactar a los asistentes para comunicarles las precauciones que se tomarán, como la importancia de estar vacunados y que es preferible no participar si se presentan síntomas como tos o fiebre, que son propias de las enfermedades virales comunes, pero significan un riesgo innecesario.
En Turavion sabemos cómo lograr que los eventos corporativos cumplan con las expectativas de los asistentes y sean seguros, aplicando las precauciones sanitarias del caso, porque somos especialistas en organizar reuniones y convenciones.
Nuestro servicio abarca desde gestionar los traslados, conseguir el salón de eventos adecuado, el catering, producción audiovisual y otras logísticas.
Tenemos 85 años de experiencia que nos proporcionan herramientas efectivas para adaptarnos a los cambios sin dejar de producir experiencias memorables y exitosas.