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Independientemente del objetivo del viaje de negocios, su gestión requiere una preparación minuciosa para que todo salga bien. Los encargados de esta tarea lo saben y se esfuerzan por mantener al día aspectos como las políticas de viaje, los detalles de las reservas y el seguimiento de los protocolos de seguridad. Sin embargo, hay ocasiones en las que los viajeros cometen un pequeño desliz que puede comprometer sus resultados: olvidar empacar elementos esenciales.
¿Cuáles son esos objetos que no pueden faltar en un viaje corporativo? Aquí se hablará de los que tienen un gran impacto y que, aunque parezca increíble, muchas veces se quedan en casa.
Estos son algunos elementos que no pueden faltar en la organización de viajes de negocios:
Cada viaje o evento corporativo es una oportunidad para hacer networking. Incluso si las reuniones son con viejos conocidos, nunca se sabe si habrá alguien nuevo que pueda unirse a la red de contactos y apoyar el desarrollo de los negocios.
Por eso, siempre es fundamental llevar tarjetas de presentación, ya sea en formato vCard (digital) o impresa. Son una manera rápida y eficaz de compartir los datos de contacto, además de proyectar una imagen profesional.
Además de empacar el notebook o tablet y los cargadores, es recomendable portar baterías externas, también llamadas powerbank. Son una gran solución cuando no hay tomas de corriente disponibles o se desea cargar los equipos durante un trayecto.
Al respecto, es conveniente saber que aquellas con “Power Delivery” (PD) se cargan y cargan más rápido. Además, para ser aceptadas como equipaje de mano, su capacidad no debe exceder los 27000 mAh.
Es crucial llevar todos los documentos necesarios para el viaje, incluyendo el pasaporte, visa, certificados de vacunación, licencia de conducción y cédula de identidad.
Mientras que algunos serán necesarios para ingresar al país de paso o destino, otros pueden ser solicitados para realizar actividades como hacer check-in en el hotel, rentar un auto o hacer válido un seguro médico.
Un viaje de negocios puede ser bastante agotador, especialmente cuando el vuelo es largo. Para descansar durante el vuelo y llegar al destino con energía renovada, es una buena idea llevar una almohada de viaje, mascarilla para dormir y tapones para los oídos.
En caso de tener problemas para dormir, se podría consultar con el médico sobre la posibilidad de consumir inductores del sueño, como la melatonina.
Una vez que todo lo anterior ha sido empacado, pareciera que está todo listo. Sin embargo, ¿qué sucede si los enchufes son diferentes en el país de destino? Es aquí donde los adaptadores se vuelven indispensables para poder seguir conectados y trabajar en cualquier lugar.
Además de verificar el tipo de conexión, es aconsejable conocer el voltaje del lugar de destino, para determinar si también es necesario llevar un convertidor de corriente.
Según un estudio de la Global Business Travel Association, el 39% de los gestores de viajes considera que la sostenibilidad es una de las principales prioridades para 2024. Las empresas establecen objetivos de reducción de carbono, donde los viajes de negocios pueden desempeñar un papel crucial.
Utilizar un brochure o folleto digital sobre el negocio puede contribuir a hacer cada viaje más sostenible, al evitar la impresión de documentos. Además, esta herramienta facilita la distribución de datos y elimina la molestia de tener que cargar documentos físicos de un lado a otro.
Con todos los elementos necesarios en el destino y la disposición para trabajar, todo debería transcurrir sin problemas… A menos que los colaboradores olviden aplicar estos consejos que pueden impactar su salud y concentración:
– Utilizar alcohol gel para desinfectar las manos y evitar enfermedades (nadie quiere hacer efectivo ese seguro de viaje).
– Comer adecuadamente, para evitar descompensaciones y mantener la energía al máximo.
– Mantener el cuerpo hidratado es fundamental para el bienestar, especialmente durante vuelos largos o días muy ajetreados.
– Planificar con anticipación. Las improvisaciones durante un viaje o eventos corporativos pueden resultar muy costosas. En este sentido, contar con la ayuda de una agencia de viajes de negocios ofrece variados beneficios.
– Gestionar adecuadamente el tiempo, para evitar estrés y poder cumplir con todos los compromisos.
– Descansar lo suficiente y aprovechar todas las prácticas de bienestar de viajes de negocios.
Como se puede observar, los viajes corporativos no se limitan a tomar un vuelo y llegar puntual a las reuniones. Es crucial prepararse meticulosamente en cada detalle. Por eso, siempre se recomienda hacer una lista de verificación y marcar cada punto conforme se cumple.
Turavion es una agencia de viajes de negocios con más de 85 años de experiencia y tecnología de punta para gestionar todos los detalles, permitiendo que los viajeros se concentren únicamente en sus objetivos comerciales.
Desde la reserva de vuelos y hoteles hasta la asistencia en destino y el seguimiento de las políticas de viaje, Turavion se compromete a ser un socio confiable para garantizar que todo salga perfectamente y al menor costo posible. Descubre cómo sus asesorías y servicios proporcionan la tranquilidad de una gestión integral del viaje y en eventos corporativos.