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Viajar es parte rutinaria de un negocio y, en muchas industrias, resulta fundamental para cerrar tratos y pactar acuerdos. Con eso en mente, ¿cómo se puede ejercer una gestión de riesgos adecuada, buscando que ningún ejecutivo viajando se tope con un contratiempo?
Aquí están listados varios factores a tener en cuenta.
Es la máxima estrategia previsora, pues enlista todo lo que los colaboradores necesitarán antes y después de viajar y, además, contempla cualquier incidente o error frecuente que puede acontecer durante los viajes.
Pérdida de equipaje, impuntualidad, documentación incompleta, contraer una enfermedad… la gestión de viajes para empresas debe tener una vista amplia y prepararse para resolver cualquier imprevisto. A continuación revisamos algunas de las principales situaciones a las cuales se les debe dar prioridad.
Anticipar problemas y notificarle a los colaboradores de antemano es una buena estrategia durante la gestión de viajes para empresas, misma que podemos aplicar de las siguientes maneras:
¿Avión, autobús, tren? Todos son métodos factibles de transporte, pero cada uno tendrá tanto una duración como una planificación distinta.
Por ejemplo, a la estación de autobuses puede llegarse una hora antes de la partida sin ningún problema, mientras que un vuelo requiere que arribemos con 2 o 3 horas de anticipación. Es vital saber esta diferencia en tiempos al agendar el viaje.
Un ejecutivo viajando debe tener lista toda la documentación necesaria, según su destino. Si el viaje es nacional, se recomienda que lleve su pasaporte a la mano, y en algunos casos, si es internacional, necesitará también un visado. Verifiquemos los países que requieren la visa, considerando cuánto tiempo pasaremos en dicho destino.
Asimismo, es viable llevar ya impreso el billete de vuelta, la dirección del hotel donde se hospedará y otras formas de identificación, para hacer el tránsito y la verificación de documentos lo más expedita posible.
Así, no tendrá que reorganizar todos los objetos de manera apurada apenas llegue a su destino. Esto disminuirá las probabilidades de perder documentos u objetos importantes o, en cambio, de no tenerlos a la mano cuando sea necesario.
Hoy día sigue siendo crucial poseer un pasaporte sanitario, que indica un plan de vacunación completo contra COVID-19 (mismo que es requerido para ingresar a diversos países). Es probable que también requieran una prueba negativa recién realizada; hemos de verificar los requerimientos minuciosamente.
De igual manera, se recomienda prepararse y vacunarse contra enfermedades presentes en región que se visitará. Zika, dengue, fiebre amarilla y sarampión, entre otras, son enfermedades que podemos prevenir con una vacuna aplicada previamente al viaje.
Aunado a esto, evaluemos la posibilidad de adquirir un seguro médico de viajes, que contemple riegos adicionales y le dé prioridad al bienestar del viajero.
Durante los viajes ejecutivos, se acostumbra recibir a la persona en la estación/aeropuerto con un cartel que muestre su nombre. Dado que esta costumbre evita confusiones, habrá que tomarla en cuenta durante la planificación del viaje.
Ahora bien, no perdamos de vista que agendar un método de transporte, tanto hacia la estación/aeropuerto como de vuelta, requiere acordar con precisión los horarios. Así es, un chófer o un servicio de taxi deberán conocer el itinerario de viaje de antemano y esperar al ejecutivo, ya sabiendo la ruta más efectiva al hotel o sitio acordado.
Al hablar de gestión de riegos, este es uno frecuente que necesitamos prevenir. Por eso, tener una maleta de repuesto en el lugar de destino o llevar enseres personales en un bolso que no se separe del ejecutivo viajando -donde guarde una muda de ropa y artículos de higiene personal, así como todos los documentos importantes-, le ahorrará muchos dolores de cabeza.
De este modo, si el equipaje se extravía, el ejecutivo podrá esperarlo sin problemas y tener los objetos necesarios para ese primer día en la ciudad de destino.
No es posible predecir lo que sucederá, pero si deseas que cada viaje sea exitoso, necesitas invertir en gestión de viajes para empresas. En ese sentido, Turavion será tu mejor aliado, pues somos expertos en viajes ejecutivos.
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