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Los viajes corporativos son instancias claves para las organizaciones, pues les permiten ampliar sus operaciones, sus redes de contactos, conocer innovaciones en su rubro y hacer tratos con socios y proveedores. A la vez, una buena gestión de viajes para empresas permite obtener los resultados esperados, cuidar el presupuesto y estar preparados ante posibles contratiempos.
¿Qué problemas podrían llegar a darse al organizarlos? A continuación se encuentran las principales fallas a evitar.
La gestión de viajes para empresas incluye su organización y planificación, encargarse de las reservas de vuelos y contratación de servicios. Además, implica la administración del presupuesto, el cumplimiento de la política de viajes de la empresa y velar por la seguridad de los trabajadores.
Al tomar todas estas responsabilidades, los errores más comunes que suceden debido a una gestión deficiente son los siguientes:
Ocurre cuando, por ejemplo, el presupuesto de viaje no está actualizado a los precios del mercado, lo que se reflejará en excesos inesperados en los gastos. También puede deberse a hacer las reservas a último minuto, cambios de itinerarios y penalizaciones por cancelaciones tardías.
Para que esto no suceda, es importante llevar un presupuesto actualizado y realista, que también sea adecuado a las necesidades de cada viajero y el destino al que se dirige.
Una política de viajes poco comprensible o incompleta, muy probablemente lleve a la empresa a caer en errores dentro de la gestión del viaje de negocios. Esto puede reflejarse en tener vacíos en temas de seguridad, presupuesto y sus normativas de reembolsos.
Entre sus consecuencias está llevar a la toma de decisiones incorrectas, ralentizar los procesos internos y obstaculizar la eficiencia operativa. De igual forma, si las reglas y procedimientos no están claros en los viajes de empresa, es posible que se produzca disconformidad y desorientación de parte de los colaboradores, lo que puede afectar negativamente su moral y el compromiso con la empresa, por ejemplo, al sorprenderse con que han hecho gastos que no estaban permitidos.
La gestión ineficiente de los viajes corporativos puede implicar un impacto negativo en la productividad de los colaboradores y la actividad en general, ya que pueden producirse las siguientes situaciones:
– Mayor estrés y fatiga en los colaboradores debido a trayectos agotadores, imprevistos e incertidumbre, lo que puede afectar su rendimiento, concentración y hasta el objetivo laboral que persigue el viaje de negocios.
– Problemas logísticos, como retrasos en los vuelos, falta de acceso a herramientas y recursos necesarios durante los viajes, lo que puede interferir con el itinerario y trabajo planificado.
La tecnología de viajes simplifica y mejora con notoriedad su gestión. No apoyarse en ella suele traer consigo problemas como pérdida de tiempo, esfuerzo, además de la falta de control por no tener un sistema específico para reservar y registrar las operaciones. También amplía las posibilidades de cometer errores económicos por no contar con un sistema automatizado para transacciones.
Una óptima tecnología de viajes de empresa debe garantizar: adaptarse a las necesidades y a la política de viajes de la empresa, la detección y alerta temprana de factores que puedan afectar la salud y seguridad de los colaboradores. Entregar soluciones escalables para la visualización y flujo de aprobación de gastos, recolección de datos, que la gestión de riesgos brinde asistencia en tiempo real, además de un sistema de notificaciones para mantener informados a los viajeros.
El análisis de datos es fundamental en la organización de viajes de negocios. Tal como sostiene la propia experiencia de la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA), progresar en su recolección lleva a una mayor eficiencia operativa. Además, permite la mejora constante en el área de viajes para reducir costos y asegurar el bienestar del pasajero.
No contar con ellos impide encontrar oportunidades de mejora, identificar las preferencias de los pasajeros para hacer más grata y personalizada su experiencia, al igual que llevar un registro del cumplimiento de la política de viajes. Para evitar esta situación es recomendable establecer indicadores clave de rendimiento, recopilar data de viajes, usar herramientas para interpretarlos y tomar decisiones en función de la información obtenida.
Ante la diversidad de escenarios poco favorables que pueden surgir de un error, la dificultad de conseguir el cumplimiento de los objetivos y a la vez tener un programa de viajes ordenado, es recomendable dejar la gestión de viajes en manos de expertos.
En Turavion, se desempeñan casi 300 profesionales capaces de realizar una gestión de viajes excepcional, tomando en cuenta las necesidades de la empresa. Teniendo como garantía sus más de 85 años de trayectoria, se puede confiar en obtener una organización de viajes de negocios acorde a los más altos estándares.