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Los viajes de negocios son determinantes para el crecimiento y éxito de las empresas, al punto que, por cada dólar que se invierte en este concepto, existe un incremento de $2.90 en las utilidades y de $9.50 en los ingresos, según cifras recopiladas por la Startup Bonsai. Por lo cual es necesario optimizar su gestión, fundamentando la toma de decisiones en los reportes que entrega una agencia de viajes, siendo los principales:
Este tipo de reporte presenta una relación completa de los gastos asociados a los viajes de negocios dentro de un periodo de tiempo determinado, desglosados en categorías clave, para la gestión y análisis: departamento, empleado, tipo de traslado, hospedaje, región, país, ruta, ciudad, etc.
Además, presenta data relacionada con el control de emisión y gastos frente al cumplimiento de políticas de viajes corporativos, es decir, las reglas, códigos y lineamientos establecidos por la empresa para garantizar la seguridad y buena experiencia del colaborador viajero sin comprometer los intereses financieros del negocio.
Brinda información sobre las tendencias de consumo y las variables que influyen en las decisiones de compra asociadas a los viajes corporativos, identificando dónde gastan el presupuesto los viajeros, en qué categorías e incluso con cuáles proveedores.
Permite evaluar el cumplimiento de las cláusulas contractuales pactadas antes de cada viaje con los prestadores de servicios para viajes corporativos, por ejemplo alojamiento, transporte, alimentación, etc. Esto permite un desglose para cada contrato o proveedor indicadores como puntualidad, nivel de servicio, tiempos de cada actividad, etc.
Este informe permite conocer los montos que el programa de viajes está ahorrando mediante las tarifas negociadas y otras estrategias de compra de soluciones de viajes corporativos, con desgloses por tipo de proveedor, producto, época del año, etc.
Además, el informe compara los gastos con el presupuesto para viajes de negocios, y brinda un listado de acciones recomendadas para respaldar las iniciativas de contención de costos de la empresa.
La gestión de viajes corporativos va más allá de la reserva de pasajes aéreos, hospedaje y transporte. Implica el control, seguimiento y ejecución de los programas de viajes, así como la redacción de informes sobre los gastos, negociaciones y cumplimiento de políticas.
El análisis de reportes es clave para tomar una serie de decisiones, tienen un gran impacto en las utilidades de la empresa y en sus operaciones cotidianas, ya que contienen datos de valor, presentados de manera clara y objetiva, lo que permite fortalecer y mejorar la política de viajes.
El informe de seguimiento de gastos y cumplimiento de políticas, permite identificar la forma en que se está gastando el presupuesto asignado a los viajes corporativos, así como detectar aquellos costos que no fueron autorizados con anticipación o que no hacían parte de la planificación.
Con base en esa información es posible adaptar el presupuesto en función de prioridades cambiantes, así como comparar los gastos planificados frente a los reales para optimizar las previsiones y futuras asignaciones.
Esto es muy importante si se considera que los gastos de viajes corporativos representan uno de los mayores costos de las empresas y el presupuesto promedio se conforma de alojamiento, pasajes aéreos, comida y transporte. Sin embargo, en Turavion incluimos datos con base en nuestro servicio de asistencia al viajero.
El análisis de datos y comportamiento de compra, así como la información de gastos y cumplimiento de políticas de viaje, permite tomar decisiones relacionadas con la reducción de costos y adquisición de productos en viajes futuros.
Por supuesto, esto no compromete factores como el bienestar del viajero y los objetivos de cada salida, como tiempo de estadía, cantidad de personas involucradas, ubicación del hotel, necesidad de traslados por tierra, etc. Es más, en Turavion recopilamos información sobre la satisfacción del colaborador, que entrega importantes nociones sobre oportunidades de mejora.
El conocimiento aportado por los diferentes reportes, especialmente el relacionado con el cumplimiento normativo de los proveedores, nos permite informar sobre la calidad del servicio proporcionado, si existió algún incumplimiento y sugerir contrataciones con determinadas compañías, atendiendo a diferentes factores como seguridad, puntualidad, etc.
El análisis y monitorización de cada viaje y cumplimiento de políticas, permite facilitar el reporte de gastos y la aprobación de estos para cada colaborador, procurando que estén dentro del presupuesto y se acojan a las políticas de viaje.
También se puede evaluar la proactividad considerando si el pago de un ítem no contemplado significó un beneficio para la empresa, por ejemplo mejorar su imagen si se trató de una cortesía que facilitó la dinámica de una reunión.
Los reportes en mención aportan el conocimiento necesario para mejorar tus programas y políticas de viajes, alineando expectativas, presupuesto, gestión de riesgo, experiencia de los viajeros y los resultados en la práctica.
En resumen, nuestros reportes te ayudan a optimizar la toma de decisiones relacionadas con la gestión del control de gastos y cumplimiento durante los viajes de negocios, haciendo más eficiente la inversión de tu presupuesto. También estamos atentos a tu satisfacción, con encuestas post venta.
En Turavion encontrarás el mejor aliado para la gestión de viajes corporativos basada en datos, algo indispensable en el contexto de transformación digital de la economía y sociedad. Como líderes en nuestro sector te brindamos alianzas estratégicas, ya que somos partner exclusivo en Chile de la Red Global FCM Travel y contamos con una plataforma avanzada para procesar tus requerimientos. ¡Viaja con nosotros!