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Gestionar eficazmente los gastos en un viaje de negocios es fundamental para las empresas que buscan cumplir con sus políticas internas y optimizar sus presupuestos.
En este artículo, conocerás las tendencias más relevantes en la gestión de gastos en viajes corporativos, destacando las prácticas más eficientes y herramientas tecnológicas que están transformando esta área.
La gestión de gastos en un viaje corporativo implica organizar y controlar los costos asociados a los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Esto incluye establecer políticas y procedimientos para la autorización de gastos, supervisar el cumplimiento de las normativas internas y externas, negociar tarifas preferenciales con proveedores y garantizar que los empleados cuenten con los recursos necesarios para sus viajes.
El objetivo principal es optimizar los recursos y garantizar que los viajes se realicen de manera eficiente, segura y dentro del presupuesto establecido por la empresa.
Ser flexibles y adaptar nuevas políticas en la gestión de gastos de los viajes de empresa es fundamental para aprovechar nuevas formas de operar que beneficien tanto a los colaboradores como a la organización.
Es por esto que es posible ver cómo empresas están tomando en cuenta las preferencias de los viajeros con el fin de ofrecer experiencias más placenteras y satisfactorias. Asimismo, aprovechando los avances tecnológicos, las organizaciones están accediendo a herramientas de gestión y control de gastos, las que les permite encontrar formas de ahorrar recursos.
A continuación, se analizarán las tendencias más relevantes en la gestión de gastos en viajes corporativos, que están transformando la manera en que las empresas planifican, controlan y optimizan sus costos de viaje.
Una tendencia actual en la gestión de gastos en viajes corporativos es la mejora de la experiencia de los colaboradores. Una manera de hacerlo es simplificando los procesos de solicitud y reembolso de gastos. Además, se pueden ofrecer herramientas móviles fáciles de usar para registrar gastos en tiempo real. Este enfoque en la experiencia del colaborador no solo aumenta su satisfacción y productividad, sino que también contribuye a una gestión más eficiente y transparente de los gastos corporativos.
Otra tendencia importante es asegurar que los gastos se asignen correctamente. Las empresas están implementando procesos más rigurosos para garantizar que los gastos se registren y clasifiquen sin errores y asegurando la transparencia en el uso de los recursos corporativos. Esta práctica, además de mejorar la precisión en la contabilidad de gastos, ayuda a identificar áreas de mejora en la gestión de costos.
Con un software para la gestión de viajes para empresa, los equipos financieros pueden supervisar que los gastos se están realizando en lineamiento con las políticas de viaje de la organización. Esta información, gracias a la nube de los sistemas de software, puede ser visualizada en tiempo real tanto por colaboradores como por las autoridades de la empresa, lo que permite un registro de los gastos con precisión y el cuidado del presupuesto de la empresa.
La implementación de un software de gestión de gastos también permite recopilar datos e información valiosa sobre los viajes corporativos. Estos informes son útiles para analizar los gastos pasados, identificar áreas de mejora y reducir posibles excesos. Además, se pueden utilizar para hacer retroalimentación y optimizar procesos futuros, así como para alinear la política de viajes de la empresa.
Las empresas buscan cambiar sus normas para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes de los empleados y del mercado. Un ejemplo de esto son las políticas de viajes bleisure, que integran viajes de negocios y ocio, permitiendo a los colaboradores aprovechar sus tiempos libres o tomar unos días extra para vacacionar antes o después de sus compromisos laborales.
Estas políticas de bleisure son más flexibles porque permiten una mayor personalización de los itinerarios de viaje. Por ejemplo, las empresas pueden ofrecer una gama más amplia de proveedores y horarios de viaje, lo que facilita la extensión de la estancia para actividades de ocio.
Esta flexibilidad, además de mejorar la experiencia de los viajeros, también puede resultar en ahorros significativos para las empresas al aprovechar tarifas negociadas y optimizar la gestión del tiempo y recursos.
Contar con una buena asesoría en la organización de viajes de negocios puede hacer una diferencia en el uso del presupuesto de una empresa, especialmente si se trata de una agencia de viajes especializada en viajes corporativos.
Turavion cuenta con más de 85 años de experiencia en viajes de empresas y es partner exclusivo en Chile de la Red Global FCM Travel.
Además de la posibilidad de negociar con proveedores de calidad, cuenta con soluciones tecnológicas de análisis de datos para maximizar el presupuesto, considerando las necesidades de los viajeros y aplicando las políticas de viaje de las empresas.