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Contratar los servicios de agencias de viajes especializadas en empresas ofrece diferentes beneficios, como, por ejemplo, garantizar una experiencia significativa a los viajeros, y optimizar el presupuesto. Estas agencias no solo gestionan, coordinan y planifican los destinos para asegurar que todo transcurra sin contratiempos, sino que también tienen la capacidad de implementar estrategias eficaces para gestionar y controlar mejor los gastos del viaje.
Algo fundamental si se considera que los gastos a nivel mundial de los viajes de negocios aumentaron un 47% en el 2022.
Vuelos, hospedaje, transporte, control de gastos y reportes son solo una pequeña parte de lo que conlleva la gestión de viajes para empresas. Sin embargo, con la ayuda de una buena agencia de viajes, todo se simplifica, ya que esta se encarga de todos los detalles del desplazamiento, de principio a fin.
Pero, para garantizar una planificación eficiente y una experiencia de primera, es importante verificar que los servicios de una agencia de viajes incluyan lo siguiente:
Si una agencia de viajes para empresas quiere destacarse y ofrecer las mejores opciones del mercado, necesita tener acceso a una amplia red de proveedores. Esto es esencial para garantizar tarifas competitivas y servicios de alta calidad que se ajusten a las necesidades específicas de cada empresa.
Los proveedores deben incluir aerolíneas, alojamientos, productoras de eventos y servicios de transporte, abarcando todos los aspectos necesarios en un viaje de negocios.
Las empresas de viajes con una trayectoria relevante son también capaces de ofrecer negociaciones con hoteles tanto a nivel nacional como internacional. Esto se logra, principalmente, perteneciendo a redes globales de agencias.
Las negociaciones pueden incluir descuentos en tarifas base, tarifas corporativas especiales o beneficios adicionales como upgrades y servicios complementarios.
Si se habla de los servicios de una agencia de viajes que se preocupa por promover la sostenibilidad, no puede faltar la generación de un detallado informe de emisiones de CO₂, lo que es clave para las organizaciones que buscan reducir la huella ambiental de sus viajes corporativos.
Para ello, las empresas de viajes utilizan herramientas y sistemas que registran las emisiones de carbono generadas por los desplazamientos de los colaboradores.
Además del informe de emisiones de CO₂, una agencia comprometida con el cuidado de nuestro planeta podrá recomendar medios de transporte más eficientes, así como la elección de alojamientos que cumplan con estándares ambientales reconocidos.
El uso de tecnología es fundamental para la gestión eficiente de viajes corporativos. Por eso, las agencias de viajes cuentan actualmente con gestión de reservas a través de plataformas digitales.
Esta práctica, además de ahorrar tiempo, tiene la ventaja de ofrecer seguimiento de la reserva en tiempo real, lo que le permite a las agencias estar al tanto de cambios y poder actuar rápidamente en beneficio del cliente.
Asimismo, esta tecnología permite la integración de políticas corporativas, asegurando que cada reserva cumpla con los requisitos específicos de la empresa en términos de costos, preferencias de viaje y cumplimiento normativo.
Elegir una agencia de viajes con experiencia garantiza tener una asesoría especializada, con conocimientos valiosos que ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas.
Esto incluye, por ejemplo, aspectos relacionados con la adaptación y el seguimiento de políticas de viajes, la implementación de medidas de seguridad efectivas y la consideración de diferentes factores que influyen en el bienestar de los viajeros.
Con todo esto, se optimiza la eficiencia en las diferentes etapas de la gestión de viajes, se asegura cumplimiento normativo y se garantiza una experiencia de viaje más satisfactoria para los colaboradores, lo que puede influir directamente en su desempeño y productividad.
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