Aunque el trabajo remoto ha propiciado el aumento de las reuniones online y capacitaciones con asistentes de cualquier parte del mundo, una encuesta global de Accor determinó que el 41% de los profesionales coincide en que las interacciones presenciales son más eficaces para los negocios. Más de un tercio sostiene que los encuentros en persona suponen una inversión que merece la pena, tanto en tiempo como en costes.
La clave, sin embargo, es garantizar que estos desplazamientos no se conviertan en un foco de gastos descontrolados, para lo que resulta fundamental dominar cómo reducir costos en una empresa sin sacrificar el impacto de la presencialidad.
Uno de los errores más comunes en la gestión de costos relacionados con los viajes de negocios es la falta de políticas claras y estandarizadas. Cuando los colaboradores reservan de manera independiente, la organización pierde visibilidad sobre el flujo de caja y desaprovecha tarifas preferenciales, por ejemplo.
Al respecto, Jaime Vial, Director Comercial de Turavion, señala:
El error más común es no tener un solo punto de control: distintas áreas reservan por su cuenta, sin políticas claras ni visibilidad del gasto real. Eso no solo encarece el presupuesto, muchas veces sin que la empresa lo note, sino que también deja a los viajeros sin respaldo cuando surge un imprevisto. La falta de reportería centralizada es, en la práctica, dinero que se pierde de forma invisible.
Otros tropiezos frecuentes incluyen la compra de pasajes y alojamientos a última hora, la omisión de los programas de fidelización y la ausencia de un registro centralizado que permita auditar cada viaje de negocios.
Para entender el impacto real de contar con aliados expertos, vale la pena comparar cómo opera un equipo interno frente a una solución profesional:
Para optimizar el presupuesto, es fundamental cambiar la reacción por la prevención. Esto implica aplicar un conjunto de buenas prácticas operativas y tecnológicas:
Comprar con semanas de anticipación marca una diferencia drástica en las tarifas aéreas y hoteleras. Establecer ventanas mínimas de reserva según el tipo de viaje de negocios permite evitar pagar las tarifas dinámicas más altas que aplican las aerolíneas y proveedores de alojamiento a medida que se acerca la fecha.
Es recomendable reservar vuelos con al menos 15 días de antelación. Hacerlo dos meses antes, por ejemplo, puede significar un ahorro de 10%. Adelantarse también permite tomar medidas en caso de que el viaje coincida con algún evento importante que haga que las habitaciones puedan agotarse rápidamente.
Muchas veces, mover un traslado un día antes o un día después reduce considerablemente el valor final del itinerario. Fomentar la apertura en los itinerarios de los colaboradores permite aprovechar días con menor demanda y tarifas más competitivas, optimizando notablemente la gestión de costos.
Este punto es clave cuando también se organizan viajes bleisure, es decir, viajes que mezclan negocios y placer.
Centralizar todas las compras a través de una plataforma única permite un control riguroso de las políticas internas. Esto garantiza que se respeten los límites establecidos para viáticos, categorías de hoteles y aerolíneas permitidas.
Un ejemplo es la plataforma OBT de Turavion, una herramienta de desarrollo propio y diseñada específicamente para la autoatención en viajes corporativos. Esta solución permite a los colaboradores gestionar sus propios itinerarios con confirmaciones instantáneas, manteniendo siempre la autonomía dentro de las reglas de la empresa.
El análisis sistemático del histórico de desplazamientos permite identificar patrones de demanda, rutas recurrentes, estacionalidad y oportunidades de optimización del presupuesto. Esta información facilita la consolidación del gasto con un número reducido de proveedores estratégicos, fortaleciendo la capacidad de negociación de la empresa.
De esta manera, es posible negociar tarifas corporativas preferentes, condiciones comerciales más competitivas y acuerdos personalizados con cadenas hoteleras y empresas de transporte, beneficios que difícilmente se obtienen mediante contrataciones aisladas.
Definir políticas claras para los viáticos, incluyendo un monto máximo diario (per diem) destinado a alimentación y traslados urbanos, permite estandarizar los criterios de gasto y reducir discrepancias en los procesos de rendición.
Además, este enfoque entrega mayor claridad a los colaboradores respecto de los gastos cubiertos durante un viaje de negocios, contribuyendo a una gestión más eficiente y consistente de los recursos.
Incorporar herramientas digitales para la rendición de gastos permite agilizar la captura de comprobantes, automatizar los flujos de aprobación y simplificar los procesos de reembolso.
Para esto, existen soluciones como Rindegastos o Expensify, que centralizan este proceso en una única plataforma, mejorando la trazabilidad de la información, reduciendo la carga administrativa del equipo contable y proporcionando datos más confiables para el seguimiento y la optimización continua del presupuesto de viajes.
Las condiciones del mercado, las tarifas y las necesidades de viaje de las empresas evolucionan de forma constante, por lo que una política de viajes no debería permanecer estática. Revisarla periódicamente permite detectar oportunidades de ahorro, evaluar el desempeño de los proveedores y ajustar los criterios de reserva según los patrones de gasto observados.
Según la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), las empresas que invierten estratégicamente en viajes corporativos pueden mejorar su retorno sobre la inversión y capturar nuevas oportunidades de ingresos. Sin embargo, aprovechar estos beneficios requiere de tiempo, tecnología y experiencia en el mercado turístico.
Aquí es donde contar con una agencia de viajes para empresas marca un antes y un después en la gestión de costos. Una agencia especializada ya sabe anticiparse ante estos retos, previendo alzas de precios, identificando rutas alternativas y resolviendo imprevistos en tiempo récord sin cargos ocultos.
En Turavion ofrecen un servicio integral enfocado en cómo reducir costos en una empresa, optimizando cada itinerario y gestionando hasta el más mínimo detalle para asegurar que los viajes sean seguros, eficientes y dentro del presupuesto establecido. Todo en un solo punto de control.
Descubre cómo Turavion puede ayudarte a gestionar los viajes de negocios de tu empresa de forma más eficiente, reduciendo hasta un 20% el tiempo dedicado a su administración.
El ahorro varía según el volumen de viajes y la gestión de cada empresa. Sin embargo, una agencia especializada puede contribuir a optimizar la planificación, centralizar las reservas y mejorar el control del presupuesto.
Es el proceso estratégico de planificar, monitorear y optimizar todos los gastos derivados de los desplazamientos laborales (pasajes, alojamiento, viáticos y transporte). Es vital para evitar fugas financieras y maximizar el retorno de la inversión de las reuniones presenciales.
Para evitar cobros excesivos por penalidades, lo recomendable es gestionar los tickets bajo tarifas corporativas flexibles o contar con la mediación de un equipo especialista en viajes de negocios que reasigne los tramos sin perder la inversión inicial.