El viaje corporativo es una poderosa herramienta para que las empresas aumenten sus redes comerciales, accediendo a nuevas oportunidades de negocio y fortaleciendo las relaciones con sus clientes.
Después de tres años de pandemia, esta modalidad está volviendo con fuerza y según Amex GBT, un 60% de los trabajadores afirma que prefieren hacer viajes ejecutivos, ya que las plataformas digitales dejaron de ser las más productivas para la toma de decisiones.
En este contexto, las empresas necesitan de una gestión de viajes que les permita manejar aspectos logísticos como la duración de los viajes y sus itinerarios, además de poder identificar oportunidades de ahorro. Para esto, es necesario conocer los diversos tipos de viajes de negocios que existen y definir los objetivos de esta inversión.
Un viaje comercial se realiza para dar a conocer una empresa en nuevos mercados y sectores comerciales. Estos son muy beneficiosos para identificar a clientes potenciales y explorar las diversas vías de distribución disponibles.
Es necesario que estos viajes sean aprobados con anticipación por parte de la gerencia y que se planeen estratégicamente las fechas y destinos en las que resultará más productivo que los colaboradores visiten a sus prospectos.
Considerando la capacidad resolutiva de las reuniones presenciales, tener un solo proveedor de viajes ejecutivos permite optimizar el presupuesto y poder acudir a estas instancias las veces que sea necesario.
En este tipo de viaje suelen participar los altos mandos de una empresa y tienen el objetivo de desarrollar relaciones con socios comerciales. En estas instancias se generan alianzas, se efectúan compras de acciones y se discuten proyectos en conjunto.
Debido a que en estos intercambios el elemento social puede marcar una diferencia, es probable que los ejecutivos incurran en gastos de representación para invitar a potenciales socios a comidas o eventos. Para estos casos, es fundamental contar con una política de viaje corporativo que defina los parámetros en este aspecto.
Para brindar una mejor experiencia a los representantes de la empresa y aumentar su productividad, es favorable hacer uso de la tendencia bleisure y darles unos días extra para disfrutar del lugar en que se encuentran.
Las reuniones internas se tratan de asambleas donde se juntan accionistas y directivos para discutir decisiones importantes como ajustes financieros o cambios en las políticas internas, que son de gran impacto para el desarrollo de una compañía.
En estos casos, es necesario contar con un alto nivel de logística, ya que generalmente participan personas cuyo tiempo es sumamente valioso, es por eso que muchas empresas prefieren apoyarse de agencias expertas para garantizar que esta gestión de viajes sea infalible.
Para eso es aconsejable buscar la asesoría de un experto en eventos MICE, que cuente con un equipo multidisciplinario y lleve el control de los procesos y gastos.
Los eventos de esta categoría son ocasiones masivas donde participa un gran número de colegas y prospectos que componen el mismo sector empresarial. Son excelentes oportunidades para hacer networking y aprender de otras compañías.
Tales instancias usualmente tienen una duración prolongada y consideran a múltiples participantes de una sola empresa, por lo que es conveniente la asociación con proveedores que puedan ofrecer descuentos por contratar el servicio completo que consideren tickets de avión, alojamiento, movilización y alimentación.
Además de lo anterior, ya en terreno se necesitará que la logística sea precisa para llegar al lugar de reunión a tiempo. Por otra parte, dado que el público será numeroso, hay que ubicarse en un sitio con buena acústica y prestar atención al catering, que debe consumirse en la medida que higiene sea impecable.
De igual forma, si se cuenta con gastos de representación pueden verse alternativas para retirarse al finalizar el evento y volver al hotel o salir a comer fuera de este, lo que requiere tener claro en la política de la empresa cuáles se pueden justificar.
Un viaje técnico tiene como objetivo el mantenimiento o la reparación de las maquinarias que utiliza una empresa en su producción. Estos incluyen a uno o múltiples miembros del equipo especializado y, dependiendo de la compañía, podrían realizarse local o internacionalmente.
Si estos viajes son de mantenimiento periódico, es posible planificarlos con anticipación, pero también pueden responder a una avería inesperada, por lo que se requiere de una gestión de viajes sumamente ágil para organizar toda la logística sin previo aviso.
Al contactar a expertos en viajes corporativos, ellos sabrán conseguir la mejor relación precio y calidad en cuanto a pasajes y alojamiento, que al no planificarse con antelación pueden ser muy caros, a menos que se tenga “contactos” o alianzas con proveedores de estos servicios.
Como su nombre lo indica, estos son viajes corporativos que se toman para incentivar los lazos entre colaboradores y estimular su productividad laboral. Generalmente, los incentivos incluyen actividades de team building o la visita a lugares culturales.
Para lograr que estas instancias se desarrollen con éxito, se deben reservar todos los alojamientos, actividades, movilización y comidas meses antes del viaje, ya que este tipo de viaje puede ocurrir internacionalmente e incluir turismo empresarial. También hay que considerar una asistencia de viaje con cobertura amplia para cada uno de los participantes.
En este caso contratar tours de manera directa, puede parecer lo más apropiado al no conocer a quienes los realizan. Sin embargo, lo mejor es asesorarse de profesionales que conozcan la oferta local de actividades y puedan conseguir buenos precios por volumen de personas o cantidad de servicios contratados.
A lo largo del tiempo una empresa puede enfrentar cambios en sus procedimientos y la incorporación de nuevas tecnologías, los viajes de formación buscan capacitar a los colaboradores para integrar estas innovaciones en su desempeño laboral.
Si bien, estos viajes no suelen durar más de un par de días, suelen reiterarse durante el año dependiendo de las necesidades de la empresa, por lo que nuevamente se debe poner atención a la política de viajes para conocer los presupuestos destinados a la reserva de servicios, costos de alimentación y viáticos para los colaboradores.
Los profesionales en viajes corporativos no solo refuerzan la política de viajes de la empresa, sino que hacen seguimiento y entregan reportería, con la que se obtiene data que permite hacer evaluaciones e introducir mejoras a esta inversión de la empresa.
La gestión del viaje corporativo es clave para permitirle cumplir con los objetivos de esta inversión. Es por eso que Turavion ofrece una asistencia especializada en cada una de estas categorías, incluyendo turismo empresarial, que ayuda a reducir errores y garantiza las mejores tarifas, haciendo de esta modalidad de trabajo una opción conveniente para su empresa.