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Para que un viaje de negocios tenga éxito, es necesario que haya una buena planificación y preparación del equipo involucrado, definiendo cada detalle de manera minuciosa para que quienes participen en la travesía solamente se deban de preocupar por ser productivos, cumplir con el objetivo del traslado y nada más.
Lejos de ser algo menor, la correcta ejecución de un viaje de negocios impacta directamente en el desempeño empresarial y puede influir significativamente en el desarrollo profesional de quienes participan.
Bajo ese argumento, es una buena idea saber cómo se realiza una correcta gestión de viajes para empresas, para que las metas organizacionales se cumplan y los viajeros no sientan una presión innecesaria debido a inconvenientes o falta de información.
A continuación, se presenta una guía práctica con consejos esenciales para asegurar que el próximo viaje de negocios de la empresa se realice de manera eficiente, sin contratiempos, y con los colaboradores adecuadamente preparados para cumplir con sus objetivos.
Durante estas sesiones, se deben detallar los motivos del viaje, los objetivos a alcanzar, las personas con las que se establecerán contactos, y la manera en que se llevarán a cabo las interacciones. Estas reuniones son una excelente oportunidad para aclarar dudas y garantizar que todos estén alineados en sus expectativas.
No hay que olvidar informar a los participantes acerca de aspectos relevantes respecto al destino que van a visitar. Por ejemplo, información acerca de la cultura de las personas y sus costumbres, para que sepan cómo desenvolverse y comunicarse efectivamente, evitando malentendidos. Asimismo, hay que informar sobre el alojamiento, vuelos, horarios y transporte, para que todos sepan qué esperar y puedan organizarse a tiempo.
Una buena organización de viajes de negocios implica la asignación de roles dentro del grupo para que cada colaborador desempeñe una tarea específica de acuerdo a sus habilidades y aptitudes. Por ejemplo, puede haber alguien que se preocupe de las relaciones con los clientes, otra persona que prepare las presentaciones y conferencias, y alguien que se encargue de la logística. Así se garantiza que lo que se haga tenga valor, sea lo más eficiente posible y que todos participen.
Igualmente, hay que asegurarse con antelación de que todos los viajantes cuenten con los documentos requeridos para viajar e ingresar al país de destino, como visas, pasaporte y seguros, según lo que vayan a realizar en su destino o lo que demande la normativa o legislación del sitio que visitan.
Es clave definir un canal de comunicación común en el que se encuentren los participantes del viaje y el encargado en la empresa, de tal modo que siempre exista una coordinación eficiente y una respuesta inmediata si surge una emergencia o alguien necesita ayuda. Este canal puede ser desde un chat grupal en WhatsApp o Telegram, hasta correos electrónicos o una plataforma dedicada a gestionar proyectos.
Es fundamental elaborar un plan detallado para enfrentar imprevistos, reconociendo que son situaciones frecuentes que no deben provocar pérdida de control. Se deben considerar retrasos en los vuelos, cambios en eventos o reuniones, problemas con el hospedaje y el transporte, así como la posibilidad de gastos imprevistos. Anticipando estos inconvenientes, los problemas se pueden resolver más rápido, haciendo la ejecución del viaje más fluida.
Porque no todo es trabajo, algo recomendable es pensar en el bienestar del equipo y determinar periodos claros para el descanso y la recuperación luego de llegar al destino o después de jornadas que se prevean como agotadoras. Hay que tener en cuenta que los colaboradores sin estrés rinden mejor, están más contentos y alcanzan una mayor productividad.
Es esencial realizar un seguimiento constante del viaje, manteniéndose informado sobre el progreso de los viajeros. Para ello, se recomienda llevar a cabo breves reuniones remotas en las que se discutan las tareas completadas, se aborden dudas y se resuelvan posibles inconvenientes antes de que se conviertan en problemas significativos. Esta comunicación continua permite que los viajeros se sientan apoyados y alineados con los objetivos del viaje.
Como se ha podido observar, la estructuración de los viajes corporativos requiere de una cuidadosa planeación, y para lograrla, las empresas pueden apoyarse en agencias de viajes especializadas.
Con sus servicios, se simplifica la organización y gestión de cada uno de los elementos necesarios para desarrollar un viaje de negocios, abarcando desde la selección de hoteles y vuelos, hasta el cumplimiento de las políticas de la empresa, clave para reducir los gastos imprevistos. De esta manera, con una agencia de viajes, se optimizan también los costos, se reduce la carga administrativa y se ahorra tiempo.
Con Turavion, por ejemplo, es posible ahorrar hasta un 20% de tiempo en la planificación de los viajes de empresas. Con casi 90 años de trayectoria asistiendo a organizaciones, es capaz de entender diferentes necesidades y ofrecer soluciones a la medida, con un equipo multidisciplinario que brinda soporte 24/7.