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Una política de viajes corporativos es un documento que permite definir las condiciones de un viaje de negocios, incluyendo temas como presupuesto, gastos que asume la empresa y soluciones de alojamiento y transporte. Esto para garantizar que no haya problemas ni malos entendidos en cuanto a la administración y gestión del viaje.
En general, la política de viajes corporativos es redactada por los directores administrativos y financieros de las empresas, a veces en colaboración con los Travel Managers de la organización, y los obliga a situarse ante distintos escenarios posibles para tomar las mejores decisiones que beneficien la eficiencia, transparencia, seguridad y, claro, la reducción de costos.
Ahora bien, una política de viajes corporativos donde se incluya el bleisure implica establecer algunas normas especiales. Primero veamos bien de qué se trate el bleisure.
La tendencia del bleisure (bussines y leisure) se trata de viajes de negocios en los que se aprovechan los tiempos libres o se piden unos días extra para vacacionar.
No es un tipo de práctica reservada únicamente a quienes trabajan en la oficina, ya que las personas que teletrabajan también pueden aprovechar el bleisure dada la versatilidad de su forma de trabajo.
Por ser una práctica beneficiosa para la orgánica de las empresas, el bleisure ha tomado cada vez mayor relevancia. Pues, para los trabajadores representa una posibilidad de recargar energías y pasarlo bien, lo que mejora el ánimo y potencia la creatividad. Por otro lado, para las empresas puede ser una estrategia para aumentar la satisfacción y el desempeño de los colaboradores, lo que a su vez sirve para atraer al talento joven.
Para garantizar un bleisure travel exitoso tanto para el profesional como para la empresa, es crucial contar con una política de viajes que aborde detalladamente todas las inquietudes que puedan surgir antes, durante y después del viaje. A continuación, algunas recomendaciones:
Es fundamental involucrar a las diferentes áreas de la empresa que tienen que ver con los viajes de negocios para que las políticas estén alineadas a los objetivos corporativos, financieros y de recursos humanos.
Por ejemplo, este último departamento debe mantener un registro de las solicitudes de los viajes que incluyan el bleisure para contabilizar los días de vacaciones anuales que se deben descontar. Además, puede estar a cargo de evaluar los efectos de este tipo de viajes, como, por ejemplo, el aumento de la satisfacción de los colaboradores.
El departamento de finanzas, por su parte, puede evaluar si se logra reducción de costos a través de tarifas competitivas de proveedores para estancias prolongadas o al realizar vuelos en días menos populares -y menos costosos- por causa de la extensión de los viajes.
Es importante que todos los detalles queden claros antes de que el viaje de negocios se realice. Esto incluye aspectos como:
– Requerimientos y procedimientos para la aprobación de un viaje bleisure.
– Definición del momento en que termina el período laboral y cuándo empiezan las vacaciones.
– Periodo límite y formas para solicitar extensiones para viajes personales.
– Si la empresa cubrirá gastos asociados a la asistencia a eventos con clientes fuera del horario de trabajo.
– Si el viajero debe asumir los costos de llegadas anticipadas o salidas postergadas.
– Si hay actividades en el tiempo libre que están prohibidas, como deportes extremos que los pongan en peligro.
– Directrices para realizar seguimiento e informes de gastos.
Para que todos los colaboradores puedan cumplir con las condiciones de las políticas de viajes corporativos, es esencial que estas sean comunicadas con claridad. Para ello, se pueden hacer reuniones o capacitaciones para explicar en qué consiste el bleisure travel, cuáles son los requisitos y formas para solicitarlo, y cuáles son las normas.
En este punto, es relevante asegurar que todos entiendan a cabalidad la política con el fin de evitar confusiones. Al mismo tiempo, esta instancia es una oportunidad para preguntarles a los colaboradores si hay alguna condición que se deba redactar de mejor manera o si tienen sugerencias que podrían beneficiar a alguna de las partes.
Cuando se trata de gestión de viajes para empresas, colaborar con agencias de viajes y proveedores de servicios puede ser de gran ayuda para:
– Centralizar los requerimientos del viaje corporativo, lo que simplifica la planificación y la ejecución del viaje.
– Cotizar y emitir los servicios que el viajero utilizará durante sus días de vacaciones, facilitando el registro y la división entre los gastos asumidos por la empresa durante su jornada laboral, y aquellos gastos que debe cubrir el colaborador como parte de sus gastos personales.
Después de haber implementado la política de viajes corporativos bleisure, es aconsejable ir midiendo su efectividad y escuchar las opiniones que puedan tener los colaboradores. Pues, con estos datos, es posible agilizar los procesos, además de hacer los ajustes necesarios para aumentar la satisfacción y motivación de los profesionales.
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