Si te preguntas qué es un travel manager, debes saber que se trata de un profesional indispensable para la correcta implementación de la estrategia de viajes de una empresa.
Si este es un cargo que no existe en tu organización, no te preocupes, te invitamos a seguir leyendo y conocer su importancia y aprender cómo una agencia de viajes puede complementar y cumplir varias funciones de travel management.
Un travel manager se encarga de planificar y gestionar los diferentes aspectos de un programa de viajes de negocios en una empresa, optimizando costos, facilitando los procesos de reserva y velando por el bienestar de los colaboradores y los intereses de la empresa. Sus principales tareas incluyen:
– Establecer el presupuesto, hacer seguimiento de gastos y buscar opciones estratégicas y económicas sin sacrificar la calidad.
– Negociar con proveedores como aerolíneas, hoteles y compañías de arriendo de vehículos, garantizando así precios competitivos para la empresa.
– Asegurar la calidad del viaje en cada etapa del viaje, desde el traslado del aeropuerto hasta el regreso.
– Analizar datos regularmente sobre tendencias, oportunidades de mejora y áreas de ahorro.
– Crear planes en casos de situaciones de emergencia, como cancelaciones de vuelo o problemas de salud del viajero.
Uno de los objetivos más importantes de la gestión de viajes es asegurar que los viajeros cuenten con las condiciones necesarias para cumplir con sus objetivos comerciales. Para ello, un travel manager se encarga de garantizar el bienestar de los viajeros de negocios de diferentes maneras:
Gracias a su red de contactos y al uso de software especializado en gestión de viajes empresariales, el travel manager puede acceder a proveedores de servicios y precios que se ajusten a las necesidades de los viajeros y presupuesto de la empresa. Este profesional, experto en negociación y gestión, colabora estrechamente con la agencia de viajes para evaluar diferentes opciones y seleccionar el servicio de mayor calidad al mejor precio, asegurando así una experiencia de viaje óptima para los colaboradores.
Un travel manager actúa como un facilitador clave al proporcionar la plataforma necesaria para que los colaboradores realicen sus reservas siguiendo las políticas establecidas dentro del programa de viajes de la empresa. Estas políticas cubren aspectos como el presupuesto, la seguridad, la gestión eficiente del tiempo y otros criterios importantes orientados al cumplimiento de los objetivos comerciales. El travel manager se asegura de que cada reserva y planificación de viaje cumpla con estas políticas, lo que contribuye a la transparencia, eficiencia y seguridad en los viajes corporativos.
Al garantizar que los colaboradores realicen las reservas siguiendo las políticas de viajes de las empresas, el travel manager no solo optimiza la gestión de viajes, sino que también juega un papel crucial en la seguridad de los viajeros mediante:
– Ejecución de políticas de viaje claras: garantiza que las opciones de transporte y alojamiento sean seguras y de proveedores confiables.
– Adopción de herramientas y plataformas seguras: proporciona plataformas de reservas seguras y centralizadas para seguimiento y localización de los viajeros en tiempo real.
– Provisión de información y recursos de seguridad: se asegura de que los viajeros tengan información actualizada sobre seguridad y riesgos.
Una agencia de viajes especializada en viajes corporativos puede complementar las funciones de un travel manager y asesorar a las empresas al ofrecer una amplia gama de servicios y conocimientos especializados en la industria de los viajes corporativos. Por ejemplo, las agencias cuentan con una amplia red de contactos y proveedores de servicios de viaje, lo que les permite ofrecer opciones de alta calidad a precios competitivos.
Además, su experiencia en la planificación y gestión de viajes les permite organizar itinerarios detallados y adaptados a las necesidades específicas de cada empresa, asegurando viajes eficientes y sin contratiempos.
Por otro lado, las agencias de viajes pueden ofrecer servicios como una plataforma OBT (Online Booking Tool) para reservas online, organización de eventos MICE, análisis de datos y la implementación de la política de viajes, complementando o entregando valor agregado al trabajo del travel manager. Su conocimiento profundo en la operación de viajes y su capacidad para anticipar y gestionar posibles problemas son invaluables para garantizar la seguridad y la comodidad de los viajeros corporativos.
El travel management es fundamental para cualquier empresa. Garantizar una experiencia confiable para los trabajadores no solo aumenta su satisfacción, sino que también refuerza su confianza en la gestión de la empresa. Viajar a otra ciudad o país por motivos laborales puede generar estrés y ansiedad en los colaboradores cuando se enfrentan a la incertidumbre. Sin embargo, al contar con el apoyo de un partner que vela por la calidad y la satisfacción en cada viaje, la experiencia y el rendimiento de los trabajadores puede ser positiva.
En Turavion, entendemos la importancia de una gestión de viajes eficaz. Más de 85 años de experiencia nos avalan. Contamos con un equipo profesional, capacitado para proporcionar la asesoría necesaria para garantizar el bienestar de los viajeros y brindar soporte en el cumplimiento del programa de viajes de cada organización. Te invitamos a conocer nuestros servicios para organizar viaje de negocios de la mano de expertos.