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La importancia de la seguridad en un viaje de negocios

La importancia de la seguridad en un viaje de negocio

Los viajes de negocios, así como la producción de eventos corporativos, representan una oportunidad invaluable para las empresas: permiten fortalecer relaciones con clientes y socios, explorar nuevas oportunidades en el mercado y participar en instancias clave para el sector.

 

Sin embargo, para aprovechar al máximo un viaje de negocios y garantizar su éxito, es crucial priorizar la seguridad en cada etapa del proceso. Desde la planificación hasta la ejecución, implementar medidas de seguridad adecuadas no solo protege a los empleados y los activos de la empresa, sino que también contribuye a la efectividad y el desarrollo positivo de cada viaje.

 

La seguridad en los viajes de negocios

 

Los viajes de negocios, además de ser un motor para el crecimiento empresarial, resultan esenciales para mantener una posición relevante en un mercado altamente competitivo.

 

Pero, a pesar de sus múltiples beneficios, los viajes de negocios conllevan riesgos que deben ser gestionados cuidadosamente para garantizar la seguridad en todas sus dimensiones. Esto implica tanto el , como la seguridad de los datos y activos de la empresa.

 

Desde problemas de salud personal y de robo de información hasta situaciones de emergencia como desastres naturales o crisis políticas, cada riesgo debe ser considerado minuciosamente al organizar viajes corporativos.

 

7 factores de seguridad que hay que considerar en la organización de viajes de negocios

 

Al organizar viajes de negocios, es importante que tanto la empresa como sus colaboradores asuman un compromiso compartido con la seguridad, considerando los siguientes factores clave:

 

1. Preparación y planificación

 

Antes de emprender el viaje, es fundamental llevar a cabo una investigación exhaustiva sobre el destino. Esto incluye familiarizarse con la cultura local, conocer la distribución de las calles y ubicar lugares seguros, así como identificar áreas de riesgo a evitar y medios de transporte confiables.

 

Al mismo tiempo, planificar el itinerario de manera detallada ayudará a los colaboradores a ser organizados y a tener claridad de sus funciones y actividades, pudiendo tomar medidas acordes.

 

2. Contratar una agencia de viajes para empresas que sea confiable

 

Para gestionar eficientemente los viajes corporativos, es recomendable contar con una agencia de viajes para empresas especializada y confiable. Esta agencia se encargará de coordinar todos los aspectos logísticos del viaje, como alojamiento y transporte, además de garantizar altos estándares de calidad y seguridad. Asimismo, proporcionará información relevante sobre la seguridad en destinos específicos.

 

3. Elaborar un protocolo de emergencias e imprevistos

Las situaciones inesperadas pueden surgir en cualquier momento. Ante un evento como una emergencia médica de un colaborador, es crucial contar con un plan de acción. Esto implica contratar previamente un , conocer el lugar adecuado para recibir atención médica y tener a mano información valiosa sobre enfermedades crónicas y alergias de los afectados.

 

En caso de un desastre natural o un incidente grave de seguridad, se debe seguir el protocolo de evacuación establecido por la empresa. Esto incluye identificar las salidas de emergencia, reunirse en un punto de encuentro designado y seguir las instrucciones del equipo de seguridad o los servicios de emergencia locales. Todos los colaboradores deben estar familiarizados con los diferentes protocolos y saber cómo actuar en caso de una emergencia.

 

4. Mantener la seguridad del equipaje

 

Las maletas de los viajeros no solo llevan sus pertenencias personales, sino también elementos de trabajo esenciales. Pueden incluir muestras de productos, prototipos en dispositivos tecnológicos, presentaciones y material visual de apoyo, entre otros.

 

Por eso, es crucial contar con sistemas de rastreo y seguimiento de equipaje, para tener certeza de su ubicación y poder recuperarlos en caso de eventualidades en aeropuertos, terminales o durante el traslado terrestre.

 

5. Conectarse a Internet de manera segura

 

Durante los viajes de negocios, es importante mantener seguros los datos al conectarse a Internet. Los dispositivos como computadores y celulares suelen tener información sensible y confidencial de la empresa.

 

Para proteger estos datos, es recomendable usar que cifren la conexión. Asimismo, hay que evitar conectarse a redes wifi públicas y utilizar conexiones seguras y confiables, como las proporcionadas por el alojamiento o mediante la contratación de servicios especializados. De esta manera, se reduce el riesgo de exponer información sensible durante los viajes.

 

6. Cumplimiento de las políticas de la empresa y las normas locales

 

Cumplir con las y las regulaciones locales no solo ayuda a evitar problemas legales, sino que también promueve una cultura de cuidado y responsabilidad dentro del grupo de viajeros.

 

Las políticas claras y bien definidas aseguran que todos los colaboradores sigan las mismas directrices de seguridad, lo que facilita la gestión y supervisión de los viajes. Por otro lado, contribuye a prevenir riesgos y mantener la integridad de los trabajadores y los recursos de la empresa durante los desplazamientos.

 

7. Comunicación expedita y constante

 

Debe existir una comunicación continua y clara entre los colaboradores y asegurarse de que los teléfonos estén siempre cargados, con saldo y datos móviles disponibles. Además, se deben utilizar aplicaciones seguras para comunicarse.

 

Esto garantiza que los viajeros puedan reportar cualquier problema o situación de riesgo de manera inmediata y recibir instrucciones precisas sobre cómo actuar. También permite el acceso rápido y actualizado a alertas climáticas, retrasos de vuelo y otras notificaciones, facilitando la toma de decisiones con calma y anticipación.

 

Turavion, expertos en la organización de viajes de negocios

 

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Tenemos más de 85 años de experiencia en la organización de viajes, lo que nos ha permitido desarrollar soluciones personalizadas y adaptables a las necesidades específicas de cada empresa, minimizando riesgos y optimizando recursos.

 

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