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Debido a su constante esfuerzo, la transformación digital y que Chile es uno de los países mejores conectados a internet de la región, según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), las pymes han obtenido el impulso que necesitaban para dar a conocer sus productos y servicios en el mercado. A continuación, se entregarán las razones por las cuales el siguiente paso en su desarrollo depende en gran medida de una eficaz gestión de viajes y la mejor forma de lograrlo.
Los profesionales que viajan por trabajo son los primeros en afirmar que, en su mayoría, la toma de decisiones se realiza de manera presencial, en lo que coincidió el 60% de ellos, acorde a cifras de Globetrender. Por lo que las pymes tienen el desafío de consolidar el lugar en el mercado que han logrado conquistar, y asegurar su continuidad operacional al hacer visitas técnicas y tener reuniones estratégicas.
Para gestionar sus propios viajes corporativos, las pymes deben designar a un colaborador interno que se encargue de que las personas de la empresa cuenten con lo necesario y puedan concentrarse en su trabajo. Esto involucra organizar la compra de los pasajes de avión, reservar el alojamiento, alimentación y definir cómo se van a movilizar en su destino, entre otros.
Hacerse cargo de este tipo de actividad presenta el desafío de coordinar varios aspectos y prevenir imprevistos que podrían poner en peligro el éxito del viaje, tarea que se facilita con la ayuda de expertos. De esta manera, la empresa invierte sabiendo que va a obtener un retorno, dado que va a contar con lo necesario para conseguir los resultados que necesita.
Al invertir parte de su presupuesto general en viajes corporativos, las pequeñas y medianas empresas deben asegurarse de que esos recursos sean usados con eficiencia, para que el viaje reporte los beneficios esperados, según el objetivo que tiene.
Por ejemplo, la logística para asistir a una capacitación grupal es distinta que la requerida para una visita técnica puntual o un acuerdo comercial. En este sentido, trabajar con profesionales tiene las siguientes ventajas:
Luego de tomar la decisión de hacer un viaje de trabajo, la pyme contacta a la agencia de viajes y luego puede dedicarse a producir con tranquilidad, ya que tiene la certeza de que las gestiones están en marcha y quedan en manos de expertos. De esta manera libera el tiempo de sus colaboradores, para que se dediquen a su especialidad.
Las pymes pueden reducir el dinero destinado a hospedajes, pasajes de avión y todo lo que el viaje involucra, gracias al acceso a múltiples proveedores que tienen las agencias de viajes. Estas cuentan con profesionales capaces de optimizar el uso de recursos y de hacer los contactos necesarios en el lugar de destino.
La agencia de viajes realiza un seguimiento detallado de los gastos. Para ello monitorea administrativamente los viajes corporativos y elabora reportes. Con esos datos, las pymes pueden establecer políticas claras sobre los gastos reembolsables, además de tener un historial de costos, ahorros y rendimiento que les permita un mejor control.
La empresa cuida de sus colaboradores con seguros de viaje. Sin embargo, la persona puede no saber a dónde acudir y cómo ocuparlos de ser necesario. Con una llamada telefónica, la agencia de viajes se encarga de orientarlo para que le dé el mejor provecho a esta medida de seguridad. Además, puede proporcionarle telemedicina si se trata de salud y brindarle respaldo ante la pérdida de equipaje.
Una de las ventajas principales de contar con una agencia especializada en la gestión de viajes para empresas, es que más allá de abaratar costos, permite a las pymes tener el control y alcanzar la optimización del dinero de su presupuesto general que invierten al viajar
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La eficacia operativa de los profesionales moviliza estrategias de ahorro acorde a lo que la empresa determina, que se respeta en todo momento. Entonces, la labor que se realiza tiene como base lo estipulado por la pyme, tomando en consideración:
– Los días que durará el viaje.
– El destino.
– Sus objetivos principales.
– La cantidad de viajeros.
– Los recursos disponibles.
Al tener estos puntos claros, las agencias de viajes corporativos pueden comunicarse con los proveedores para optimizar el presupuesto, facilitar que se cumpla el itinerario y reducir al máximo los costos del viaje sin perder la calidad del servicio. De esta manera, las pequeñas y medianas empresas alcanzan ahorros significativos a largo plazo y pueden invertir ese capital en sus otras áreas o ir a terreno más seguido.
Si quieres conseguir estos beneficios, puedes hacerlo al trabajar con Turavion, agencia con más de 85 años de experiencia, que se ha dedicado a permanecer a la vanguardia de la tecnología y es partner de FMC Travel Solutions, red global de viajes corporativos, que extiende su presencia en más de 100 países. Explora el máximo del potencial que tiene tu pyme, con la seguridad que te brinda este aliado estratégico.