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La organización de eventos MICE trae consigo un montón de pasos que pueden definir su éxito, los que van desde la planificación y organización misma hasta la promoción y evaluación de la experiencia. Estos dos últimos aspectos son claves no solo para generar interés y atraer empresas y profesionales a participar, sino que, además, es una gran oportunidad para generar relaciones a largo plazo con actuales y posibles socios y colaboradores.
Como el mundo del marketing es complejo y tiene varias aristas, a continuación se hablará sobre los puntos principales que debe tener una estrategia de marketing de eventos MICE para llegar al público objetivo correcto y ofrecer una gran experiencia de principio a fin.
En otro artículo, hablábamos de consejos para organizar eventos MICE exitosos. Después de ver detalles importantes como fecha, lugar, programa del evento y presupuesto, entre otros, es crucial hacer un plan de marketing de eventos, que, como su nombre lo indica, se trata de crear una estrategia para promocionar y comercializar la instancia.
Al igual que otros tipos de marketing, el marketing de eventos se compone de diversos factores que, al llevarse a cabo de manera correcta, permiten alcanzar los resultados deseados. ¿Cuáles son esos principales elementos?
Al definir objetivos de marketing, en general, se recomiendan que sean SMART, es decir, por sus siglas en inglés, medibles, alcanzables, relevantes y en un límite de tiempo. Por ejemplo, se podría establecer como meta atraer un 30% más de público al congreso que en el año anterior.
De todas formas, hay que tener en cuenta los lineamientos de la empresa y qué busca el evento en sí mismo. Si, por ejemplo, se está haciendo el lanzamiento de una nueva línea de productos, entonces el objetivo debería estar relacionado con el conocimiento de esta.
Entender al público objetivo es fundamental para dirigir las acciones de marketing. El primer paso es definir la audiencia, es decir, identificar quién y cómo es el cliente ideal, considerando características demográficas. Lo siguiente es hacer una segmentación, tomando como base los intereses, necesidades o comportamientos en común. Con esto listo, el siguiente paso es hacer una investigación sobre cómo se mueven en el mundo digital. Todos estos datos e información servirá para crear mensajes personalizados en los medios adecuados.
Diseñar una promoción integral es crucial para eventos MICE, ya que su objetivo es obtener mayor visibilidad y reconocimiento de la marca de la empresa. Para lograrlo, es importante contar con un diseño promocional actualizado que se enfoque en estrategias de difusión efectivas. Estas estrategias permiten llegar a más personas afines al contenido de la empresa.
Dos herramientas de marketing digital que funcionan bien para promocionar un evento MICE son:
Se trata de un sitio web al que se accede después de hacer clic en un enlace o botón. En esta página, se puede informar sobre el evento corporativo, incluyendo detalles como la fecha, el lugar y el contenido. Utilizando un diseño atractivo, la landing page puede proporcionar información sobre el anfitrión, los invitados principales y el propósito del evento.
Son una excelente plataforma para dar a conocer la información del evento y poner en marcha estrategias de promoción específicas para cada red social, lo que ayuda a alcanzar al público deseado. Gracias a los algoritmos de las redes sociales, el anuncio del evento puede tener una amplia visibilidad. Es fundamental tener habilitado el buzón de mensajes y agregar el enlace de la página web en la descripción del perfil de la empresa para una promoción efectiva.
Una buena organización de eventos corporativos y empresariales requiere de un diseño y gestión de un programa realista y atractivo. Actividades llamativas, conversaciones atractivas e instancias de enriquecimiento de negocios, ayudan a mejorar el valor de la marca gracias a la generación de experiencias memorables y positivas.
Por ejemplo, actividades donde las personas puedan mostrar su valor como trabajador y su desempeño dentro de la empresa, como también actividades donde el público comente sus principales necesidades y se les dé espacio de habla, produce una gran sensación de validación y fidelización. Al captar la atención del público y devolver escucha y relaciones de confianza, la marca de la empresa alcanza un reconocimiento positivo y se facilitan los mecanismos de producción de eventos corporativos futuros.
Evaluar los resultados de eventos anteriores puede ayudar a construir mejores experiencias para el futuro. Tomando en cuenta dificultades del pasado, como también los puntos fuertes de esos eventos, se puede innovar en experiencias para el público deseado.
Cuando se demuestra cuidado en la organización de eventos corporativos y empresariales, por medio de la constante mejora, el resultado es más interesante, inspirador e informativo que veces anteriores.
Las herramientas de gestión de relaciones en eventos (CRM) ayudan a registrar la información de los asistentes, gestionar los números y correos de contacto para mantener el contacto posterior, y hacer seguimiento de las personas que se interesaron en la empresa.
Entre las variadas herramientas, están Salesforce y Hubspot, formas de software de gestión de relaciones con clientes.
Con más de 85 años de experiencia, Turavion se especializa en la gestión de viajes y apoyo en la producción de eventos corporativos. Con un equipo de casi 300 profesionales altamente capacitados, ofrece a las empresas la mejor ayuda para gestionar reservas, contratar servicios de transporte, vuelos, hotelería y gastronomía. Garantiza una experiencia cómoda, con uso de tecnología de punta para la planificación y ejecución de eventos MICE, respaldada por su vasta trayectoria y conocimiento del sector.