Una rutina clara al realizar viajes corporativos puede ser la clave para que todo salga según lo previsto. Al tener un paso a paso previamente establecido, es posible maximizar la productividad, así como reducir el estrés de los viajeros.
Los viajes de negocio son muy valorados por las empresas, ya que permiten expandir la marca a nuevos mercados, conocer tendencias en la industria y estrechar lazos con socios, clientes y proveedores. De hecho, este 2024, cerró con un gasto récord en viajes corporativos a nivel mundial, equivalente a 1,5 billones de dólares. Por ello, una buena planificación se hace imprescindible para sacar el máximo provecho de este tipo de experiencias.
Establecer una rutina de viaje implica diversas tareas, como planificar horarios, priorizar actividades y adaptarse a las condiciones del lugar de destino. Si bien demanda un importante esfuerzo previo, esta labor es totalmente necesaria. Solo así, una empresa y los viajeros pueden aprovechar al máximo todos los beneficios que ofrece visitar otras ciudades y países.
¿Por qué es tan crucial definir una rutina al realizar viajes corporativos? Estas son las principales razones:
Una guía clara de lo que se debe hacer en cada momento no solo evita que todo se vuelva un poco caótico. También favorece un mayor enfoque de los representantes de una empresa. Así, pueden centrar el 100% de sus energías en participar con la máxima eficacia en las distintas instancias que engloba un viaje corporativo. Por ejemplo, reuniones con accionistas, presentaciones o actividades de team building.
Un itinerario de viaje previamente establecido reduce la toma de decisiones espontáneas. Con esto, se logra un óptimo control sobre el tiempo y las actividades que se van a realizar, reduciendo la incertidumbre entre los viajeros. En esta línea, una buena planificación evita la ansiedad del grupo, así como posibles discusiones por la falta de coordinación.
Un horario definido para cada actividad permite a los viajeros aprovechar de mucho mejor manera cada jornada, evitando la sensación de estar siempre corriendo contra el tiempo. De esta forma, consiguen planificar sin problemas sus horarios de sueño, comidas y momentos de relax. Es decir, una rutina clara contribuye al bienestar general de una delegación, favoreciendo su máximo rendimiento.
Con una rutina definida también resulta más sencillo organizar todos los detalles asociados al viaje. Saber qué lugares en específico se van a visitar, así como las actividades que se van a realizar facilita la preparación de los viajeros. Esto les permite reunir todos los documentos necesarios, empacar la vestimenta adecuada e interiorizarse sobre costumbres de la comunidad con la que van a interactuar.
Establecer una rutina de viajes facilita el logro de los objetivos al realizar viajes de negocios. Dada su relevancia, una interesante opción consiste en contratar servicios especializados para desarrollar la mejor planificación posible. Aquí es donde la ayuda de una agencia de viajes cobra gran importancia.
Estos son los principales beneficios de trabajar con este tipo de empresa para organizar viajes corporativos:
Una agencia se encarga de todos los detalles asociados a la planificación del viaje. Por ejemplo, compra de pasajes, reserva de hoteles y coordinación de transporte terrestre. De igual forma, es un relevante apoyo para el área de finanzas, porque centralizar dichas gestiones con un solo proveedor permite una organización de gastos eficiente y un mayor control de los mismos. Además, el servicio de reportería entrega información de valor, cuyo análisis puede indicar oportunidades de mejora.
A partir de esto, los colaboradores de la empresa consiguen descansar de una tarea que en momentos puede llegar a ser agobiante, centrando sus esfuerzos únicamente en actividades de mayor valor.
Una agencia especializada en la gestión de viajes para empresas cuenta con grandes conocimientos de la industria. Por lo tanto, le es muy fácil recomendar los mejores lugares para hospedarse, comer y visitar en el destino al que se va a viajar, brindando una excelente experiencia. Asimismo, puede adaptar el itinerario a los objetivos específicos de una compañía, y ofrecer información importante sobre el lugar de destino, como aspectos culturales y de seguridad.
Una agencia de viajes cuenta con una valiosa red de contactos, lo que le permite acceder a proveedores confiables que cuentan con experiencia atendiendo a viajeros de negocios. De este modo, una empresa puede asegurarse de no sufrir decepciones ni imprevistos, garantizando la calidad del servicio y la comodidad. En este sentido, las agencias también ayudan a optimizar rutas, evitando escalas innecesarias o un alto desembolso en transporte al llegar al lugar de destino.
Finalmente, las agencias de viajes de negocios optimizan el presupuesto de las empresas, aconsejando las mejores fechas y momentos para adquirir pasajes y servicios. Gracias a su experiencia y acceso a información en tiempo real sobre variaciones de precios y tendencias del mercado, pueden recomendar cuándo es más conveniente reservar, asegurando tarifas más competitivas.
La organización de un viaje de negocios no es algo que se puede dejar al azar. Al contrario, una exhaustiva planificación es clave para obtener buenos resultados. Ante esto, solicitar la ayuda de expertos en la materia representa una sabia decisión si deseas crear una rutina de viaje de manera eficiente.
Turavion es una agencia con 90 años de experiencia optimizando la organización de viajes corporativos. Con su ayuda es posible planear viajes eficientes, donde además de acceder a destacados servicios aéreos, de hotelería y transporte, tu empresa puede lograr total control sobre el tiempo, facilitando el eficaz desarrollo de cada actividad.